Trong quá trình cung cấp dịch vụ, việc khách hàng thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị dịch vụ là tình huống khá phổ biến. Chẳng hạn, khách hàng đăng ký một gói tư vấn, đặt tour du lịch hoặc ký hợp đồng cung cấp dịch vụ dài hạn và thực hiện thanh toán trước khi dịch vụ được hoàn thành.
Từ đó, một vấn đề mà doanh nghiệp thường quan tâm là: Khách hàng đã thanh toán tiền nhưng dịch vụ chưa hoàn thành thì doanh nghiệp có phải lập hóa đơn ngay hay phải chờ đến khi hoàn thành dịch vụ?
Trường hợp thu tiền trước thì hóa đơn được xuất khi nào?
Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm thu tiền. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp không nhất thiết phải chờ đến khi dịch vụ hoàn thành mới lập hóa đơn, nếu khách hàng đã thanh toán trước, doanh nghiệp phải căn cứ vào thời điểm thực tế nhận tiền để thực hiện việc lập hóa đơn theo quy định.[1]
Ví dụ: công ty A ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo cho Công ty B với giá trị 100 triệu đồng. Hai bên thỏa thuận tiến độ thanh toán làm 02 đợt, đợt 1 thành toán trước 30 triệu đồng vào ngày 10/10/2026, phần còn lại thanh toán sau khi dịch vụ hoàn thành. Khi nhận 30 triệu đồng vào ngày 10/10/2026, Công ty A phải lập hóa đơn đợt 1 tại thời điểm thu tiền, dù dịch vụ vẫn chưa hoàn thành.
Quy định này cho thấy thời điểm khách hàng thanh toán có thể quyết định thời điểm lập hóa đơn, dù dịch vụ trên thực tế vẫn chưa hoàn thành. Vì vậy, khi phát sinh khoản tiền khách hàng chuyển trước, doanh nghiệp cần xác định rõ bản chất của khoản tiền và thời điểm thực tế nhận tiền để thực hiện đúng nghĩa vụ lập hóa đơn.
Đối với một số trường hợp, pháp luật quy định riêng về tiền đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng.
Không phải mọi khoản tiền doanh nghiệp nhận trước từ khách hàng đều dẫn đến việc lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền. Pháp luật có quy định ngoại lệ đối với một số khoản tiền tạm ứng với một số dịch vụ như:
– Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế
– Thẩm định giá
– Khảo sát, thiết kế kỹ thuật
– Tư vấn giám sát
– Lập dự án đầu tư xây dựng.[2]
Ngoài trường hợp thanh toán trước, pháp luật còn quy định ngoại lệ đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng đối với một số dịch vụ nhất định. Khi đó, việc nhận khoản tiền này không làm phát sinh thời điểm lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền như trường hợp thanh toán trước.
Nếu hóa đơn không được lập đúng thời điểm thì sao?
– Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính. Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, mức phạt được xác định theo số lượng hóa đơn vi phạm; trường hợp 01 hóa đơn có thể bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng, và mức phạt tăng dần khi số lượng hóa đơn vi phạm nhiều hơn.[3]
– Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc quản lý và đối chiếu giao dịch. Khi thời điểm trên hóa đơn không khớp với thời điểm thực tế phát sinh giao dịch hoặc nhận tiền, việc theo dõi doanh thu, thanh toán và hồ sơ kế toán có thể trở nên thiếu thống nhất.
– Người mua cũng có thể bị ảnh hưởng. Hóa đơn là căn cứ để người mua ghi nhận giao dịch và thực hiện các quyền, nghĩa vụ liên quan. Vì vậy, việc lập hóa đơn đúng thời điểm giúp thông tin giữa người mua và người bán được rõ ràng, thống nhất hơn.
Việc lập hóa đơn đúng thời điểm không chỉ là yêu cầu về mặt pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý giao dịch, doanh thu và nghĩa vụ thuế của mình. Đặc biệt, với những trường hợp khách hàng thanh toán trước, doanh nghiệp cần xác định rõ bản chất khoản tiền nhận được và thời điểm thực tế thu tiền để tránh lập hóa đơn sai thời điểm.
Tuân thủ đúng quy định ngay từ những bước đầu của giao dịch sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, giảm thiểu rủi ro pháp lý và tạo sự minh bạch trong quá trình làm việc với khách hàng, cơ quan quản lý thuế. Đây cũng là cách để doanh nghiệp và các bên liên quan cùng thực hiện giao dịch rõ ràng, thuận lợi và đúng quy định pháp luật.
Xem thêm:
Trên đây là nội dung tư vấn về “Thời điểm lập hóa đơn khi cung cấp dịch vụ và thu tiền trước”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên soạn: Trần Lê Thảo Khuyên
Người hướng dẫn: Lê Tiến Thành
Luật sư kiểm duyệt: Luật sư Thuận
[1] Điều 9.2 Nghị định 123 2020/NĐ-CP
[2] Điều 1.6 Nghị định 70/2025/NĐ-CP
[3] Điều 1.14 Nghị định 310/2025/NĐ-CP
DỊCH VỤ TƯ VẤN PHÁP LÝ HỢP ĐỒNG, BẢO HIỂM XÃ HỘI TRONG LĨNH VỰC LAO ĐỘNG
Chưa có bình luận