Xác thực điện tử qua VNeID khi thực hiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Luật Nghiệp Thành (“NT Law”) từng không ít lần tiếp nhận, hỗ trợ tư vấn cho khách hàng bị sử dụng thông tin cá nhân trái phép để thành lập, đứng tên doanh nghiệp. Có những khách hàng chỉ đến khi nhận được thông báo nợ thuế, cấm xuất nhập cảnh tại sân bay mới tá hóa bản thân bị mạo danh đứng tên doanh nghiệp hoạt động trái pháp luật.

Một trường hợp tiêu biểu mà NT Law từng ghi nhận, hỗ trợ tư vấn và chia sẻ lên Tạp chí Kinh tế Sài Gòn: https://tuoitre.vn/saigontimes/ung-xu-sao-khi-bi-mao-danh-va-roi-vao-dien-rui-ro-ve-thue-1061169517.htm

Sở dĩ xảy ra tình trạng như trên, là vì thủ tục đăng ký doanh nghiệp ngày càng được đơn giản hóa nhằm tạo thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp và thúc đẩy hoạt động kinh doanh. Từ đây, các đối tượng xấu lợi dụng để sử dụng thông tin cá nhân trái phép để thực hiện hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc đứng tên đại diện các công ty mạo danh.

Từ thực tiễn vướng mắc trên, NT Law đã sớm đặt vấn đề về sự cần thiết của một cơ chế thông báo hoặc xác thực điện tử qua ứng dựng VNeID hoặc tin nhắn sms số điện thoại chính chủ để hạn chế việc mạo danh, sử dụng thông tin cá nhân trái phép trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và nhiều lần gửi kiến nghị đến cơ quan chức năng.

Từ một vấn đề bắt đầu được nhìn thấy trong thực tiễn, xác thực điện tử khi ủy quyền thực hiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đã chính thức được đưa vào quy trình và trở thành một phần của cơ chế bảo đảm an toàn cho người đứng tên doanh nghiệp khi thực hiện hồ sơ.

Đối tượng cần xác thực điện tử khi ủy quyền thực hiện hồ sơ đăng ký kinh doanh?

Không phải mọi trường hợp thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp đều phải xác thực điện tử. Theo quy định, việc xác thực điện tử được áp dụng đối với một số thủ tục nhất định, chủ yếu là thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp và các thủ tục thay đổi thông tin liên quan đến người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài và các chủ thể khác theo quy định pháp luật.

Có thể hiểu, đây là các hồ sơ có sử dụng hoặc làm thay đổi thông tin định danh của những nguời có liên quan đến doanh nghiệp, như người thành lập doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, thành viên, cổ đông… Do đó, pháp luật yêu cầu thực hiện xác thực điện tử nhằm xác nhận danh tính và bảo đảm việc ủy quyền, ý chí của người thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp là chính xác, hợp pháp.

Quy trình xác thực điện tử như thế nào?

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, người được ủy quyền thực hiện kê khai hồ sơ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trước đây, sau khi hoàn tất việc kê khai, người được ủy quyền có thể trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ trên hệ thống. Tuy nhiên, theo quy định mới, đối với các hồ sơ thuộc trường hợp phải xác thực điện tử, người được ủy quyền phải thực hiện thao tác gửi yêu cầu xác thực đến tài khoản VNeID của người ủy quyền trước khi nộp hồ sơ.

Khi đó, người ủy quyền sẽ nhận được yêu cầu xác nhận trên ứng dụng VNeID, trong đó thể hiện thông tin về thủ tục đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp, người ủy quyền và người được ủy quyền.

Người ủy quyền phải kiểm tra và thực hiện “Đồng ý” xác nhận việc ủy quyền trên VNeID. Chỉ sau khi yêu cầu xác nhận được người ủy quyền chấp thuận, người được ủy quyền mới có thể tiếp tục thực hiện việc nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trên hệ thống.

Vậy bước xác nhận này mang ý nghĩa gì đối với quyền và ý chí của các bên?

Văn bản ủy quyền thể hiện việc một người giao quyền cho người khác thực hiện thủ tục. Tuy nhiên, trong môi trường điện tử, cần có cơ chế để xác nhận người đứng tên ủy quyền thực sự là người đã đưa ra ý chí đó, qua đó hạn chế nguy cơ lấy cắp thông tin người khác để sử dụng cho hồ sơ một doanh nghiệp giả mạo trái ý chí mà người bị lấy cắp thông tin không hề hay biết. Thực trạng này vốn dĩ đã xảy ra và đang là vấn đề pháp lý nghiêm trọng mà nhiều người vô tình bị vạ lây và đang vất vả xử lý.

Xác thực điện tử giúp bổ sung cơ chế kiểm chứng này. Khi người ủy quyền trực tiếp xác nhận trên VNeID, việc sử dụng thông tin và quyền của họ để thực hiện thủ tục được xác nhận từ chính chủ thể có quyền. Qua đó, cơ chế này góp phần hạn chế giả mạo danh tính, sử dụng thông tin trái phép và thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp trái với ý chí của người có liên quan.

Có thể nói, đây là bước bổ sung nhằm tăng tính an toàn và minh bạch cho việc ủy quyền trên môi trường số. Dù phát sinh thêm một thao tác, việc xác nhận trực tiếp từ người ủy quyền giúp các bên rõ ràng hơn về việc ai là người ủy quyền, ai là người được ủy quyền và việc ủy quyền có thực sự được đồng ý hay không.

Trên đây là nội dung tư vấn về “Xác thực điện tử qua VNeID khi thực hiện hồ sơ đăng ký doanh nghiệp”

Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.

Biên soạn: Trần Lê Thảo Khuyên

Người hướng dẫn: Lê Tiến Thành

Luật sư kiểm duyệt: Luật sư Thuận