Cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Công ty một nhân sự nghỉ việc và đề nghị công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Kế toán cho rằng phải chờ đến khi công ty hoàn tất quyết toán thuế cuối năm mới có thể cấp. Nhưng liệu có phải như vậy?

Trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn cho rằng chứng từ khấu trừ thuế TNCN chỉ cần cấp vào cuối năm hoặc sau khi hoàn tất quyết toán thuế. Tuy nhiên, theo quy định hiện hành, thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế gắn với thời điểm doanh nghiệp thực hiện khấu trừ thuế, không nhất thiết phải chờ đến cuối năm. Bên cạnh đó, cách cấp chứng từ còn phụ thuộc vào loại hợp đồng lao động và việc người lao động có ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế hay không.

Vậy khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN? Cấp vào thời điểm nào? Trường hợp nào không phải cấp? Và doanh nghiệp phải thực hiện chứng từ điện tử như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp làm rõ các vấn đề này.

Khi nào phải cấp chứng từ khấu trừ thuế?

Khi thực hiện khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp phải lập chứng từ khấu trừ thuế điện tử và giao cho người lao động[1].

Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế

Chứng từ khấu trừ thuế được cấp gắn liền với thời điểm thực hiện khấu trừ[2]. Do đó, doanh nghiệp không phải chờ đến cuối năm hoặc sau khi hoàn tất quyết toán thuế mới cấp chứng từ cho người lao động.

Quy định cấp chứng từ được phân loại cụ thể như sau:

– Đối với người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Chứng từ khấu trừ thuế được lập theo từng lần khấu trừ. Nếu người lao động có yêu cầu, doanh nghiệp có thể lập một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong cùng năm.

– Đối với người lao động ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Doanh nghiệp chỉ lập một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

– Trường hợp người lao động ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thuế TNCN thì doanh nghiệp không phải lập chứng từ khấu trừ thuế.

Chứng từ khấu trừ thuế cần có những nội dung gì?

Chứng từ khấu trừ thuế cần thể hiện các thông tin cơ bản về bên trả thu nhập, người nhận thu nhập, khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập và số thuế đã khấu trừ[3]. Tham khảo biểu mẫu chứng từ thuế thu nhập cá nhân:

Lưu ý: Đối với chứng từ điện tử, chứng từ phải được ký bằng chữ ký số.

Cấp chứng từ khấu trừ thuế điện tử

Hiện nay, chứng từ khấu trừ thuế TNCN bắt buộc phải lập dưới hình thức điện tử[4].

Doanh nghiệp thực hiện theo quy trình:

– Lập chứng từ trực tiếp trên Hệ thống thông tin quản lý thuế, thông qua Tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc bằng phần mềm chứng từ điện tử của doanh nghiệp[5].

– Ký số trên chứng từ điện tử.

– Gửi chứng từ điện tử cho người lao động (qua email hoặc hệ thống nội bộ).

– Truyền dữ liệu chứng từ điện tử đã lập về Cơ quan thuế theo định dạng chuẩn dữ liệu quy định[6].

Như vậy, khi cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm cấp, đúng trường hợp phải cấp, bảo đảm đầy đủ thông tin trên chứng từ và thực hiện việc gửi chứng từ, truyền dữ liệu theo quy định.

Trên đây là nội dung tư vấn về “Cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân”.

Nếu các bạn thấy bài viết này hữu ích thì hãy cùng chúng tôi lan toả tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.

Biên soạn: Ngô Minh Anh

Người hướng dẫn: Lê Tiến Thành

Người kiểm duyệt: Luật sư Thuận

[1] Điều 4.2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP

[2] Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP

[3] Điều 23.1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP

[4] Điều 4.2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP

[5] Điều 26.1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP

[6] Điều 29.3.(a) Nghị định 254/2026/NĐ-CP