Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam
Tình huống: Tôi hiện đang làm người đứng đầu văn phòng đại diện chuyên về lĩnh vực tư vấn đầu tư của một công ty nước ngoài tại Việt Nam (công ty mẹ tại Singapore). Hiện tại, do tình hình kinh tế gặp khó khăn nên công ty mẹ ở Singapore đang hoàn tất thủ tục giải thể. Do đó, văn phòng đại diện (VPĐD) tại Việt Nam cũng sẽ chấm dứt hoạt động. Hiện, VPĐD có 8 nhân viên làm việc, nếu chúng tôi ngừng hoạt động, chấm dứt mọi HĐLĐ, cho toàn bộ nhân viên (NLĐ) nghỉ việc thì chúng tôi cần thanh toán những khoản tiền nào cho NLĐ? Mong sớm nhận được phản hồi từ Luật sư.
Trả lời: Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đến Luật Nghiệp Thành. Với câu hỏi này chúng tôi có một số giải đáp như sau:
Hiện nay, các hoạt động đầu tư sản xuất, kinh doanh ở Việt Nam dưới hình thức VPĐD có thể hỗ trợ rất nhiều cho hoạt động kinh doanh cũng như tăng thêm một khoản lợi nhuận đáng kể cho công ty mẹ ở nước ngoài. Tuy nhiên, trên thực tế hiện nay, trong bối cảnh suy thoái kinh tế toàn cầu, tình hình kinh tế trở nên vô cùng khó khăn, hoạt động kinh doanh thua lỗ, trì trệ kéo dài. Cho nên, hiện tại không ít công ty ở nước ngoài đã phải tiến hành thủ tục giải thể, kéo theo đó các VPĐD tại Việt Nam cũng phải đóng cửa, ngừng hoạt động. Vì thế, không ít các doanh nghiệp thắc mắc rằng thủ tục giải thể VPĐD tại Việt Nam sẽ như thế nào, sau đây sẽ là quy trình các bước thực hiện.
1) Quy trình, thủ tục giải thể văn phòng đại diện
| Bước thực hiện | Nội dung |
| Bước 1. Sở Công thương | Nộp hồ sơ tại Sở Công thương nơi đã cấp giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện. Hồ sơ gồm: 1. Thông báo chấm dứt hoạt động của VPĐD (Do công ty mẹ ký tên, đóng dấu)[1]. 2. Danh sách người lao động[2] 3. Danh sách chủ nợ và số nợ đã thanh toán[3] 4. Bản gốc giấy phép thành lập VPĐD 5. Chứng từ thanh toán bảo hiểm và các chế độ đối với lao động làm việc tại Văn phòng đại diện 6. Biên bản thanh lý hợp đồng thuê địa điểm Hồ sơ phải được đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký và đóng dấu. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục thì phải Giấy ủy quyền/Giấy giới thiệu và bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người nộp hồ sơ. (Người đứng đầu văn phòng đại diện ký và đóng dấu) |
| Kết quả | Nhận được “Văn bản về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động” Từ văn bản trên, Sở Công thương sẽ có nêu chi tiết bạn cần cung cấp các giấy tờ gì. |
| Bước 2. Cơ quan thuế | Thực hiện thủ tục chấm dứt hoạt động mã số thuế tại cơ quan thuế trực tiếp quản lý. Đó là Cục thuế nơi VPĐD đặt trụ sở. Bạn cần tư vấn dịch vụ này! Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế bao gồm:[4] 1. Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Mẫu[5]. 2. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD (đóng dấu treo hoặc bản chứng thực) 3. Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế (bản chính). 4. Văn bản về việc văn phòng đại diện chấm dứt hoạt động của Sở Công thương. Lưu ý: Nếu không có Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế (bản chính) thì phải nộp Công văn giải trình về việc mất Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế. 5. Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ (trường hợp người đứng đầu VPĐD không trực tiếp đi thực hiện thủ tục). Sau khi thực hiện xem xét và giải quyết toàn bộ các nghĩa vụ thì VPĐD sẽ nhận được xác nhận đóng mã số thuế của cơ quan thuế. |
