Văn bản do nước ngoài cấp, khi nào cần chứng thực, khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?
Văn bản do nước ngoài cấp, khi nào cần chứng thực, khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?
Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì cần thực hiện thủ tục chứng thực hoặc hợp pháp hóa lãnh sự. Vậy những thủ tục này được pháp luật quy định ra sao, mời quý bạn đọc hãy cùng Luật Nghiệp Thành tìm hiểu qua bài viết sau đây:
1.Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam[1]. Tức là các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và có giá trị sử dụng tại Việt Nam cần phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.
Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự[2]:
– Bộ Ngoại giao.
– Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
* Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà các cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm khác nhau.
2.Chứng thực là gì?
Chứng thực được hiểu là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận tính chính xác đối với văn bản, hồ sơ nào đó xem xét tính hợp pháp của các giấy tờ, văn bản, chữ ký của cá nhân, thông tin cá nhân để bảo vệ quyền và lợi ích của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong quan hệ dân sự, kinh tế, hành chính.
Cơ quan có thẩm quyền chứng thực[3]:
– Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.
– Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
– Công chứng viên.
* Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà các cơ quan có thẩm quyền, trách nhiệm khác nhau.
3. Trường hợp không phải hợp pháp hóa lãnh sự[4]
– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
– Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
– Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
– Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Bạn có thể tham khảo thêm Danh sách các nước và loại giấy tờ được miễn hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự để làm căn cứ xác định trường hợp không phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Ngoài ra, với các loại giấy tờ sau đây không cần hợp pháp hóa lãnh sự khi tiến hành chứng thực bản sao từ bản chính[5]:
– Hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú;
– Giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, bảng điểm.
Có thể hiểu là dù được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài nhưng với các loại giấy tờ trên thì chỉ cần chứng thực tại các cơ quan được nêu ở Mục 2 thì đã có thể sử dụng tại Việt Nam mà không cần phải thực hiện thêm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.
* Trường hợp ngoại lệ: Mặc dù có các loại giấy tờ được cấp bởi các nước thuộc danh sách miễn hợp pháp hóa lãnh sự hoặc thuộc các loại giấy tờ không cần hợp pháp hóa lãnh sự nhưng tại một số văn bản luật chuyên ngành có quy định riêng về yêu cầu hồ sơ vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự. Cụ thể là các loại giấy tờ trong các thủ tục như:
– Hồ sơ cá nhân của người lao động nước ngoài khi thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động;
– Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam;
– Người nước ngoài xin nhận con nuôi tại Việt Nam;
– Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam,…
Bạn đọc tham khảo: Hợp pháp hóa lãnh sự Bằng cấp nước ngoài tại Việt Nam
Trên đây là nội dung tư vấn về “Văn bản do nước ngoài cấp, khi nào cần chứng thực, khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Bùi Thị Như
Người hướng dẫn: Nguyễn Linh Chi
Người kiểm duyệt: Luật sư Thuận
[1] Điều 2.2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP
[2] Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP
[3] Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP
[4] Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP
[5] Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP
