PHƯƠNG ÁN QUẢN LÝ VẬN HÀNH CHUNG CƯ ……………………
Kính gửi: BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ ……………………
- Căn cứ vào yêu cầu chào giá đấu thầu công tác quản lý vận hành của Ban Quản trị chung cư ……………………. Địa chỉ: …………………………… Tp. Hồ Chí Minh. Công ty Cổ phần Dịch vụ …………………………… xin trình bày phương án nhân sự và báo giá dịch vụ quản lý vận hành tại chung cư …………………… như sau:
I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH:
1/ Quy mô chung cư:
- Địa điểm Chung cư: Số …………………………… Tp. Hồ Chí Minh.
- Loại nhà Chung cư: Căn hộ để ở và kinh doanh dịch vụ.
– Quy mô Chung cư: gồm 02 khối A-B cao 24 tầng với 320 căn hộ và diện tích kinh doanh dịch vụ + 02 tầng hầm + sân thượng.
2/ Nguồn thu phí Chung cư hiện nay:
2.1 Phí quản lý: Phí quản lý căn hộ, phí quản lý khu dịch vụ thương mại.
2.2 Phí khác: Thu phí quảng cáo thang máy, các nhà mạng, trạm điều hành taxi …
II/ ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH:
- Thuận lợi:
- Chung cư tọa lạc tại khu vực đắc địa, tiếp giáp với trung tâm Thành phố và dễ dàng kết nối tới các khu đô thị hiện đại: Khu đô thị Phú Mỹ Hưng – Quận 7, khu đô thị mới Thủ Thiêm – Quận 2 …
- Chung cư là khu căn hộ chất lượng cao, đời sống và trình độ dân trí của các hộ dân cư khá đồng đều, cư dân lịch sự, thân thiện.
- Chung cư có chất lượng sống tốt nên yêu cầu về chất lượng dịch vụ tương đối cao, đây sẽ là cơ hội để Công ty nâng cao khả năng cung cấp dịch vụ cũng như uy tín của Công ty.
- Khó khăn:
– Chung cư tọa lạc tại Quận 4 – là khu vực có tình hình an ninh trật tự rất phức tạp. Bên cạnh đó, Chung cư có các khu vực kinh doanh dịch vụ, ngân hàng nên sẽ có lượng khách đến Chung cư đông, đối tượng xấu có thể trà trộn vào Chung cư.
– Hầm xe hiện do Chủ đầu tư quản lý cho nên có một công tác quản lý vận hành sẽ không thống nhất và sự phối hợp công tác an ninh. Mặt khác, hiện nay hầm xe lượng xe nhiều, cách sắp xếp, bố trí các vị trí đậu xe chưa ngăn nắp, khoa học gây khó khăn cho cư dân khi ra vào hầm xe. Tình trạng nấu ăn, sinh hoạt tại hầm xe gây khó khăn trong công tác an toàn PCCC và tiềm ẩn nguy cơ cao về cháy nổ…
III/ PHƯƠNG ÁN QUẢN LÝ CHUNG CƯ:
- Về an ninh:
- Bố trí 01 vị trí ca trưởng (02 nhân sự) điều hành mọi hoạt động của lực lượng bảo vệ, hỗ trợ các vị trí, kiểm tra, kiểm soát an ninh, PCCC tại Chung cư.
- Bố trí 01 vị trí bảo vệ (02 nhân sự) tại khu vực cổng ra – vào của Chung cư, kiểm soát vòng ngoài đối với người và phương tiện ra – vào Chung cư.
- Bố trí 01 vị trí bảo vệ (02 nhân sự) cơ động, tuần tra kiểm soát an ninh, PCCC tại các tầng lầu khu vực Block A và Block B.
- Bố trí 01 vị trí bảo vệ (02 nhân sự) giám sát camera, phát hiện các vấn đề khả nghi, bất thường, liên hệ với các vị trí bảo vệ, các bộ phận khác để giải quyết các vấn đề phát sinh tại Chung cư.