| Kết quả | Nhận được “Thông báo về việc người nộp thuế ngừng hoạt động và đang làm thủ tục chấm dứt hiệu lực MST” |
| Sau đó, cơ quan thuế sẽ yêu cầu Văn phòng đại diện cung cấp các văn bản như: Báo cáo hoạt động qua các năm, Hồ sơ khai Quyết toán thuế của VPĐD qua các năm; Bảng kê giấy nộp tiền vào NSNN của VPĐD qua các năm; Danh sách toàn bộ nhân viên VPĐD; Sổ phụ ngân hàng; Sổ theo dõi chi phí hoạt động; v.v…và các văn bản có liên quan khác như cá nhân là người nước ngoài hay người Việt Nam. | |
| Kết quả | Thông báo về việc người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện do Cục thuế phát hành. |
| Bước 3 | Thực hiện thủ tục trả con dấu tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội – công an tỉnh/thành phố nơi VPĐD đặt trụ sở[6]. VPĐD thành lập theo Luật Thương mại vẫn thuộc phạm vi điều chỉnh của pháp luật doanh nghiệp. Do đó, hồ sơ trả dấu cho cơ quan công an tương tự như đối với các loại hình doanh nghiệp khác, bao gồm: 1. Công văn xin trả lại con dấu cho cơ quan công an (trong đó có trình bày rõ lý do cần trả dấu). 2. Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của VPĐD. 3. Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu do cơ quan công an cấp trước đó. 4. Con dấu của VPĐD. 5. Giấy ủy quyền cho người đi trả con dấu (trường hợp người đứng đầu VPĐD không trực tiếp đi thực hiện thủ tục) và bản sao có chứng thực giấy tờ pháp lý cá nhân của người đi nộp hồ sơ. |
| Kết quả | Nhận được “Giấy chứng nhận của Công an về việc VPĐD đã hoàn trả dấu” |
| Bước 4 | Thực hiện thủ tục giải thể tại Sở Công Thương nơi VPĐD đặt trụ sở: Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ trực tiếp/qua đường bưu điện hoặc nộp trực tuyến đến Sở Công Thương. Thành phần hồ sơ như sau: Bổ sung các bộ hồ sơ còn lại theo văn bản của Sở Công thương tại Bước 1, gồm: – Giấy chứng nhận của Công an về việc VPĐD đã hoàn trả dấu tại Bước 3; – Thông báo về việc người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện do Cục thuế phát hành tại Bước 2; Lưu ý: Thời hạn giải quyết hồ sơ là 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ[7]. Trường hợp nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ thì người tiếp nhận hồ sơ sẽ gửi thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ. |
Các khoản cần thanh toán cho NLĐ khi chấm dứt hoạt động VPĐ
Hiện tại vẫn chưa có quy định nào quy định cụ thể đối với trường hợp chấm dứt HĐLĐ với NLĐ làm việc tại VPĐD của công ty nước ngoài khi VPĐD chấm dứt hoạt động tại Việt Nam.
Trường hợp này, VPDĐ cho nhân viên thôi việc là do công ty mẹ ở nước ngoài giải thể, kéo theo sự chấm dứt hoạt động của VPDĐ này. Tuy nhiên, có thể xét đến nguyên nhân sâu xa của việc chấm dứt hoạt động VPDĐ là do tình hình kinh tế gặp khó khăn. Như vậy, trường hợp này chúng ta có thể coi như VPDĐ đã chấm dứt HĐLĐ với NLĐ vì lý do kinh tế.
