Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam
(Cập nhật, bổ sung ngày 23/12/2025)
Trong quá trình sử dụng lao động nước ngoài, gia hạn giấy phép lao động là thủ tục bắt buộc khi giấy phép sắp hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc tại Việt Nam. Việc nắm rõ thủ tục, thời hạn và hồ sơ gia hạn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động thực hiện đúng quy định, tránh gián đoạn công việc và rủi ro pháp lý.
Sau đây, Luật Nghiệp Thành sẽ tư vấn bạn đọc nội dung trên tại bài viết này.
1.Chuẩn bị hồ sơ[1]
| STT | Thành phần hồ sơ | Lưu ý |
| 1 | Văn bản của NSDLĐ báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn giấy phép lao động | Mẫu số 03 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP |
| 2 | Giấy khám sức khỏe do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh | Phải hợp lệ, do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp (trừ trường hợp kết quả đã được kết nối, chia sẻ trên hệ thống dữ liệu y tế.) Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp chỉ được chấp nhận khi có thỏa thuận công nhận lẫn nhau và thời hạn không quá 12 tháng kể từ ngày cấp. |
| 3 | 02 ảnh màu kích thước 4 cm x 6 cm | Phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính |
| 4 | Giấy phép lao động | Còn thời hạn đã được cấp |
| 5 | Hộ chiếu | Còn thời hạn |
| 6 | Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc của người lao động nước ngoài, là một trong các giấy tờ sau: | |
| 6.1 Văn bản của người sử dụng lao động cử người lao động nước ngoài kèm hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết | Trường hơp thực hiện hợp đồng, thỏa thuận kinh tế – xã hội hoặc tham gia gói thầu, dự án tại Việt Nam | |
| 6.2 Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ; | Trường hợp chào bán dịch vụ; | |
| 6.3 Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam và phù hợp với vị trí dự kiến làm việc | Trường hợp được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam (không bao gồm di chuyển nội bộ doanh nghiệp) | |
| 6.4 Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý | Trường hợp Chủ tịch HĐQT, thành viên HĐQT công ty cổ phần; chủ sở hữu, thành viên công ty TNHH có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng. | |
| 6.5 Văn bản của người sử dụng lao động tại nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc có thời hạn tại hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam | Trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp | |
| 6.6 Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài | Trường hợp nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng | |
| Lưu ý: Các loại giấy tờ trên nếu do Việt Nam cấp thì phải cung cấp bản gốc hoặc bản sao có chứng thực. Nếu do nước ngoài cấp thì phải được hợp pháp lãnh sự và phải dịch ra tiếng Việt (trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự) | ||
2.Trình tự[2]
Bước 1: Tuyển dụng lao động Việt Nam đối với vị trí dự kiến sử dụng lao động nước ngoài (trường hợp thuộc diện tuyển dụng)
Đối với các trường hợp tuyển dụng người lao động nước ngoài theo các hình thức:
– Thực hiện hợp đồng lao động;
– Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam
– Thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam
Người sử dụng lao động phải thực hiện việc tuyển dụng lao động Việt Nam ít nhất 05 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ với các nội dung cơ bản như: vị trí công việc, lĩnh vực làm việc, hình thức làm việc, địa điểm làm việc, thời hạn làm việc và trình độ chuyên môn kỹ thuật (nếu có).
Sau đó, nếu không tuyển dụng được lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến, người sử dụng lao động mới được chuyển sang bước tiếp theo để giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Bước 2. Nộp hồ sơ
Sau khi không tuyển dụng được lao động Việt Nam, người sử dụng lao động lập báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo Mẫu số 03 đã đề cập, gửi cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ xem xét việc cấp giấy phép lao động.
Trong khoảng thời gian từ 10 đến 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao động nộp hồ sơ đề nghị gia hạn
Nộp tại: Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động nước ngoài đang làm việc,
Người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức:
- Nộp trực tiếp,
- Gửi qua bưu chính công ích hoặc
- Ủy quyền/thuê đơn vị, cá nhân thực hiện thủ tục.
Bước 3. Tiếp nhận và chuyển hồ sơ
Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận và chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền gia hạn giấy phép lao động.
Bước 4. Giải quyết hồ sơ
Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền quyết định gia hạn giấy phép lao động; trường hợp không chấp thuận phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Bước 4. Ký kết hợp đồng lao động (nếu áp dụng)
Người lao động nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, bao gồm làm việc cho cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức nước ngoài tại Việt Nam, sau khi được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo pháp luật lao động Việt Nam trước ngày tiếp tục làm việc.
Lưu ý:
– Khi có yêu cầu, người sử dụng lao động phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký đến cơ quan đã cấp giấy phép lao động (Hợp đồng có thể là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực).
– Giấy phép lao động của người nước ngoài được gia hạn theo thời hạn tương ứng với từng trường hợp làm việc cụ thể, nhưng chỉ được gia hạn một lần và thời hạn gia hạn tối đa không quá 02 năm.
Trên đây là nội dung tư vấn về “Thủ tục gia hạn GPLĐ của người nước ngoài tại VN”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, rất mong nhận được phản hồi và góp ý bổ sung.
Biên tập: Nguyễn Linh Chi
Cập nhật bổ sung ngày 18/12/2025
Người bổ sung: Nguyễn Huỳnh Bảo Khuyên
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận
[1] Điều 27 Nghị định 219/2025/NĐ-CP
[2] Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Views: 217