- Bố trí 01 vị trí bảo vệ (02 nhân sự) trực tại sảnh tầng trệt Block A, kiểm soát tình hình an ninh trật tự, PCCC tại khu vực làm việc; hỗ trợ cư dân vận chuyển hàng hóa, đồ vật cồng kềnh bằng thang máy, kiểm soát tất cả khách vào, ra tại khu căn hộ Block A.
- Bố trí 01 vị trí bảo vệ (02 nhân sự) trực tại sảnh tầng trệt Block B, kiểm soát tình hình an ninh trật tự, PCCC tại khu vực làm việc; hỗ trợ cư dân vận chuyển hàng hóa, đồ vật cồng kềnh bằng thang máy, kiểm soát tất cả khách vào, ra tại khu căn hộ Block B.
=> Như vậy, với phương án bảo vệ an ninh trật tự, tổng số bảo vệ cần bố trí tại Chung cư …………………… là 06 vị trí gồm 12 nhân viên bảo vệ.
- Vệ sinh môi trường:
- Bố trí 01 Tổ trưởng vệ sinh thực hiện công tác giám sát bộ phận vệ sinh và thực hiện công tác vệ sinh khu vực sảnh, khuôn viên đường nội bộ, thang máy.
- Bố trí 02 nhân viên vệ sinh thực hiện công tác vệ sinh phần diện tích sở hữu chung tại Lock A.c
- Bố trí 02 nhân viên vệ sinh thực hiện công tác vệ sinh phần diện tích sở hữu chung tại Lock B.
- Bố trí 01 nhân viên vệ sinh thay thế các nhân viên vệ sinh nghỉ off.
- Ngoài ra, định kỳ Công ty …………………………… sẽ cử bộ phận dịch vụ vệ sinh từ Công ty để hỗ trợ tại Chung cư …………………… như: hỗ trợ thực hiện đánh sàn tại sảnh, hành lang khu căn hộ, tổng vệ sinh các khu vực sử dụng chung của Chung cư.
=> Với phương án thực hiện vệ sinh môi trường như trên, số lượng nhân viên vệ sinh cần bố trí là: 06 nhân viên.
- Bộ phận chăm sóc cây xanh:
- Bố trí 01 nhân viên chăm sóc cây xanh, cảnh quan trong khuôn viên chung cư, làm việc 04h/ngày nhằm đảm bảo môi trường sống xanh, sạch, đẹp cho cư dân.
=> Với phương án chăm sóc cây xanh như trên, số lượng nhân viên chăm sóc cây xanh cần bố trí là: 01 nhân viên làm việc 04h/ngày làm việc.
- Vận hành hệ thống kỹ thuật:
- Bố trí 01 Phó ban quản lý kiêm kỹ thuật trưởng chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị, máy móc của tòa nhà đảm bảo hệ thống kỹ thuật tại Chung cư hoạt động ổn định, an toàn, tiết kiệm.
- Bố trí 03 nhân viên kỹ thuật vận hành, bảo dưỡng hệ thống kỹ thuật chung của Chung cư và hỗ trợ cư dân khi cần thiết.
=> Với phương án vận hành các hệ thống, trang thiết bị Chung cư như trên, số lượng nhân sự cần bố trí là: 01 kỹ thuật trưởng, 04 nhân viên kỹ thuật.