Bên cạnh đó, VPĐD được xem là đơn vị phụ thuộc của công ty nước ngoài. Trước khi chấm dứt dứt hoạt động của VPĐD thì công ty nước ngoài (công ty mẹ) đó có trách nhiệm giải quyết đủ quyền lợi hợp pháp cho NLĐ đã làm việc tại VPĐD theo quy định của pháp luật. Vì vậy, NSDLĐ thực sự trong trường hợp này là công ty nước ngoài (cụ thể là công ty mẹ ở Singapore), chứ không phải VPĐD. Các quyền lợi cần thanh toán cho NLĐ như sau:
| STT | Khoản thanh toán |
| 1 | Trợ cấp thôi việc[8]: Trợ cấp này được chi trả cho NLĐ khi mà NSDLĐ chấm dứt HĐLĐ một cách hợp pháp (trường hợp trong tình huống đưa ra được coi là hợp pháp)[9]. Khoản trợ cấp này chỉ áp dụng đối với những NLĐ đã làm việc thường xuyên từ đủ 12 tháng trở lên tại VPDĐ, mỗi năm làm việc được trợ cấp một nửa tháng tiền lương. Nhưng không áp dụng với trường hợp hưởng lương hưu theo quy định của pháp luật về BHXH và khi người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng mà thời gian là từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên[10]. Và tiền lương làm căn cứ để tính trợ cấp thôi việc là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề (theo HĐLĐ) trước khi NLĐ thôi việc[11]. Chúng tôi đã viết về cụ thể vấn đề này tại mục “1) Trợ cấp thôi việc” của bài viết Các khoản trợ cấp mà NLĐ được hưởng khi chấm dứt hợp đồng lao động. |
| 2 | Trợ cấp thất nghiệp: Đối với những NLĐ đã tham gia bảo hiểm thất nghiệp và đáp ứng đủ các điều kiện để hưởng khoản trợ cấp này[12] thì sẽ không được hưởng trợ cấp thôi việc nữa. Thay vào đó, cơ quan Bảo hiểm xã hội chi trả trợ cấp thất nghiệp cho NLĐ[13]. Về vấn đề này, các bạn có thể tham khảo bài viết Quy định về bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thất nghiệp của chúng tôi. |
| 3 | Khoản tiền lương chưa thanh toán cho nhân viên: Kể từ ngày chấm dứt HĐLĐ trong thời hạn 14 ngày làm việc VPĐD có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của người lao động. Bên cạnh đó, NSDLĐ phải ưu tiên giải quyết tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động khi chấm dứt hoạt động. [14] |
| 4 | Tiền lương các ngày phép chưa nghỉ[15]: Các bạn có thể tham khảo bài viết Xử lý ngày phép năm chưa nghỉ hết của NLĐ. |
| 5 | Các khoản phụ cấp (nếu có): Đây là khoản tiền phụ cấp thêm (ví dụ như tiền xăng xe, tiền điện thoại, tiền thuê trọ, thưởng thêm khi đạt doanh số,…) mà VPDĐ và NLĐ đã thỏa thuận, cam kết trong HĐLĐ hoặc các phụ lục hợp đồng. |
| 6 | Các khoản hỗ trợ thêm: Khoản hỗ trợ thêm này sẽ tùy thuộc vào thiện chí của VPDĐ đó sau khi xem xét các yếu tố về hoàn cảnh, công sức đóng góp của NLĐ cho sự phát triển của VPDĐ,… |
Lưu ý: Ở đây NLĐ không được hưởng trợ cấp mất việc làm. Bởi trợ cấp mất việc làm chỉ được chi trả khi VPDĐ gặp khó khăn về kinh tế và buộc phải cắt giảm nhân sự chứ không phải chấm dứt hoạt động hoàn toàn[16].
Trên đây là tư vấn của Luật Nghiệp Thành về vấn đề “Chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam”
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Võ Thị Minh Thương.
Cập nhật, bổ sung ngày 26.01.2021.
Người bổ sung: Nguyễn Linh Chi.
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận.
[1] Mẫu TB phụ lục ban hành kèm Thông tư 11/2016/TT-BCT, Điều 36.1.(a) Nghị định 07/2016/NĐ-CP
[2] Điều 36.1.(d) Nghị định 07/2016/NĐ-CP
[3] Điều 36.1.(c) Nghị định 07/2016/NĐ-CP
[4] Điều 14.3.b Thông tư 105/2020/TT-BTC
[5] Mẫu số 24/ĐK-TCT ban hành kèm Thông tư 105/2020/TT-BTC
[6] Điều 18.1.(b) Nghị định 99/2016/NĐ-CP
[7] Điều 37.3 Nghị định 07/2016/NĐ-CP
[8] Điều 46 Bộ luật Lao động 2019
[9] Điều 34.10 và Điều 46. 1 Bộ luật Lao động 2019
[10] Điều 36.1.e, 46. 1 Bộ luật Lao động 2019
[11] Điều 46. 3 Bộ luật Lao động 2019
[12] Điều 49.3 Luật Việc làm 2013
[13] Điều 46. 2 Bộ luật Lao động 2019
[14] Điều 48 Bộ luật Lao động 2019
[15] Điều 113 Bộ luật Lao động 2019
[16] Điều 8.2 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Điều 42.4 Bộ luật Lao động 2019
