Giá trị con dấu doanh nghiệp
Con dấu được xem là một công cụ nhận diện, có chứa đầy đủ thông tin của doanh nghiệp. Từ trước đến nay, với tập quán dấu đỏ luôn tạo sự yên tâm cho mọi người, nên vai trò của con dấu rất quan trọng, đều cần thiết phải có trong tất cả mọi giao dịch, hồ sơ và thủ tục tại cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, hiện tại quy định về con dấu đã thay đổi theo thời gian qua các Luật và Nghị định có liên quan. Điều đó đang dần hướng tới loại bỏ con dấu trong tương lai. Vậy thì giá trị của con dấu ngày nay có còn đóng vai trò quan trọng ở nước ta và những quy định liên quan của con dấu hiện nay đã có thay đổi thế nào. Luật Nghiệp Thành sẽ cùng bạn đọc tìm hiểu nội dung trên nhé.
Quy định về con dấu qua các thời kỳ Luật Doanh nghiệp
Những thủ tục về con dấu luôn được thay đổi qua từng thời kỳ bắt đầu từ Luật Doanh nghiệp 2014 cho đến nay. Khi thủ tục ngày một đơn giản với doanh nghiệp thì tính quan trọng của con dấu cũng dần giảm bớt đi, và thực sự đã tạo nhiều thuận lợi với doanh nghiệp. Bắt đầu từ việc trao quyền tự quyết định nội dung, hình thức con dấu cho doanh nghiệp. Tại Luật Doanh nghiệp 2014 đã loại bỏ thủ tục hành chính phải cấp dấu duy nhất tại cơ quan công an trước đây, thay vào đó doanh nghiệp chỉ cần thông báo khi sử dụng, thay đổi con dấu mới tại Sở Kế hoạch đầu tư nơi đặt trụ sở. Và đến ngày 01/01/2021, ngày mà Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực đã loại bỏ thủ tục thông báo con dấu, và hiển nhiên doanh nghiệp được trao quyền sử dụng dấu, khắc nhiều con dấu, nội dung và hình thức đều tự quyết định và sử dụng dấu ngay lập tức trong các giao dịch.
Con dấu doanh nghiệp đã khắc trước đây?
Với doanh nghiệp được khắc dấu tại cơ quan công an, nếu muốn sử dụng con dấu của riêng mình thì doanh nghiệp chỉ cần khắc dấu mới để sử dụng và đồng thời trả con dấu đó cho công an.
Với doanh nghiệp tự khắc dấu thì vẫn sẽ sử dụng bình thường, nếu muốn khắc dấu mới để dùng thì doanh nghiệp được tự do khắc dấu.
Vai trò con dấu ở nước ta và các nước khác
Tại Việt Nam, con dấu vẫn thực sự chiếm vị trí rất lớn trong các giao dịch, đa phần có con dấu với đầy đủ mã số thuế và tên doanh nghiệp sẽ khiến nhiều người có niềm tin hơn, đây cũng là căn cứ để phân biệt công ty này với công ty kia. Bên cạnh đó, đa phần các hồ sơ thủ tục tại cơ quan nhà nước cũng đều yêu cầu có đóng dấu đi kèm với chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
Thế tại các nước lân cận Việt Nam như Trung Quốc thì có quy định gì về con dấu hay không?
Con dấu luôn là một yếu tố quan trọng trong môi trường kinh doanh của Trung Quốc. Để sử dụng con dấu, thì các doanh nghiệp phải đăng ký tại Cục An ninh Cảnh sát và thông thường sẽ thực hiện thủ tục này sau khi thành lập doanh nghiệp.[1]
Hơn nữa, tùy vào mỗi loại con dấu thì sẽ có quy định khác nhau về hình thức của các con dấu đó. Trường hợp con dấu mất thì doanh nghiệp Trung Quốc phải thông báo trên báo địa phương cho những người có liên quan biết. Hiện tại có các loại con dấu thường được dùng ở Trung Quốc gồm con dấu công ty, con dấu của đại diện pháp luật (đây là con dấu của cá nhân đại diện pháp luật công ty); con dấu ngân hàng, con dấu hải quan, con dấu trên hóa đơn, con dấu thương mại, v.v…Trong đó, con dấu công ty, ngân hàng và hải quan là yêu cầu bắt buộc phải có của một công ty (tùy vào loại công ty sẽ có con dấu hải quan hay không)[2]
Trong số các con dấu đó, Trung Quốc đã có ban hành Luật về con dấu điện tử (Electronic Signature Law) được sửa đổi vào năm 2019. Có quy định con dấu điện tử có giá trị pháp lý tương đương so với con dấu dưới dạng vật thể như hiện nay. Nhưng vẫn phải đáp ứng một số điều kiện thì mới được xem là “đáng tin cậy” như dữ liệu của của con dấu điện tử phải là độc quyền và được kiểm soát chặt chẽ khi ký và được lưu giữ đúng cách, v.v…
Còn các nước phương Tây ?[3]
Tại các nước phương Tây như nước Anh, xứ Wales và Bắc Ireland thì theo Đạo luật Công ty (Section 44.Companies Act 2006) không có quy định con dấu là bắt buộc, mà chỉ quy định có thể sử dụng con dấu.
Cụ thể quy định các loại văn bản của công ty khi lưu hành có thể sử dụng con dấu hoặc dùng chữ ký. Và các tài liệu của công ty có hiệu lực khi người ký thay mặt cho công ty là 02 người được ủy quyền ký hoặc giám đốc công ty nhưng phải trước sự chứng kiến của người làm chứng.