IV/ NHÂN SỰ QUẢN LÝ VẬN HÀNH:
- Bố trí nhân sự:
| Stt | Nội dung | Đvt | Số lượng | Thời gian làm việc |
| 1 | Trưởng ban | người | 1 | 8h/ngày |
| 2 | Phó ban kiêm kỹ thuật trưởng | người | 1 | 8h/ngày |
| 3 | Nhân viên kế toán kiêm lễ tân | người | 1 | 8h/ngày |
| 6 | Nhân viên Kỹ thuật | người | 3 | 24/24 (02 ca) |
| 7 | Nhân viên bảo vệ | người | `12 | 24/24 (02 ca) |
| 8 | Nhân viên vệ sinh | người | 6 | 8h/ngày |
| 10 | Nhân viên cảnh quan | người | 1 | 4h/ngày |
| Tổng cộng | người | 25 | ||
- Mô tả công việc:
| Stt | Vị trí | Nội dung công việc |
| 1 | Trưởng Ban quản lý: 01 người
| – Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Bảy. + Sáng từ: 08h00 – 12h00. + Chiều từ: 13h30 – 17h00. – Nhiệm vụ cụ thể: + Xây dựng các kế hoạch, qui định, qui trình, biểu mẫu về công tác Bảo vệ an ninh – trật tự, an toàn PCCC, Trang thiết bị vận hành, vệ sinh – môi trường cảnh quan tại Chung cư. + Hỗ trợ, lập kế hoạch diễn tập PCCC, báo cáo giám sát môi trường, xét nghiệm nước, mua bảo hiểm tại Chung cư theo quy định. + Kiểm soát các nhà thầu phụ cung cấp các dịch vụ và việc tuân thủ của người sử dụng đối với nội quy sử dụng Chung cư. + Kiểm tra thực hiện sổ sách, chứng từ thu – chi và báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm. + Tiếp nhận, xử lý và giải quyết các ý kiến của các tổ chức/cá nhân sử dụng căn hộ Chung cư. + Đề xuất cải tiến các dịch vụ tiện ích cho người sử dụng và thăm dò sự hài lòng của người sử dụng tại chung cư. + Tổ chức các sự kiện, hội nghị, họp cư dân định kỳ hoặc theo yêu cầu. + Mối quan hệ: Quan hệ giao tiếp với các cơ quan chính quyền (sở, ban ngành,…) và đối tác bên ngoài có liên quan đến chung cư. |
| 2 | Phó Ban quản lý kiêm kỹ thuật trưởng: 01 người | – Thời gian làm việc: Từ thứ hai đến thứ bảy. + Sáng từ: 08h00 – 12h00. + Chiều từ: 13h30 – 17h00. – Nhiệm vụ cụ thể: + Phụ trách chung tổ kỹ thuật, lập kế hoạch và triển khai thực hiện việc kiểm tra, giám sát và vận hành hệ thống kỹ thuật, trang thiết bị chung cư. + Giám sát tất cả nhân viên phòng kỹ thuật và đảm bảo tuân thủ quy trình làm việc. + Giám sát tất cả nhà thầu, nhà cung cấp làm việc tại chung cư. + Tham dự các cuộc họp với khách hàng để giải quyết sự cố, cải tiến hệ thống. + Làm việc, báo cáo công việc hàng tuần, tháng về công tác vận hành hệ thống kỹ thuật toàn chung cư, tình trạng thiết bị hiện tại, các vấn đề liên quan đến vận hành, bảo trì, sữa chữa, thay thế thiết bị, tình hình dự trù, kế hoạch bảo trì dự phòng, tiết kiệm chi phí, năng lượng,… + Phát triển và thi hành công tác tiết kiệm chi phí, tiết kiệm năng lượng cho chung cư. + Lãnh đạo bộ phận kỹ thuật trong công tác giải quyết sự cố, đưa ra quyết định để đảm bảo sự cố được giải quyết triệt để. Bạn cần tư vấn dịch vụ này!
