Người dân sẽ có bản sao điện tử các loại giấy tờ
Trong thời gian vừa qua, nước ta đang ra sức triển khai và áp dụng môi trường điện tử vào trong các thủ tục hành chính. Từ các dịch vụ thanh toán trực tuyến như nộp phạt vi phạm giao thông, đổi giấy phép lái xe, nộp thuế cá nhân, doanh nghiệp, v.v… Những dịch vụ này đều đang được hoạt động trên trang Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Về vấn đề bản sao hay chứng thực giấy tờ, trước đây đều bằng bản giấy và được thực hiện trực tiếp. Điều đó gây ra nhiều trở ngại và trì trệ thời gian của đôi bên. Do vậy, bắt đầu từ ngày 22/05/2020, người dân có yêu cầu sẽ được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp các bản sao điện tử các loại giấy tờ. Cụ thể được thực hiện qua hai cách:[1]
– Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc
– Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
- Cấp bản sao điện tử từ sổ gốc
Việc cấp bản sao điện tử là do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp. Họ sẽ căn cứ vào sổ gốc mà mình đang quản lý để cấp bản sao điện tử.[2]
Vậy sổ gốc là gì?. Sổ gốc là sổ được lập ra bởi các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi cấp bản chính cho các cá nhân hay tổ chức. Theo đó, nội dung của sổ gốc có đầy đủ và chính xác như trong bản chính đã cấp.[3] Đây còn là cơ sở để quản lý các cá nhân, tổ chức thông qua sổ gốc.
Khi được cấp bản sao điện tử, thì nội dung trong bản sao đều đầy đủ và chính xác như đã được ghi nhận tại bản gốc[4]. Bên cạnh đó, các bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc sẽ có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch.[5]
Có thể thấy, cấp bản sao điện tử sẽ giúp ích rất nhiều trong tương lai nếu được sử dụng rộng rãi. Trong trường hợp bị mất giấy tờ do đánh rơi, trộm cắp, v.v… Việc xin cấp lại giấy tờ mới sẽ mất rất nhiều thời gian. Do vậy, nếu có bản sao điện tử thì sẽ giúp ta chứng minh hoặc giải quyết một số vấn đề mà cần phải xuất trình giấy tờ, trong thời gian chờ đợi cấp giấy tờ mới. Bên cạnh đó, còn giúp bảo quản giấy tờ bản chính khi dùng bản sao điện tử thay thế.
- Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy, để chứng thực bản sao qua hình thức điện tử. Ta đều biết rằng, chứng thực là để chứng minh bản sao đó đúng với bản chính. Qua đó, sẽ giúp thực hiện các thủ tục bắt buộc như nhà đất, v.v… mà cần phải có chứng thực mới tiến hành được.
Cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực là Phòng Tư pháp và UBND cấp xã, phường, thị trấn, các Cơ quan đại diện ở nước ngoài và Công chứng viên.[6]
Thủ tục được thực hiện như sau:
– Người có yêu cầu sẽ phải xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu. Đó là cơ sở để chứng thực bản sao.
– Sau khi được kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính. Tiếp đó, người chứng thực sẽ ký số và cập nhật vào sổ chứng thực.
Bản sao điện tử sau khi được chứng thực sẽ được sử dụng thay cho bản chính đã dùng[7]. Nghĩa là sẽ không cần phải xuất trình bản chính, mà thay vào đó, người dân sẽ được phép sử dụng bản sao điện tử đã chứng thực để đối chiếu trong các giao dịch.
Lưu ý: Để có thể yêu cầu cấp bản sao điện tử hoặc yêu cầu chứng thực thì tổ chức, cá nhân nên đăng ký tài khoản tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp không có tài khoản thì tổ chức, cá nhân sẽ được cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số qua thư điện tử (mail).
- Đăng ký tài khoản tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Hiện tại đến tháng 12/2019, theo thống kê từ Văn phòng Chính phủ, đã có 7.476 tài khoản của công dân và doanh nghiệp đăng ký trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Vậy việc đăng ký tài khoản sẽ thực hiện như thế nào.
Đầu tiên, bạn truy cập vào đường link https://dichvucong.gov.vn/ và chọn mục đăng ký.
Hai đối tượng của dịch vụ công trực tuyến này là công dân và doanh nghiệp. Và tùy thuộc vào đối tượng mà sẽ lựa chọn mức độ trung bình hoặc mức độ cao.
Tại mức độ trung bình có 3 hình thức lựa chọn đó là thuê bao di động, bảo hiểm xã hội và bưu điện Việt Nam. Còn mức độ cao đó là USB ký số và SIM ký số.
Dựa vào lựa chọn của người dùng, thì khi đăng ký bạn sẽ phải liệt kê các nội dung được yêu cầu tại trang web.
Như đối với công dân thì nội dung mà họ phải cung cấp chủ yếu là họ tên, giới tính, ngày sinh, số CMT/CCCD, địa chỉ email. Nếu chọn thuê bao di động thì phải cung cấp số điện thoại, chọn bảo hiểm xã hội thì phải cung cấp mã bảo hiểm xã hội.
Đối với lựa chọn bưu điện Việt thì công dân phải cung cấp nội dung về địa chỉ và đăng ký cũng như kích hoạt tài khoản Post ID.
Với USB ký số và SIM ký số thì người dùng là doanh nghiệp và cả công dân. Người dùng bắt buộc phải tải về và cài đặt công cụ ký điện tử. Hiện tại, trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia đang sử dụng phần mềm chữ ký số của VNPT–CA Plugin.
Lưu ý: Việc chứng thực và cấp bản sao điện tử sẽ bắt đầu áp dụng vào ngày 22/05/2020.
Trên đây là nội dung tư vấn về “Người dân sẽ có bản sao điện tử các loại giấy tờ”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, rất mong nhận được phản hồi và góp ý bổ sung.
Biên tập: Nguyễn Linh Chi
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận
[1] Điều 10.1 Nghị định 45/2020
[2] Điều 3.8 Nghị định 45/2020
[3] Điều 2.7 Nghị định 23/2015
[4] Điều 3.8 Nghị định 45/2020
[5] Điều 10.2 Nghị định 45/2020
[6] Điều 5 Nghị định 23/2015
[7] Điều 10.3.b Nghị định 45/2020
