Thời điểm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử đang được Nhà nước tích cực khuyến khích sử dụng vì những lợi ích mà nó mang lại cho các doanh nghiệp lẫn cơ quan nhà nước. Các quy định đề cập đến việc áp dụng hóa đơn điện tử bắt đầu từ thời điểm nào đang rất được các doanh nghiệp quan tâm. Vậy thời gian chính xác để bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử là khi nào? Bên cạnh đó, những mốc thời gian mà các doanh nghiệp cần quan tâm để bắt đầu thay đổi sang hóa đơn điện tử cần chú ý là gì. Vì thế, Luật Nghiệp Thành sẽ tư vấn bạn đọc nội dung trên.
- Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử
– Đầu tiên, hóa đơn điện tử là gì?[1]
Đây là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế và sẽ được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập qua phương tiện điện tử. Có bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
– Thứ hai, lợi ích hóa đơn điện tử[2]
Hóa đơn gửi đến khách hàng nhanh chóng
Đây là một trong những ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử, bởi vì chỉ cần có internet thì hóa đơn điện tử sẽ được gửi qua email, tin nhắn, các phương tiện liên lạc khác cho khách hàng rất dễ dàng. Khách hàng không cần mất thời gian chờ đợi mà sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn.
Không còn thất lạc, mất hóa đơn
Trong quá trình vận chuyển hay giao nhận hóa đơn giấy sẽ gia tăng rủi ro mất hay thất lạc hóa đơn. Điều đó làm ảnh hưởng cho các bên rất nhiều, do đó việc sử dụng hóa đơn điện tử dường như loại bỏ tình trạng trên. Bên cạnh đó, còn đảm bảo tính an toàn, bảo mật cho doanh nghiệp và khách hàng.
Giảm chi phí
Qua việc sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp phải in một số lượng lớn để dự trữ dùng, nên ngoài chi phí in hóa đơn giấy thì còn tốn thêm chi phí bảo quản hóa đơn chưa sử dụng. Với hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp không cần phải mất khoản phí trên.
- Thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử
Ban đầu, thời gian dự tính mà các doanh nghiệp phải bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử là từ ngày 01/11/2020. Theo đó, tại Nghị định 119/2018 có quy định “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế đối với các doanh nghiệp thì chậm nhất là ngày 01/11/2020. Và cũng thời gian trên thì Nghị định 51/2010 về hóa đơn bán hàng hóa dịch vụ cũng hết hiệu lực thi hành.”[3]
Tuy nhiên, tại Nghị định 123/2020 mới ban hành quy định về hóa đơn chứng từ ban hành ngày 19/10/2020 đã bãi bỏ nội dung trên.[4] Và tại văn bản này cũng có quy định về áp dụng hóa đơn điện tử sẽ bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/7/2022.
Ngoài ra, Luật Quản lý thuế 2019 cũng đã quy định rõ: “Quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này có hiệu lực từ ngày 01/7/2022; khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử của Luật này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022”[5]
Do đó, có thể hiểu chính xác thời điểm bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đó là từ ngày 01/07/2022. Nghĩa là các tổ chức, cá nhân nên bắt đầu áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử trước ngày 01/7/2022.
- Một số quy định chuyển tiếp mà doanh nghiệp cần chú ý[6]
Doanh nghiệp đang hoạt động trước ngày 19/10/2020
– Đối với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn giấy:
Nếu doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, hóa đơn đã mua của cơ quan thuế (hóa đơn giấy) thì sẽ được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/6/2022 và vẫn tuân thủ các quy định về hóa đơn bán hàng hóa, dịch vụ.[7]
– Đối với doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử:
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử (không có mã của cơ quan thuế hoặc có mã của cơ quan thuế) thì vẫn tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 30/6/2022 và thực hiện theo quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.[8]
Doanh nghiệp hoạt động từ ngày 19/10/2020
Mà đã được cơ quan thuế thông báo chuyển đổi sang hóa đơn điện tử nếu:
Cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định 123/2020 cùng với nộp tờ khai thuế GTGT.
Sau đó, cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.
Doanh nghiệp mới thành lập từ ngày 19/10/2020
– Cơ sở kinh doanh mới thành lập từ ngày 19/10/2020 khi được cơ quan thuế thông báo áp dụng hóa đơn điện tử:
+ Nếu đáp ứng được điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin thì sử dụng hóa đơn điện tử
+ Nếu chưa đáp ứng được điều kiện trên thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy.
Sau thời gian sử dụng hóa đơn giấy thì các doanh nghiệp cần tuân thủ áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022 như đã quy định.
Trên đây là nội dung tư vấn về “Thời điểm bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử”.
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, rất mong nhận được phản hồi và góp ý bổ sung.
Biên tập: Nguyễn Linh Chi
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận
[1] Điều 3.2 Nghị định 123/2020
[2] Tham khảo Tapchitaichinh.vn truy cập ngày 10/11/2019
[3] Điều 35.2, 4 Nghị định 119/2018
[4] Điều 59.3 Nghị định 123/2020
[5] Điều 151 Luật Quản lý thuế 2019
[6] Điều 60 Nghị định 123/2020
[7] Quy định tại Nghị định 51/2010
[8] Quy định tại Nghị định 51/2010