+ Đánh giá và đề xuất quá trình đào tạo cho nhân viên thông qua các buổi hội thảo, triển lãm, lớp đào tạo. + Lên kế hoạch, lịch bảo trì, quy trình xử lý sự cố, quy trình vận hành chuẩn cho bộ phận kỹ thuật. + Xây dựng, huấn luyện công tác an toàn PCCC (nội bộ) cho đội ngũ kỹ thuật, bảo vệ, tạp vụ của chung cư. – Thay mặt Trưởng ban xử lý công việc khi Trưởng ban vắng. |
| 3 | Kế toán kiêm lễ tân: 01 người | – Thời gian làm việc: Từ thứ hai đến thứ bảy. + Sáng từ 08h00 – 12h00. + Chiều từ 13h30 – 17h00. – Nhiệm vụ: + Thu các loại tiền phí của cư dân; + Nộp tiền vào tài khoản Ban quản trị; + Chịu trách nhiệm lập và báo cáo chi phí, tài chính hàng tháng, hàng quý, hàng năm của chung cư cho Ban quản trị; + Phát hành các thông báo phí (tiền phí quản lý, nước,…) cho cư dân; + Thu hộ cư dân tiền điện, chi phí internet, truyền hình cáp (nếu có),…; + Phối hợp, hỗ trợ nhân viên khác thực hiện nhiệm vụ; + Hướng dẫn thủ tục đăng ký, hủy xe, thẻ từ thang máy, và các dịch vụ tiện ích khác tại Chung cư; + Nhận phản ánh từ khách hàng, hướng dẫn khách hàng thực hiện theo quy định, quy trình; + Tiếp nhận, giải đáp thắc mắc và truyền tải thông tin của khách hàng theo đúng thẩm quyền và quy định của Chung cư; + Ghi chép, cập nhật mọi thông tin về khách hàng; + Hướng dẫn thủ tục cấp định mức nước cho cư dân; + Đề xuất các giải pháp chăm sóc khách hàng; + Duy trì niềm tin và sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ của Công ty; + Báo cáo định kỳ và đột xuất các sự vụ, sự việc kịp thời cho Trưởng ban; + Thực hiện những công việc khác khi được yêu cầu từ Ban Quản trị, Ban Quản lý. |
| 4 | Nhân viên kỹ thuật: 03 người
| – Thời gian làm việc: Chia làm 02 ca: + Ca ngày 01 nhân viên và kỷ sư trưởng hỗ trợ + Ca đêm 02 nhân viên (kể cả ngày lễ, tết). – Nhiệm vụ: + Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát hệ thống trang thiết bị kỹ thuật của chung cư: Điện, nước, PCCC và các thiết bị khác trong chung cư, đảm bảo hệ thống này hoạt động thông suốt, đúng quy trình, quy chuẩn, an toàn và hiệu quả; + Tổ chức lắp đặt, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị kỹ thuật theo sự phân công của Ban quản lý chung cư; + Tổ chức lắp đặt, sửa chữa, bảo trì, bảo dưỡng các thiết bị kỹ thuật theo sự phân công của Ban quản lý chung cư; + Giám sát mọi hoạt động của nhà thầu, khách hàng, các hộ dân trong việc lắp đặt, sửa chữa, bảo trì hệ thống thiết bị trong chung cư, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến kết cấu và hệ thống thiết bị chung của chung cư; + Theo dõi và khắc phục mọi sự cố phát sinh về quá trình vận hành của các thiết bị kỹ thuật; + Đề xuất những giải pháp, biện pháp với Ban quản lý chung cư, nhằm đảm bảo hệ thống thiết bị vận hành tốt, an toàn và hiệu quả; + Hỗ trợ cư dân các công việc khi cần thiết; + Phối hợp thực hiện công tác PCCC, ANTT, vệ sinh môi trường; + Những công việc khác khi được yêu cầu từ Ban quản lý, Ban quản trị. |
