Người lao động có bắt buộc nộp sơ yếu lý lịch chứng thực cho công ty?

NT Law nhận yêu cầu tư vấn của Doanh nghiệp G tại TPHCM, doanh nghiệp nảy phát sinh trường hợp người lao động từ chối cung cấp sơ yếu lý lịch chứng thực vì cho rằng dữ liệu, thông tin cá nhân, nhân thân đã được định danh điện tử, ghi nhận hệ thống dữ liệu dân cư Quốc Gia thì việc yêu cầu sơ yếu lý lịch là không còn cần thiết.

Nếu doanh nghiệp cần hồ sơ để bảo đảm thông tin nhân sự đầy đủ, trung thực thì người lao động cũng cần một quy trình rõ ràng, thuận tiện và phù hợp với quy định pháp luật. Vậy pháp luật quy định thế nào về nghĩa vụ cung cấp sơ yếu lý lịch và yêu cầu xác nhận trong hồ sơ tuyển dụng? Hãy cùng NT Law phân tích vấn đề và tìm hiểu những giải pháp phù hợp.

1. Người lao động có bắt buộc phải nộp sơ yếu lý lịch có chứng thực chữ ký?

Khi tuyển dụng, doanh nghiệp cần biết những thông tin cơ bản về người lao động để xem xét khả năng đáp ứng công việc và chuẩn bị việc ký kết hợp đồng. Vì vậy, người lao động cần kê khai trung thực thông tin cá nhân, trình độ, kỹ năng nghề, sức khỏe và những thông tin liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà doanh nghiệp yêu cầu.[1]

Tuy nhiên, có trách nhiệm cung cấp thông tin không đồng nghĩa với việc người lao động luôn phải nộp sơ yếu lý lịch có chứng thực trong mọi trường hợp.

Pháp luật lao động hiện hành quy định nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng, nhưng không đặt ra một yêu cầu chung rằng tất cả người lao động trong mọi ngành nghề đều phải nộp sơ yếu lý lịch có xác nhận mới được làm việc. Tùy từng vị trí, lĩnh vực và quy định có liên quan, hồ sơ cần chuẩn bị có thể khác nhau.

2. Chứng thực chữ ký có xác nhận nội dung sơ yếu lý lịch?

Câu trả lời là không. Nhiều bộ phận nhân sự hiểu rằng sơ yếu lý lịch có dấu chứng thực của ủy ban nhân dân phường hoặc văn phòng công chứng thì toàn bộ nội dung bên trong đều được cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và bảo đảm chính xác. Cách hiểu này chưa chính xác.

Trên thực tế, khi người dân yêu cầu chứng thực chữ ký, việc chứng thực là xác nhận chữ ký đó là của người đã ký giấy tờ. Người ký tự chịu trách nhiệm nội dung kê khai trong sơ yếu lý lịch. Cơ quan chứng thực không xác minh quá trình học tập, công tác hay hoàn cảnh gia đình ghi trong đó.

Hệ quả là người lao động để đi chứng thực sơ yếu lý lịch có thể phải xin nghỉ, đi lại nhiều lần, trong khi doanh nghiệp không nhận được thêm sự bảo đảm nào về tính xác thực của thông tin. Thủ tục vì vậy tốn công cho cả hai bên mà hiệu quả quản lý không tương xứng.

3. Vậy làm thế nào để hồ sơ tuyển dụng vừa đúng quy định, vừa thuận tiện?

Để hạn chế những vướng mắc không đáng có, doanh nghiệp có thể chủ động thay đổi cách thực hiện hồ sơ tuyển dụng và hồ sơ quản lý lao động nhằm hài hòa lợi ích giữa doanh nghiệp và người lao động.

Về phía doanh nghiệp:

– Phân loại yêu cầu: tách rõ giấy tờ do pháp luật yêu cầu, giấy tờ phục vụ quản lý nội bộ và yêu cầu riêng của từng vị trí.

– Thu thập đúng mục đích: chỉ thu nhận thông tin thực sự cần cho tuyển dụng và quản lý lao động, phù hợp với quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

– Xây dựng mẫu thông tin nhân sự nội bộ thay cho sơ yếu lý lịch có chứng thực, hoặc sơ yếu lý lịch không cần chứng thực, nếu chỉ cần người lao động kê khai.

– Kiểm tra bằng cấp, kinh nghiệm trực tiếp: đối chiếu bản chính hồ sơ giấy tờ rồi trả lại cho người lao động.

Về phía người lao động, cần kê khai trung thực, cung cấp những thông tin thuộc trách nhiệm của mình và chủ động hỏi lại khi chưa rõ yêu cầu về giấy tờ. Nếu gặp khó khăn, người lao động nên thông báo cho bộ phận nhân sự, trình bày vướng mắc và đề xuất phương án thay thế để hai bên cùng xem xét. Không nên tự ý bỏ qua yêu cầu hoặc chờ đến khi nộp hồ sơ mới phát hiện thiếu giấy tờ.

Có thể ứng dụng VNeID trong việc thay thế một phần hồ sơ tuyển dụng

Doanh nghiệp có thể đề nghị người lao động cung cấp ảnh chụp thông tin căn cước điện tử trên ứng dụng VNeID. Cách này thay được phần thông tin nhân thân cơ bản, giảm giấy tờ và thủ tục chứng thực.

Tuy nhiên, quá trình học tập, trình độ chuyên môn và quá trình công tác không được xác thực đầy đủ qua VNeID. Những nội dung này vẫn cần người lao động kê khai và cung cấp giấy tờ tương ứng khi cần.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc xem xét lại những thủ tục đã được áp dụng từ lâu là cơ hội để bộ phận nhân sự của doanh nghiệp cải tiến cách làm, giảm bớt những trở ngại không cần thiết mà vẫn bảo đảm yêu cầu quản lý. Khi mỗi bên hiểu rõ trách nhiệm của mình và cùng hướng đến giải pháp phù hợp, tuyển dụng không chỉ là quá trình hoàn thành giấy tờ mà còn là bước đầu xây dựng một quan hệ lao động minh bạch và hiệu quả.

Xem thêm:

• Doanh nghiệp có bắt buộc phải lập thỏa ước lao động tập thể không?
• Vì sao không nên công khai bảng tiền lương của người lao động?

Trên đây là nội dung tư vấn về “Người lao động từ chối nộp sơ yếu lý lịch, doanh nghiệp cần làm thế nào?”

Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.

Biên soạn: Trần Lê Thảo Khuyên

Người hướng dẫn: Lê Tiến Thành

Luật sư kiểm duyệt: Luật sư Thuận

[1] Điều 16.2 Bộ Luật lao động 2019