Người được ủy quyền ký (Authorised Signatories) là giám đốc của công ty đó hoặc là thư ký đối với công ty cổ phần (private company/public company).
Hơn nữa, tại quy định tại Điều 45. Đạo luật Công ty cũng quy định rõ ràng là con dấu không nhất thiết phải sử dụng: “Công ty có thể có thể sử dụng con dấu nhưng là không bắt buộc”. Và nếu đã có dấu thì công ty phải tuân thủ hình thức trên con dấu, đó là tên công ty phải bằng ký tự rõ ràng, dễ đọc. Nếu không tuân thủ thì sẽ được xem là hành vi vi phạm.
Có thể thấy tại các nước phương Tây và châu Á có sự khác biệt rất lớn về cách sử dụng con dấu và giá trị pháp lý của con dấu. Tuy nhiên, với quy định con dấu trong Luật Doanh nghiệp 2020 đã tạo sự thay đổi lớn trong thủ tục liên quan đến con dấu, biến con dấu trở thành tài sản của doanh nghiệp, và được tự do sử dụng dấu mà không còn bị quản lý, chấp thuận của cơ quan nhà nước nào cả.
Con dấu trong các giao dịch có bắt buộc ?
Việc sử dụng con dấu được quy định tại Luật Doanh nghiệp như sau: “Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”[4] và “Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành”
Nghĩa là không phải mọi trường hợp doanh nghiệp đều phải sử dụng con dấu trong hợp đồng. Chỉ khi pháp luật quy định phải sử dụng hoặc trong điều lệ công ty có quy định. Ngoài ra, vì việc giao kết hợp đồng là dựa theo sự thỏa thuận của các bên, nên nếu hai bên có thỏa thuận thì con dấu vẫn sẽ được sử dụng. Và nếu hợp đồng chỉ có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của công ty ký thì vẫn được xem là có giá trị nếu nội dung hợp đồng đó không trái với quy định của pháp luật.
Con dấu đã có thể loại bỏ trong tương lai hay chưa?
Hiện nay, với những thủ tục tại các cơ quan nhà nước thẩm quyền liên quan, thì con dấu vẫn rất cần thiết có trong các hồ sơ của doanh nghiệp như tại Cơ quan thuế, Các sở ban ngành có liên quan như Sở Lao động Thương binh Xã hội, Sở NN-PTNT, Sở Giáo dục Đào tạo, Cơ quan Bảo hiểm xã hội, v.v…Việc thay đổi mỗi Luật Doanh nghiệp vẫn chưa thể thay đổi về thói quen bắt buộc sử dụng con dấu mà phải có sự thay đổi của các văn bản luật khác.
Thế thì, hiện nay Pháp luật có cho phép sử dụng công cụ khác thay thế cho con dấu hay không?
Luật Doanh nghiệp hiện hành có quy định không chỉ con dấu được khắc tại cơ sở khắc dấu mà còn có thể có con dấu dưới hình thức chữ ký số. Đó là hai hình thức con dấu được chấp thuận.
Chữ ký số (hay còn gọi token) là một dạng chữ ký điện tử đã được mã hóa các dữ liệu, có chứa thông tin của doanh nghiệp và được dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số khi thực hiện các giao dịch điện tử qua mạng Internet. Hiện nay, chữ ký số được doanh nghiệp sử dụng để khai thuế và nộp thuế. Chữ ký số có dạng như một chiếc USB và được bảo mật bằng mật khẩu, và doanh nghiệp có thể mua chữ ký số tại các nhà cung cấp chữ ký số như Viettel, BKAV, FPT, VINA, v.v…Vì được xem như là con dấu điện tử của doanh nghiệp, nên chữ ký số sẽ có thể được sử dụng trong các giao dịch điện tử như ký kết hợp đồng, nộp hồ sơ trực tuyến đến cơ quan nhà nước, v.v.. Nghĩa là doanh nghiệp không cần phải in giấy tờ ra bản giấy và đóng dấu đỏ công ty.
Hơn nữa, chữ ký số có tính bảo mật rất cao, vì để đảm bảo an toàn cho chữ ký số thì có sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cung cấp. Và khóa bí mật đó chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.[5] Vì mọi việc trao đổi thông tin dữ liệu được chữ ký số thực hiện nên sẽ tạo rất nhiều thuận lợi, đảm bảo tính pháp lý và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp. Đặc biệt, với những giao dịch xuyên quốc gia, mà các đối tác có nhu cầu xác minh độ tin cậy của nhau thì con dấu chữ ký số thực sự giúp các bên trao đổi dễ dàng, nhanh chóng và giao dịch có thể diễn ra bất cứ đâu.
Trên đây là nội dung tư vấn về “Giá trị con dấu doanh nghiệp”
Nếu bạn cảm thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Nguyễn Linh Chi
Luật sư hướng dẫn: Nguyễn Ngọc Thuận
[1] Tham khảo tại Hawksford “Everything you need to know about company chops and seals in China” 05/8/2020 -https://www.hawksford.com/knowledge-hub/china-business-guides/everything-you-need-to-know-about-company-chops-and-seals-in-china
[2] Tham khảo tại China-briefing “Company Chops in China: What are they and how to use them” 17/07/2020 -https://www.china-briefing.com/news/company-chops-in-china/
[3] Tham khảo Đạo luật Công ty 2006 (Section 44, 45 Companies Act 2006)
[4] Điều 43.3 Luật Doanh nghiệp 2020
[5] Điều 4, 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP
