Rủi ro khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán qua bên thứ ba

I. Tình huống thực tế và vấn đề pháp lý

Trong quá trình thực hiện hồ sơ cho một khách hàng, Luật Nghiệp Thành (NT Law) phát sinh nhu cầu dịch thuật một số tài liệu để phục vụ việc hoàn thiện hồ sơ.

Để hỗ trợ khách hàng thuận tiện hơn, NT Law đã kết nối khách hàng với một đơn vị dịch thuật có chuyên môn phù hợp. Ban đầu, mọi việc diễn ra khá bình thường, hai bên thống nhất nội dung cần dịch, chi phí dịch vụ và thời gian hoàn thành.

Tuy nhiên, đến bước thanh toán, một vấn đề bất ngờ phát sinh.

Đơn vị dịch thuật đề nghị khách hàng không chuyển tiền vào tài khoản của chính đơn vị cung cấp dịch vụ, mà chuyển vào một tài khoản cá nhân của người khác.

Chưa dừng lại ở đó, sau khi hoàn thành dịch vụ, đơn vị này tiếp tục đề nghị chia việc xuất hóa đơn thành 02 lần, mỗi hóa đơn ghi nhận giá trị mua hàng hóa, dịch vụ 3.500.000 đồng.

Đây là lúc một giao dịch dịch thuật tưởng như rất đơn giản lại trở thành một vấn đề cần đặc biệt lưu ý về thuế và chứng từ.

II. Quy định pháp luật về thanh toán không dùng tiền mặt khi khấu trừ thuế GTGT

1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT

Để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, doanh nghiệp phải có chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào, trừ một số trường hợp đặc thù theo quy định pháp luật.[1]

Cụ thể, đối với hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp cần thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt và lưu giữ chứng từ chứng minh việc thanh toán.[2]

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên nghĩ chỉ cần thanh toán bằng hình thức chuyển khoản là đủ, mà còn cần kiểm tra chứng từ và hồ sơ liên quan để xác định khoản tiền thực tế được thanh toán cho ai và dựa trên căn cứ nào.

Trong thực tế, doanh nghiệp cần lưu giữ các chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt như chứng từ chuyển khoản, ủy nhiệm chi, chứng từ giao dịch điện tử hoặc các chứng từ hợp pháp khác để làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế GTGT.

Trường hợp tiền được chuyển vào tài khoản của một tổ chức, cá nhân không có mối liên hệ rõ ràng với bên bán mà không có căn cứ chứng minh đây là bên được phép nhận thanh toán, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi chứng minh điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

2. Thanh toán cho bên thứ ba do bên bán chỉ định

Pháp luật không bắt buộc bên mua trong mọi trường hợp phải chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản của bên bán. Bên bán có thể chỉ định một bên thứ ba nhận tiền thay, nhưng việc thanh toán này phải được ghi nhận cụ thể trong hợp đồng bằng văn bản. Bên thứ ba được chỉ định phải là tổ chức hoặc cá nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.[3]

Như vậy, trong trường hợp Công ty A yêu cầu Công ty B chuyển tiền vào tài khoản của ông C, việc chuyển tiền cho ông C không đương nhiên làm Công ty B mất quyền khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, Công ty B cần bảo đảm việc ông C nhận tiền thay Công ty A đã được ghi nhận rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng bằng văn bản, đồng thời lưu giữ đầy đủ chứng từ thanh toán và hồ sơ liên quan đến giao dịch.

3. Lưu ý câu chuyện chia nhỏ hóa đơn

Điều khiến NT Law đặc biệt lưu ý trong trường hợp này không chỉ là việc thanh toán cho tài khoản cá nhân ông C.

Sau khi cung cấp dịch vụ, đơn vị dịch thuật còn đề nghị khách hàng chia giá trị hóa đơn và thanh toán thành nhiều lần dưới 05 triệu đồng.

Tthay vì một giao dịch dịch thuật trị giá 7.000.000 đồng, bên cung cấp dịch vụ đề nghị chia giá trị dịch vụ thành 02 hóa đơn:

– Hóa đơn 1: 3.500.000 đồng;

– Hóa đơn 2: 3.500.000 đồng.

