Thủ tục báo tăng lao động đặt ra khi doanh nghiệp đi vào hoạt động thì việc tăng thêm lao động là không thể tránh khỏi. Giả sử công ty có nhu cầu tuyển dụng thêm NLĐ thì công ty phải làm thủ tục báo tăng với BHXH.Việc báo tăng LĐ với cơ quan BHXH là cần thiết để đảm bảo quyền lợi của NLĐ cũng như NSDLĐ. Theo đó, hồ sơ và thủ tục báo tăng LĐ như sau:
- Hồ sơ chuẩn bị
Đơn vị: 02 bản danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (Mẫu D02-TS).
Người lao động:
Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (Mẫu A01-TS), kèm theo 02 ảnh màu cỡ 3 x 4 cm (01 ảnh dán trên tờ khai tham gia BHXH, BHYT; 01 ảnh lưu cùng hồ sơ tham gia để xây dựng cơ sở dữ liệu).
– Đối với người đã hưởng BHXH một lần nhưng chưa hưởng BHTN: thêm giấy xác nhận thời gian đóng BHTN chưa hưởng BHTN do cơ quan BHXH nơi giải quyết BHXH một lần cấp.
– Đối với người được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (người có công…): thêm bản sao giấy tờ liên quan (kèm theo bản chính) để chứng minh.
- Trình tự thủ tục
Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan BHXH cấp quận/huyện
Cách 2: Nộp hồ sơ online
Bước 1: Tải phần mềm kê khai BHXH
Bạn truy cập vào trang web theo đường link https://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/#/index
Bạn cài đặt và truy cập vào phần mềm KBHXH có biểu tượng
Bước 2: Truy cập vào hệ thống với ID và mật khẩu đã được cấp
Bước 3: Nhập đầy đủ thông tin doanh nghiệp thực hiện việc kê khai BHXH
(Lưu ý: Các trường dấu * là trường bắt buộc không được để trống thông tin)
- Sau khi đã điền đầy đủ thông tin thì bạn bấm nút “Ghi” góc phải màn hình
Bước 4: Cập nhật danh mục mã đơn vị/ phòng ban
- Nhập tên phòng ban và quy định mã cho phòng ban bằng cách thêm mới. Sau đó bấm ghi để lưu thông tin.
Bước 5: Cập nhật danh sách người lao động báo tăng
- Điền đầy đủ thông tin LĐ báo tăng tại tab “Thông tin NLĐ” như: Họ và tên, Mã NLĐ, chọn tình trạng tương ứng cho người lao động. Bạn sẽ dựa vào tình trạng này của người lao động để khai báo các nghiệp vụ tương ứng như báo tăng…
- Sau khi điền thông tin xong, bạn chuyển qua tab “ Thông tin tham gia BHXH, BHYT” tiếp tục điền thông tin như Số HĐ, loại HĐ, ngày có hiệu lực, ngày ký,…
(Lưu ý: Các trường dấu * là trường bắt buộc không được để trống thông tin)
- Trường hợp người lao động chưa có mã số bảo hiểm xã hội thì khai báo thêm phụ lục thành viên gia đình tại Tab “Thành viên hộ gia đình”
- Sau khi đã hoàn tất mọi thông tin bắt buộc, bạn bấm nút “ghi” để lưu thông tin
- Nếu bạn muốn nhập thêm người mới thì bạn bấm nút “ Thêm mới” tại góc phải màn hình và thực hiện điền thông tin như NLĐ trước đó.
Bước 6: Tạo hồ sơ
- Trong tab “Quản lý hồ sơ” chọn “tạo mới hồ sơ”
Bước 7: Chọn nghiệp vụ
- Lựa chọn các nghiệp vụ báo tăng NLĐ. Sau đó lựa chọn NLĐ muốn báo tăng như hình :
- Sau đó lựa chọn lao động ở “B2. Chọn lao động” và chọn LĐ cần đưa vào danh sách
- Kết quả sẽ được hiển thị như sau:
Bước 8: Lập hồ sơ
- Sau khi đã chọn xong NLĐ, bạn nhấn nút lập hồ sơ phía góc phải màn hình
Màn hình sẽ hiển thị như sau:
- Bạn điền thông tin tháng/ năm đăng ký BHXH, BHYT và bấm nút “chọn”
- Kết quả hiển thị như hình bên dưới:
Bước 9: Nộp hồ sơ
- Màn hình hiển thị kết quả thông tin NLĐ đăng ký. Bạn kiểm tra thật kỹ thông tin trước khi ký hồ sơ nộp. Sau khi đã chắc chắn các thông tin của NLĐ, bạn gắn token và nộp hồ sơ tại góc trái màn hình giao diện:
Hộp thoại xuất hiện và bạn lựa chọn nút “Ký hồ sơ”
- Khi bạn bấm vào nút ký hồ sơ, hộp thoại danh sách LĐ mà bạn muốn báo tăng sẽ lần lượt hiện ra. Bạn chỉ cần bấm nút “Ok” để ký và nhập mã pin cho từng LĐ báo tăng.
Sau khi hoàn thành việc ký hồ sơ, kết quả trả về sẽ được thể hiện như bên dưới:
– Sau khi chương trình báo ký thành công, bạn tiếp tục chọn Nộp hồ sơ màn hình sẽ hiển thị thông báo như sau:
– Lưu ý : không bấm vào nút “kết xuất hồ sơ” sau đó để lấy file đó nộp vì mục kết xuất hồ sơ chỉ để lưu trữ hoặc in hồ sơ nội bộ của công ty.
- Bấm nộp hồ sơ sau đó (2) lưu file tại vị trí dễ dàng để lấy.
Truy cập vào trang web http://gddt.baohiemxahoi.gov.vn/ đăng nhập bằng tài khoản đã đăng ký với cơ quan BHXH để nộp hồ sơ.
- Sau khi đăng nhập xong đơn vị chọn “Nộp hồ sơ” => “Chọn tệp” => chọn đến nơi lưu trữ file “BaoHiemDienTu.xml” rồi ấn open.
Sau đó bấm nộp hồ sơ:
Bước 10: Cập nhật kết quả vào phần mềm KBHXH
- Sau khi hoàn thành các bước nộp hồ sơ qua cổng thông tin, bạn thực hiện cập nhật trạng thái của bộ hồ sơ vào chương trình để dễ dàng cho quá trình quản lý.
- Nếu hồ sơ nộp thành công, bạn tích chọn vào mục Nộp thành công như sau:
- Sau đó, bạn kích chọn nút Ghi, chương trình hiển thị thông báo cập nhật trạng thái thành công như sau:
- Bạn chọn OK, bộ hồ sơ chuyển sang trạng thái đã nộp.
- Sau khi đã cập nhật trạng thái hồ sơ, bạn đã hoàn thành xong việc nộp hồ sơ và chờ kết quả từ BHXH trả về cho bạn.
Trên đây là nội dung chia sẻ của chúng tôi về thủ tục báo tăng lao động trên phần mềm kê khai BHXH. Đối với thủ tục báo Giảm LĐ cũng được thực hiện tương tự như thủ tục báo tăng LĐ nhưng chú ý phải chọn trường và mẫu điền như hình bên dưới:
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Trần Thị Duyên
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận
