Thời điểm xuất hóa đơn VAT đối với hàng hóa xuất khẩu

Nhiều doanh nghiệp xuất khẩu vẫn băn khoăn: Hàng đã giao cho hãng tàu nhưng chưa được thông quan thì đã phải xuất hóa đơn chưa? Hay phải đợi khách nước ngoài thanh toán mới xuất? Từ ngày 01/7/2026, quy định mới về hóa đơn điện tử[1] đã trả lời rõ câu hỏi này. Luật Nghiệp Thành thông qua bài viết dưới đây giúp bạn nắm nhanh mốc thời gian cần nhớ.

1. Khi nào xuất hóa đơn điện tử đối với hàng hóa xuất khẩu (Doanh nghiệp xuất khẩu trực tiếp)?

Với hàng bán ra nước ngoài, doanh nghiệp được tự xác định thời điểm xuất hóa đơn, nhưng trễ nhất là ngày làm việc liền sau ngày thông quan[2].

Như vậy, mốc tính không phải là ngày tàu chạy, ngày khách nhận hàng hay ngày tiền về tài khoản, mà là ngày hàng hoàn tất thủ tục hải quan. Doanh nghiệp cần căn cứ thông tin về thời điểm thông quan trên hồ sơ, hệ thống hải quan để xác định thời hạn xuất hóa đơn.

Ví dụ: Công ty A làm thủ tục xuất một lô hàng dệt may: Ngày 14/10/2026, Công ty A xuất kho hàng từ Đà Nẵng để vận chuyển vào cảng TP.HCM để xuất ra nước ngoài. Ngày 16/10/2026 (thứ Sáu), hàng được thông quan. Công ty A có thể xuất hóa đơn ngay khi xuất kho (ngày 14/10/2026), vào ngày thông quan (ngày 16/10/2026) hoặc bất kỳ thời điểm nào trước đó, nhưng chậm nhất ngày 19/10/2026 (thứ Hai) phải xuất hóa đơn, vì đây là ngày làm việc liền sau ngày thông quan.

2. Được dùng loại hóa đơn nào?

Đối với hàng hóa xuất khẩu (kể cả đơn vị nhận gia công hàng cho đối tác nước ngoài), tùy theo phương pháp tính thuế và điều kiện đáp ứng về truyền dữ liệu, người xuất khẩu sử dụng hóa đơn GTGT điện tử, hóa đơn bán hàng điện tử hoặc hóa đơn thương mại điện tử theo quy định[3]:

Hóa đơn giá trị gia tăng điện tử: dành cho doanh nghiệp tính, kê khai thuế theo cách khấu trừ thuế[4];
Hóa đơn bán hàng điện tử: dành cho doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh tính thuế trực tiếp trên doanh thu[5];
Hóa đơn thương mại điện tử: áp dụng đối với người xuất khẩu có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài và đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế[6].

Xem thêm bài viết Những hàng hóa phải chịu thuế tiêu thụ đặc biệt và những điều doanh nghiệp cần lưu ý

3. Nếu nhờ công ty khác làm thủ tục xuất khẩu thì sao?

Nhiều doanh nghiệp không tự làm thủ tục mà phải nhờ một công ty khác làm thủ tục xuất khẩu thay (gọi là ủy thác xuất khẩu). Khi đó cách làm chia làm hai bước[7]:

Khi giao hàng cho công ty làm hộ: chỉ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, chưa xuất hóa đơn, vì hàng vẫn thuộc về chủ hàng;
Khi hàng đã rời khỏi Việt Nam và có xác nhận của hải quan: chủ hàng mới xuất hóa đơn điện tử. Công ty làm hộ chỉ xuất hóa đơn cho khoản phí dịch vụ mà họ thu.

Vì chủ hàng phải chờ giấy tờ hải quan từ công ty làm hộ, hai bên nên ghi rõ trong hợp đồng thời hạn gửi tờ khai và xác nhận hàng đã xuất để tránh xuất hóa đơn trễ.

Lưu ý: khi chở hàng từ kho ra cảng hoặc cửa khẩu, dù chưa đến lúc xuất hóa đơn bán hàng, doanh nghiệp vẫn phải có giấy tờ đi theo hàng, chẳng hạn phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hóa đơn điện tử. Nếu không, hàng có thể bị coi là không rõ nguồn gốc khi bị kiểm tra trên đường.

4. Một vài lời khuyên để tránh rủi ro

Theo dõi sát ngày thông quan của từng lô hàng, không đợi tiền về mới xuất hóa đơn;
Giao cho một người phụ trách đối chiếu tờ khai hải quan với ngày trên hóa đơn;
Lưu đầy đủ tờ khai, hợp đồng và chứng từ thanh toán để chứng minh doanh nghiệp có đủ điều kiện được hưởng thuế suất thuế giá trị gia tăng 0% cho hàng xuất khẩu[8];
Xuất hóa đơn trễ có thể bị xử phạt hành chính, nên cần xử lý ngay khi phát hiện sai sót[9].

Xem thêm:

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Nghiệp Thành (NT Law) về “Thời điểm xuất hóa đơn VAT đối với hàng hóa xuất khẩu”.

Xem thêm bài viết Tại sao Nhà nước đưa ra các tiêu chí đánh giá mức độ tuân thủ thuế?

Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích, hãy cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã theo dõi và mong nhận được những phản hồi, góp ý để bài viết ngày càng hoàn thiện.

Biên soạn: Tạ Thị Thủy Tiên
Người hướng dẫn: Lê Tiến Thành
Luật sư kiểm duyệt: Luật sư Thuận

[1] Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

[2] Điều 9.1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

[3] Điều 6.3.c Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

[4] Điều 8.1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

[5] Điều 8.2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

[6] Điều 8.3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

[7] Điều 6.3.b Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

[8] Điều 9.1, Điều 14.2.c Luật Thuế GTGT 2024.

[9] Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1.14 Nghị định 310/2025/NĐ-CP.