Ủy nhiệm cho Sàn TMĐT lập hóa đơn khi bán hàng trên Sàn

Ngày nay, mua hàng trên các sàn thương mại điện tử như TikTok Shop hay Shopee đã trở thành hoạt động quen thuộc. Chỉ với vài thao tác trên điện thoại, người mua có thể đặt hàng, thanh toán và theo dõi quá trình giao nhận. Đằng sau mỗi đơn hàng là hệ thống dữ liệu được Sàn ghi nhận, từ thông tin người bán, hàng hóa, giá trị giao dịch đến thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất.

Nguồn dữ liệu này không chỉ giúp Sàn quản lý đơn hàng mà còn hỗ trợ người bán theo dõi hoạt động kinh doanh, đối chiếu doanh thu và thực hiện các nghĩa vụ liên quan đến hóa đơn, thuế. Tuy nhiên, khi số lượng đơn hàng tăng lên, việc lập hóa đơn cho từng giao dịch lại trở thành một bài toán không đơn giản đối với người bán.

Hãy hình dung chị M, chủ một hộ kinh doanh quần áo tại TP. Hồ Chí Minh, mỗi ngày có khoảng 300 đơn hàng giao thành công trên Sàn. Với số lượng này, nếu tự mình lập từng hóa đơn, chị M sẽ mất rất nhiều thời gian. Nếu thuê nhân viên kế toán thì chi phí vận hành lại tăng thêm. Trong khi đó, phần lớn thông tin cần thiết để lập hóa đơn đã có sẵn trên hệ thống của Sàn.

Sàn đã có dữ liệu giao dịch, còn người bán lại phải thực hiện việc lập hóa đơn. Vậy liệu người bán có thể ủy nhiệm cho Sàn thực hiện lập hóa đơn thay mình?

Pháp luật hiện hành cho phép người bán ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử. Nếu đáp ứng đủ điều kiện và thực hiện đúng thủ tục, chị M có thể ủy nhiệm cho Sàn lập hóa đơn dựa trên dữ liệu giao dịch theo nội dung đã thỏa thuận[1]. Khi đơn hàng hoàn tất, dữ liệu về giao dịch có thể được sử dụng để lập hóa đơn theo nội dung ủy nhiệm. Nhờ đó, người bán có thể giảm đáng kể thời gian nhập liệu, đối chiếu và xử lý hàng trăm hóa đơn mỗi ngày.

Tuy nhiên, cần hiểu đúng rằng việc ủy nhiệm chỉ chuyển giao thao tác lập hóa đơn, không đồng nghĩa với việc chuyển giao nghĩa vụ thuế của người bán sang cho Sàn. Nói cách khác, Sàn chỉ làm thay chị M phần việc lập hóa đơn. Chị M vẫn chịu trách nhiệm về hóa đơn được lập và vẫn là người có nghĩa vụ thuế đối với doanh thu của mình, kể cả khi sàn đã khấu trừ, nộp thuế thay theo quy định.

Xem thêm bài viết Khách du lịch nước ngoài hoàn thuế GTGT khi mua tại hàng Việt Nam

Ngược lại, sàn thương mại điện tử cũng có trách nhiệm phải lập hóa đơn đúng trong phạm vi được giao, đúng thực tế mua bán, ghi đầy đủ thông tin của người bán, đồng thời phải bảo mật dữ liệu khách hàng và không sử dụng thông tin hóa đơn đó vào mục đích nào khác[2]. Trên tờ hóa đơn điện tử gửi về email, tài khoản hay giao cho khách, phải thể hiện rõ ràng tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán (Chị M) và bên lập thay. Quy định này giúp khách hàng không bị bối rối khi mua ở đơn vị này nhưng nhận được hóa đơn mang tên một đơn vị khác.

Vậy người bán và sàn thương mại điện tử cần thực hiện các thủ tục gì để việc ủy nhiệm hợp pháp?

Một trong những điều kiện quan trọng nhất để thủ tục ủy nhiệm cho sàn thương mại điện tử xuất hóa đơn điện tử hợp pháp là cả hai bên phải lập hợp đồng bằng văn bản rõ ràng[3]. Văn bản này phải thể hiện đầy đủ thông tin danh tính của hai bên, phải ghi cụ thể loại hóa đơn sẽ xuất, thời hạn nhờ xuất thay là bao lâu và bên nào sẽ chịu trách nhiệm thu tiền của khách.

Bên cạnh đó, để minh bạch thông tin, hai bên phải thực hiện nghĩa vụ thông báo hoặc đăng công khai trên website, gian hàng trực tuyến của mình về việc đã giao cho đơn vị khác xuất hóa đơn[4]. Việc này giúp người tiêu dùng nắm bắt thông tin một cách minh bạch và hạn chế các tranh chấp không đáng có về sau.

Cuối cùng, việc ủy nhiệm cho Sàn thương mại lập hóa đơn điện tử chỉ chính thức có hiệu lực khi hai bên báo cáo với cơ quan thuế[5]. Chỉ khi cơ quan thuế phản hồi chấp nhận tờ khai trên hệ thống, đơn vị nhận ủy nhiệm mới chính thức được phép phát hành hóa đơn hợp pháp giao cho người mua hàng[6].

Có thể thấy, việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là một giải pháp pháp lý thiết thực, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh hiện nay, giúp người bán hàng tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình bán hàng trong thời đại số. Tuy nhiên, sự tiện lợi đi kèm với trách nhiệm, người bán hàng cần nắm vững bản chất pháp lý cũng như thực hiện đúng, đủ các thủ tục hành chính bắt buộc để bảo vệ quyền lợi của mình cũng như tránh những rủi ro pháp lý.

Xem thêm bài viết Doanh nghiệp nào sẽ bị đôn đốc thu tiền thuế còn nợ?

Trên đây là nội dung tư vấn về “Ủy nhiệm cho Sàn TMĐT tử lập hóa đơn khi bán hàng trên Sàn”

Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.