| 5 | Nhân viên Bảo vệ: 12 người | – Thời gian làm việc: Chia làm 02 ca, từ thứ Hai đến Chủ nhật (12h/ca kể cả ngày lễ, tết). + Ca 1: từ 6g00 – 18g00 (06 người) + Ca 2: từ 18g00 – 6g00 (mỗi ca 06 người) + Phân công 02 ca trưởng giám sát, điều hành hoạt động của lực lượng bảo vệ. – Nhiệm vụ: + Tuần tra, kiểm soát nhằm đảm bảo an ninh trật tự tại chung cư; + Hướng dẫn các phương tiện ra vào chung cư dừng, đậu, đỗ dúng nơi quy đinh; + Kiểm soát an toàn Phòng cháy chữa cháy, phòng ngừa và ngăn chặn các tệ nạn, duy trì nội quy, quy chế quản lý hoạt động tại chung cư; + Kiểm tra, cập nhật thông tin đối với khách đến thăm, liên hệ làm việc với các Công ty và tất cả các nhà thầu phụ đến làm việc tại chung cư; + Kiểm tra các phương tiện phòng cháy chữa cháy, hệ thống đèn chiếu sáng các tầng và vệ sinh môi trường hành lang lối đi công cộng; + Phối hợp với cảnh sát khu vực trong việc đăng ký tạm trú của các căn hộ, cập nhật thông tin một cách kịp thời về tình hình an ninh trật tự tại Chung cư; + Hỗ trợ cư dân khi cần thiết; + Phối hợp với các bộ phận khác trong công tác an ninh trật tự, PCCC, vệ sinh môi trường…tại Chung cư. + Những công việc khác khi được yêu cầu từ Ban quản lý, Ban quản trị. |
| 6 | Nhân viên Vệ sinh: 6 người
| – Thời gian làm việc: 8h/ngày, Từ thứ hai đến chủ nhật. + Sáng từ 06h30 – 11h00. + Chiều từ 13h00 – 16h30. + Bố trí 02 nhân viên trực đến 18 giờ hàng ngày. + Nhân viên vệ sinh được nghỉ 1 ngày/tuần. (Các ngày nghỉ của nhân viên vệ sinh luân phiên nhau nhằm đảm bảo được công tác vệ sinh tại chung cư). + Đối với những ngày lễ, tết: Ban quản lý phân công người trực nhằm đảm bảo chung cư luôn được sạch sẽ. – Nhiệm vụ: + Thực hiện công tác vệ sinh môi trường, thu gom rác, vệ sinh phòng rác; + Quét dọn, lau chùi hành lang chung, thang máy của Chung cư; + Quét dọn lau chùi thang bộ, thang thoát hiểm, cửa thoát hiểm, phòng máy, ô cửa kính các tầng, quét váng nhện…; + Phối hợp thực hiện công tác ANTT, PCCC, vận hành kỹ thuật… Ngoài ra, hàng tháng bộ phận dịch vụ vệ sinh của Công ty …………………………… sẽ hỗ trợ vệ sinh định kỳ tại Chung cư. |
| 7 | Nhân viên cảnh quan: 01 người | – Thời gian làm việc: 04h/ngày, Từ thứ hai đến thứ bảy. – Nhiệm vụ: + Vệ sinh khu vực cảnh quan chung của chung cư; + Cắt tỉa, bón phân, tưới nước; + Xử lý, thay thế các cây bị chết; + Trang trí cây xanh, hoa các dịp lễ, tết…; + Đề xuất các phương án nhằm giúp cho chung cư luôn xanh, sạch, đẹp. + Phối hợp thực hiện công tác ANTT, PCCC, vận hành kỹ thuật… |
| 8 | Ban lãnh đạo Công ty | Ban lãnh đạo Công ty …………………………… thường xuyên đến Chung cư để hướng dẫn, kiểm tra, hỗ trợ Ban quản lý Chung cư thực hiện tốt công việc được giao. |
- ĐỀ XUẤT MỨC THU PHÍ QUẢN LÝ VÀ CHI PHÍ:
Với phương án quản lý vận hành nêu trên và để đảm bảo cho công tác quản lý vận hành Chung cư một cách tốt nhất và có đủ kinh phí quản lý vận hành. Công ty …………………………… xin trình bày phương án thu và chi các khoản như sau:
- Công ty …………………………… được hưởng các khoản thu sau:
– Giá dịch vụ căn hộ có cư dân: 6,600đ/m2/tháng (bao gồm VAT).
– Giá dịch vụ cho diện tích kinh doanh thương mại và hầm xe : 6,600nđ/m2/tháng (chưa bao gồm VAT).
