Đóng dấu doanh nghiệp có bắt buộc trong mọi trường hợp?
Đóng dấu doanh nghiệp có bắt buộc trong mọi trường hợp?
Con dấu doanh nghiệp là một công cụ, phương tiện đặc biệt có giá trị pháp lý, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quản lý hoặc doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng. Con dấu này được dùng để đóng vào các tài liệu, giấy tờ, hợp đồng,…của công ty theo quy định của pháp luật. Thủ tục đăng ký mẫu dấu là một trong những thủ tục quan trọng bên cạnh các thủ tục, trình tự đăng ký thành lập doanh nghiệp khác. Cho nên, sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp từ Phòng đăng ký kinh doanh, Sở tư pháp (đối với các doanh nghiệp do Sở tư pháp cấp phép[1]), Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (đối với các doanh nghiệp do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam cấp phép[2]),…thì người đại diện của doanh nghiệp đó cần đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền để làm thủ tục đăng ký sử dụng mẫu dấu cho công ty mình, công khai hóa (khai trương) việc thành lập và đưa vào sử dụng trong hệ thống sổ sách kế toán,…
Theo pháp luật hiện hành, một doanh nghiệp có thể tự quyền quyết định về hình thức và số lượng con dấu[3]. Do đó, việc một doanh nghiệp sở hữu nhiều con dấu là hoàn toàn có thể. Điều này góp phần tạo điều kiện dễ dàng, thuận tiện hơn cho hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là ở những doanh nghiệp có nhiều cơ sở kinh doanh ở các địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp chỉ được phép có một mẫu dấu thống nhất về hình thức, nội dung và kích thước[4]. Như vậy, có thể hiểu việc doanh nghiệp được tự quyền quyết định số lượng con dấu thực chất chỉ là quyền được quyết định về số lượng “bản sao” mẫu con dấu.
Hiện nay, còn nhiều tranh cãi xoay quanh vấn đề về việc quản lý, sử dụng và xác định giá trị pháp lý thực sự của việc đóng dấu.
Trên con dấu doanh nghiệp thường thể hiện các thông tin cơ bản như mã số doanh nghiệp, tên doanh nghiệp,…do đó có thể hiểu, con dấu thể hiện vị trí pháp lý của doanh nghiệp. Cùng với đó, việc sử dụng con dấu để đóng vào các giấy tờ, tài liệu và văn bản của công ty thể hiện sự khẳng định giá trị pháp lý của các loại văn bản, giấy tờ, trong đó có các loại hợp đồng.
Con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu[5] và việc quản lý, sử dụng, lưu giữ con dấu được thực hiện theo quy định trong Điều lệ của công ty[6].
Theo pháp luật dân sự hiện hành, ngoài việc cho phép sự xác lập giao dịch bằng hình thức văn bản thông thường, thì hình thức giao dịch bằng lời nói hoặc dưới dạng một hành vi cụ thể nào đó cũng sẽ được công nhận[7]. Bên cạnh đó, việc sử dụng chữ ký điện tử hiện nay cũng đang rất thông dụng. Do đó, việc đóng dấu thực chất cũng chỉ là một thủ tục bổ sung và không hề ảnh hưởng đến ý chí giữa các bên trong việc xác lập giao dịch và hợp đồng.
Lưu ý: Các Doanh nghiệp được thành lập và chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành (Luật Luật sư, Luật Công chứng, Luật Chứng khoán, Luật các tổ chức tín dụng,…) cũng không có quy định bắt buộc về việc phải đóng dấu doanh nghiệp trong mọi trường hợp.
Như vậy, chúng ta có thể hiểu rằng việc đóng dấu chỉ nhằm cung cấp thêm thông tin, khẳng định hơn nữa về giá trị pháp lý của các văn bản và giấy tờ. Còn nếu như các bên không có thỏa thuận về việc phải sử dụng con dấu thì việc không đóng dấu cũng không làm mất đi giá trị pháp lý của các loại giấy tờ nêu trên. Đối với các loại hợp đồng, trừ những trường hợp pháp luật quy định bắt buộc phải đóng dấu (ví dụ hợp đồng xây dựng giữa các doanh nghiệp) thì việc các bên không đóng dấu vào hợp đồng cũng sẽ không khiến những hợp đồng đó bị vô hiệu.Tuy nhiên, trên thực tế, mọi văn bản và giấy tờ của doanh nghiệp hầu như đều phải được đóng dấu. Các cơ quan nhà nước thường sẽ không tiếp nhận những văn bản cho doanh nghiệp nộp mà không có đóng dấu của doanh nghiệp đó. Các doanh nghiệp trong giao dịch hợp đồng với nhau cũng sẽ thường yêu cầu đối phương đóng dấu vào hợp đồng để đề phòng khi rủi ro, tránh việc hợp đồng bị vô hiệu và gây thiệt hại.
Trên đây là tư vấn của Luật Nghiệp Thành về vấn đề “Đóng dấu doanh nghiệp có bắt buộc trong mọi trường hợp?”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Võ Thị Minh Thương.
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận.
[1] Điều 35 Nghị định 123/2013/NĐ-CP
[2] Điều 11.4, Điều 8.1 Luật các tổ chức tín dụng 2010
[3] Điều 44.1 Luật Doanh nghiệp 2014
[4] Điều 12.2 Nghị định 96/2015/NĐ-CP
[5] Điều 44.4 Luật Doanh nghiệp 2014
[6] Điều 44.3 Luật Doanh nghiệp 2014
[7] Điều 124 Bộ luật Dân sự 2015