Mục đích được đưa ra là để mỗi khoản thanh toán đều dưới mức 05 triệu đồng.

Nghe qua có vẻ đơn giản. Nhưng nếu đây thực chất chỉ là một giao dịch dịch vụ duy nhất trị giá 7.000.000 đồng, việc cố tình chia nhỏ giao dịch để né điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt có thể tạo ra rủi ro cho chính doanh nghiệp mua dịch vụ.

III. Phân tích tình huống và những điều doanh nghiệp cần lưu ý

Trong tình huống trên, bên cung cấp dịch vụ không có thỏa thuận bằng văn bản với doanh nghiệp về việc thanh toán cho bên thứ ba nhưng lại yêu cầu chuyển tiền vào tài khoản cá nhân của ông C. Khi chưa có căn cứ phù hợp cho việc chỉ định ông C nhận tiền, doanh nghiệp không nên thực hiện thanh toán theo yêu cầu này mà cần yêu cầu bên cung cấp dịch vụ giải thích và cung cấp căn cứ hợp lệ.

Đặc biệt, việc bên cung cấp dịch vụ đề nghị chia hóa đơn và khoản thanh toán thành hai đợt, mỗi đợt dưới 05 triệu đồng, là dấu hiệu bất thường cần được lưu ý.

1. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để bảo đảm an toàn về thuế và chứng từ thanh toán, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc quan trọng sau:

– Phương án an toàn nhất là luôn yêu cầu khoản thanh toán được chuyển trực tiếp vào tài khoản mang tên bên cung cấp dịch vụ theo đúng thỏa thuận.

– Trường hợp bên bán yêu cầu thanh toán cho bên thứ ba nhưng chưa có thỏa thuận bằng văn bản, doanh nghiệp nên tạm dừng thanh toán và yêu cầu bên bán hoàn thiện căn cứ pháp lý trước khi thực hiện chuyển tiền.

– Tuyệt đối không thực hiện theo yêu cầu phía đối tác chia nhỏ hóa đơn hay khoản thanh toán để đưa từng khoản xuống dưới mức 05 triệu đồng. Nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp sẽ vô tình mắc phải “bẫy” về điều kiện thanh toán và làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến việc khấu trừ thuế GTGT.

– Trước khi thanh toán, cần kiểm tra và đối chiếu hợp đồng, hóa đơn, tài khoản nhận tiền và chứng từ thanh toán, bảo đảm các thông tin về chủ thể, số tiền và nội dung thanh toán thống nhất với nhau.

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ cần đặc biệt lưu ý khi bên bán đột ngột thay đổi tài khoản nhận tiền, chẳng hạn với lý do sự cố tài khoản hoặc các vấn đề phát sinh khác, cũng như khi đề nghị chia nhỏ hóa đơn hoặc khoản thanh toán cho “thuận tiện”.

Đối với doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, dịch vụ, việc thường xuyên yêu cầu khách hàng thanh toán vào tài khoản cá nhân của bên thứ ba hoặc chia nhỏ hóa đơn cũng có thể làm giảm sự tin tưởng, gây mất thiện cảm với đối tác và ảnh hưởng đến uy tín, quan hệ hợp tác lâu dài. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên phương thức thanh toán minh bạch, đúng thỏa thuận và phù hợp với quy định pháp luật.

Trên đây là nội dung tư vấn về vấn đề: “Rủi ro khấu trừ thuế GTGT khi thanh toán qua bên thứ ba”.

Nếu các bạn cảm thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhân “Chia sẻ” bài viết này.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.

Biên soạn: Võ Ngọc Tâm Như

Người hướng dẫn: Lê Tiến Thành

Người kiểm duyệt: Luật sư Thuận

[1] Điều 14.2.(b) Luật Thuế Giá trị gia tăng 2024

[2] Điều 26.1 Nghị định 181/2025/NĐ-CP

[3] Điều 26.2.(c) Nghị định 181/2025/NĐ-CP