Vừa qua, Luật Nghiệp Thành nhận được câu hỏi tư vấn của bạn Dũng, nhân viên Công ty X, liên quan đến việc thanh toán và hoàn ứng chi phí mua vật dụng văn phòng cho Công ty.
Theo chia sẻ của bạn Dũng, trong một ngày, bạn được Công ty giao mua một số vật dụng văn phòng tại cùng một nhà cung cấp. Buổi sáng, bạn mua giấy A4 với giá trị 3 triệu đồng và thanh toán bằng tiền mặt. Đến buổi chiều, bạn tiếp tục quay lại nhà cung cấp này để mua thêm một số dụng cụ văn phòng với giá trị 4 triệu đồng và cũng thanh toán bằng tiền mặt.
Vì mỗi lần mua đều có giá trị dưới 5 triệu đồng nên bạn Dũng cho rằng việc thanh toán bằng tiền mặt là phù hợp. Tuy nhiên, khi mang hóa đơn và chứng từ về Công ty để đề nghị hoàn ứng, kế toán thông báo chưa thể thực hiện thanh toán do tổng giá trị các khoản mua hàng trong ngày tại cùng một nhà cung cấp vượt ngưỡng 5 triệu đồng và hồ sơ chưa đáp ứng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt.
Băn khoăn vì đã sử dụng tiền cá nhân để thanh toán và không biết khoản chi này cần xử lý như thế nào, bạn Dũng đã liên hệ Luật Nghiệp Thành nhờ hỗ trợ tư vấn xử lý.
Luật Nghiệp Thành (NT Law) giải đáp tình huống của bạn Dũng như sau:
- Vì sao kế toán chưa thể hoàn ứng?
Theo quy định pháp luật về thuế, trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ nhiều lần trong cùng một ngày từ cùng một nhà cung cấp với tổng giá trị từ 5 triệu đồng[1] trở lên phải đáp ứng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt.
Trong tình huống trên, bạn Dũng mua hàng 2 lần trong ngày với tổng giá trị 7 triệu đồng nhưng đều thanh toán bằng tiền mặt. Việc này không đáp ứng điều kiện về thanh toán không dùng tiền mặt, từ đó dẫn đến khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN[2].
- Bạn Dũng và Công ty cần xử lý như thế nào?
Đối với bạn Dũng
Liên hệ nhà cung cấp xin đổi phương thức thanh toán từ tiền mặt sang chuyển khoản. Sau đó lưu lại chứng từ bằng cách chụp ảnh màn hình giao dịch chuyển khoản thành công để bổ sung vào hồ sơ hoàn ứng.
Ảnh minh họa chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của nhân viên.
Lưu ý: Nên chụp ảnh màn hình thanh toán ngay sau khi giao dịch thành công, vì một số ngân hàng có thể giới hạn thời gian tra cứu hoặc cung cấp lại lịch sử giao dịch.
Đối với Công ty
Khi hoàn ứng, Công ty thực hiện chuyển khoản cho nhân viên và lưu giữ chứng từ thanh toán. Bên cạnh đó, Công ty cần ban hành quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định quy định việc ủy quyền[3] hoặc cho phép nhân viên mua sắm, thanh toán hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động của Công ty.
- Kết luận
Việc mua hàng chia làm nhiều đợt trong ngày tại cùng một nhà cung cấp vẫn bị tính tổng giá trị để áp dụng quy định thanh toán không dùng tiền mặt trên 5 triệu đồng. Do đó, các doanh nghiệp cần phổ biến rõ quy trình thanh toán cho nhân viên ngay từ đầu, đồng thời kiểm soát chặt chẽ hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện hoàn ứng.
Trên đây là nội dung tư vấn về “Tạm ứng mua hàng trên 5 triệu: Doanh nghiệp và nhân viên cần lưu ý gì?”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì hãy cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên soạn: Ngô Minh Anh
Người hướng dẫn: Lê Tiến Thành
Người kiểm duyệt: Luật sư Thuận
[1] Điều 9.1.(c1) Nghị định 320/2025/NĐ-CP
[2] Điều 9.1.(c) Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp 2025
[3] Điều 3.13.(b) Thông tư 20/2026/TT-BTC
Chưa có bình luận