Thủ tục đăng ký nội quy lao động, nội quy lao động (NQLĐ) là văn bản do chính NSDLĐ ban hành quy định các quy tắc, các hành vi, các biện pháp xử lý đối với NLĐ trong doanh nghiệp và một số trường hợp áp dụng cả đối với NSDLĐ. Khi doanh nghiệp có từ 10 NLĐ trở lên thì bắt buộc phải xây dựng NQLĐ cho doanh nghiệp mình bằng văn bản[1]. NQLĐ phải thể hiện được các nội dung chủ yếu theo quy định trong NQLĐ cũng như các quy định trong đó không được trái với pháp luật lao động. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, bạn có thể tham khảo bài viết “Nội quy lao động” trên trang tuvanluat.vn.
Khi đã xây dựng được bản dự thảo NQLĐ của công ty đáp ứng được các nội dung theo quy định. NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, cụ thể ở đây là tổ chức công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp hoặc nếu chưa thành lập tổ chức công đoàn cơ sở thì phải tham khảo công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở[2]. Về công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp, hiện nay Nhà nước đang khuyến khích thành lập công đoàn tại doanh nghiệp vì đây là tổ chức đại diện cho tập thể NLĐ trong doanh nghiệp có tiếng nói, có quyền tham gia góp ý với NSDLĐ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ. Thực tế, việc thành lập công đoàn là hoàn toàn tự nguyện. Nếu tại doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn thì công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở sẽ có trách nhiệm với NLĐ của doanh nghiệp. Như vậy, khi ban hành NQLĐ có liên quan đến quyền và lợi ích của NLĐ thì NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức công đoàn cơ sở hoặc công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở.
Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành NQLĐ, NSDLĐ tiến hành thủ tục đăng ký NQLĐ của mình với Sở LĐ-TBXH cấp tỉnh. Trình tự và thủ tục đăng ký như sau:
Bước 1:Tổ chức họp lấy ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở
Lấy ý kiến của BCH công đoàn tại công ty nếu công ty đã thành lập công đoàn. Nếu chưa thành lập công đoàn tại cơ sở thì phải lấy ý kiến của BCH công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở (Liên đoàn Lao động cấp Quận/Huyện).
Hồ sơ (chỉ áp dụng với trường hợp lấy ý kiến BCH công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở)
- Nội quy lao động (1 bản)
- Công văn về việc ĐK Nội quy lao động (1 bản)
- Giấy CN ĐKDN (bản sao chứng thực)
- Công văn gửi sở LĐ-TB-XH (1 bản)
Nộp tại Liên đoàn Lao động cấp Quận/huyện
Bước 2: Lấy ý kiến của NLĐ và ban hành nội quy lao động tại công ty
- Lấy ý kiến của NLĐ về nội dung quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong bảng Nội quy lao động đã ban hành.
- Lập quyết định ban hành nội quy lao động tại công ty và niêm yết NQLĐ tại trụ sở.
Công ty phải nộp HS đăng ký NQLĐ trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành quyết định NQLĐ.
Bước 3: Đăng ký NQLĐ
- Hồ sơ:
- Công văn đề nghị đăng ký NQLĐ
- Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất bản nội quy lao động của doanh nghiệp. (Quyết định ban hành Nội quy lao động, biên bản lấy ý kiến của NLĐ về phần quy định kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất trong bản NQLĐ)
- Biên bản lấy ý kiến của BCH công đoàn cơ sở công ty hoặc Biên bản lấy ý kiến của BCH công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở. (Đã xin ở Bước 1)
- Nội quy lao động
- Số lượng hồ sơ: 02 bộ (Cơ quan NN giữ 1 bộ, công ty giữ 1 bộ)
- Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Sở Lao động – Thương binh Xã hội. Hiện nay tại khu vực Tp.HCM, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã ủy quyền cho các Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội cấp Quận/huyện thực hiện việc đăng ký NQLĐ cho doanh nghiệp trên địa bàn. Như vậy, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ tại Phòng LĐ-TBXH hay Sở LĐ-TBXH đều được.
- Thời hạn giải quyết:
Khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động, Phòng/Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp giấy xác nhận đã nhận hồ sơ đăng ký nội quy lao động cho người sử dụng lao động.
Nội quy lao động có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày Phòng/Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nhận được hồ sơ đăng ký nếu trong thời hạn 07 ngày làm việc không có văn bản thông báo nội quy lao động có quy định trái với pháp luật cần phải sửa đổi, bổ sung.
Lưu ý:
Thực tế, NLĐ cần phải được xem xét để tránh các điều khoản vi phạm pháp luật do đó công ty cần mang bản NLĐ đến Phòng Lao động – Thương binh Xã hội để cán bộ xem trước, nếu có sửa đổi, bổ sung thì công ty thực hiện sửa đổi, bổ sung sau đó mới thực hiện các bước trên để tránh mất thời gian và công sức đi lại.
Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi về “Thủ tục đăng ký NQLĐ.”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Trần Thị Duyên
Cập nhật, bổ sung ngày 21.01.2021.
Người bổ sung: Lê Thị Tú Anh
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận
[1] Điều 118.1 BLLĐ 2019
[2] Điều 118.3 BLLĐ 2019