Ngoài ra Công Ty Cổ Phần Dịch Dịch …………………………… còn hưởng được hưởng các doanh thu dịch vụ:
– Doanh thu quảng cáo thang máy Tòa nhà;
– Doanh thu tram điều hành xe Taxi;
– Doanh thu đặt máy ATM;
– Doanh thu cáp, Internet của các nhà mạng.
– Doanh thu cho thuê mặt bằng giữ xe phiếu sau Chung cư;
- Công ty …………………………… phải trả các khoản chi phí sau:
Tổng nhân sự công tác quản lý vận hành : 25 nhân sự
– Trưởng ban quản lý : 01 nhân sự
– Kế toán kiêm chăm sóc khách hàng : 01 nhân sự
– Tổ trưởng Kỹ thuật : 01 nhân sự
– Nhân viên kỹ thuật : 03 nhân sự
– Nhân viên bảo vệ : 12 nhân sự
– Nhân viên vệ sinh : 06 nhân sự
– Nhân viên cây xanh : 01 nhân sự
– Và các khoản chi phí trong công tác nhân sự:
+ Lương, thưởng, BHYT, BHTN, BHXH, khám sức khỏe, chi phí đào tạo;
+ Trang bị máy vi tính, máy in, nước uống, internet, điện thoại;
+ Đồng phục, giày, cầu vai, nón, bộ đàm;
+ Trang bị các dụng cụ cơ bản cho việc sửa chữa nhỏ như: Kềm cộng lực, xà beng, búa tạ.
+ Cây lau sàn, chổi, xe đẩy, dụng cụ phục vụ cho công tác vệ sinh, dụng cụ cơ bản phục vụ cho công tác chăm sóc cây xanh.
- Các khoản chi phí khác phục vụ cho công tác quản lý vận hành:
Ngoài chi phí cho công tác nhân sự trên, Công ty …………………………… sẽ chi trả các khoản chi phí trong công tác quản lý vận hành như sau:
– Chi phí công cụ dụng cụ phục vụ cho nhiệm vụ vận hành chung cư ;
– Chi phí điện, nước công cộng;
– Chi phí dịch vụ xử lý rác và chất thải nguy hại;
– Chi phí kiểm định nước;
– Chi phí báo cáo giám sát môi trường;
– Chi phí vệ sinh hồ nước;
– Chi phí phân bón chăm sóc cây cảnh;
– Chi phí thù lao cho các thành viên BQT;
– Chi phí in ấn tài liệu, văn phòng phẩm, hội họp;
– Chi phí điễn tập PCCC;
– Chi phí trang trí lễ tết;
– Chi phí bảo hiểm cháy nổ;
– Chi phí kết nối hệ thống PCCC;
– Chi phí dầu chạy máy phát điện .
– Chi phí sửa chữa nhỏ;
– Chi phí kiểm định chống sét;
– Chi phí dịch vụ kiểm soát côn trùng;
– Chi phí vật tư hóa chất rác sinh hoạt –nguy hại;
Ngoài các khoản chi phí nêu trên, khi có chi phí khác phát sinh: Hệ thống PCCC (bảo trì hệ thống, lăng, vòi, đèn chiếu sáng sự cố, bơm bình PCCC), hệ thống Camera, hệ thống cấp nước sinh hoạt, chi phí kiểm định, sửa chữa thang máy, bảo trì thang máy, bảo trì máy phát điện,…Ban Quản lý Chung cư sẽ trình Ban Quản trị xem xét phê duyệt.
Trên đây là phương án quản lý vận hành Chung cư …………………… của Công ty …………………………… và với phương châm “Dịch vụ tốt nhất, tiện lợi nhất và chất lượng tốt nhất”, Công ty …………………………… cam kết “Mang đến cho Quý khách hàng sự hài lòng nhất về chất lượng” các dịch vụ mà công ty cung cấp.
Trân trọng kính chào!
CÔNG TY CP DV……………………….
Xem thêm bài viết “Kinh nghiệm lựa chọn nhà thầu sơn chống thấm nhà chung cư cao tầng” tại đây.
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
