Quy định họp Đại Hội Cổ Đông trực tuyến
Trước năm 2020, khái niệm tổ chức họp đại hội cổ đông trực tuyến là điều xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là công ty cổ phần. Luật Doanh nghiệp 2014 không đề cập đến vấn đề này. Tuy nhiên, đối diện với đại dịch Covid-19, Luật Doanh nghiệp 2020 đã đưa ra hiệu lực từ ngày 01/01/2021[1], và họp đại hội trực tuyến trở nên phổ biến.
Giai đoạn đầu tiên (2021 và 2022) chứng kiến nhiều doanh nghiệp, từ đại chúng đến chưa đại chúng, tiến hành tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến. Hình thức này giúp mọi cổ đông, không phụ thuộc vào vị trí địa lý, tham gia và bỏ phiếu theo thời gian thực.
Luật Doanh nghiệp 2020 chỉ đề cập đến việc tổ chức họp trực tuyến mà không nêu rõ cụ thể cách tổ chức họp đại hội trực tuyến. Luật doanh nghiệp 2020 [2] nói về hai hình thức thông qua nghị quyết: biểu quyết tại cuộc họp và lấy ý kiến bằng văn bản. Điều 144 Luật doanh nghiệp 2020 nhắc đến việc cổ đông có thể tham dự và biểu quyết thông qua họi nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc các hình thức điện tử khác.
Từ quy định trên ta có thể hình dung việc tổ chức họp đại hội đồng cổ đông khi kết hợp với họp trực tuyến sẽ có những cách tiến hành như sau:
- Họp Trực Tiếp Tại Một Địa Điểm: Cổ đông tham dự và bỏ phiếu trực tiếp tại địa điểm cố định.
- Họp Trực Tuyến Toàn Bộ: Cổ đông tham dự và bỏ phiếu trực tuyến.
- Họp Kết Hợp Trực Tiếp và Trực Tuyến: Kết hợp cả họp trực tiếp và trực tuyến, cổ đông có thể tham dự và bỏ phiếu theo cách mà họ chọn.
- Lấy Ý Kiến Bằng Văn Bản: Gửi tài liệu và phiếu biểu quyết trước, cổ đông phản hồi qua email, fax, hoặc thư tín.
Từ những quy định trên có thể thấy việc tổ chức họp đại hội đồng cổ đông trực tiếp vẫn chưa có hướng dẫn cụ thể về cách thức tổ chức, quy trình diễn biến cuộc họp. Có thể kể đến một vài khó khăn như:
- Cơ Chế Tổ Chức Họp Trực Tuyến: Hạn chế do luật không quy định cụ thể, mỗi doanh nghiệp xây dựng theo quan điểm riêng.
- Xác Thực Cổ Đông: Quá trình KYC phức tạp hơn với việc xác thực thông tin cổ đông trực tuyến.
- Yếu Tố Kỹ Thuật: Hạ tầng internet và nền tảng công nghệ đa dạng, từ blockchain đến phần mềm thông thường. Dẫn đến chưa có cách áp dụng chung cho từng doanh nghiệp.
Do đó để có thể tổ chức một cuộc họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến, doanh nghiệp phải tự mình soạn thảo điều lệ, quy chế hoạt động doanh nghiệp. Trong đó quy định cụ thể cách thức tổ chức, hình thức tham gia, xác thực cổ đông, bỏ phiếu, kiểm phiếu trực tuyến sao cho phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Nếu điều lệ hay quy chế hoạt động của doanh nghiệp vẫn chưa quy định cụ thể thì không thể tiến hành họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến vì việc đảm bảo sự minh bạch, công khai của cuộc họp chưa được xác nhận bằng những quy định cụ thể. Cổ đông có thể phản ánh những việc ban tổ chức thấy là phù hợp nhưng cổ đông lại thấy ảnh hưởng đến quyền lợi của mình. Dẫn đến cuộc họp không thể diễn ra theo mong muốn ban đầu.
Họp đại hội cổ đông trực tuyến mang là xu thế mới, mang đến cơ hội lớn nhưng cũng đối mặt với những thách thức về pháp lý, xác thực và kỹ thuật. Sự đồng bộ về quy định pháp lý cần thiết để tận dụng triệt để những lợi ích mà hình thức họp này mang lại cho doanh nghiệp và cổ đông. Do đó doanh nghiêp nên chủ động xây dựng cho mình quy trình tiến hành họp đại hội cổ đông trực tuyến và quy định cụ thể trong điều lệ và quy chế hoạt động của công ty.
Trong trường hợp điều lệ doanh nghiệp chưa có quy định về việc họp đại hội cổ đông trực tuyến mà sắp tới cần phải tổ chức họp đại hội trực tuyến thì phải lấy ý kiến thông qua các cổ đông bằng văn bản về việc này. Khi họp nên lấy ý kiến thông qua sửa đổi, bổ sung điều lệ ngoài hình thức họp đại hội cổ đông trực tuyến trực tiếp thì có thể họp trực tuyến, hoặc họp trực tiếp và trực tuyến kết hợp.
Trên đây là chia sẻ của Luật Nghiệp Thành về “Quy định họp Đại Hội Cổ Đông trực tuyến”
Nếu bạn cảm thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Nguyễn Minh Cơ
Người hướng dẫn: Luật sư Thuận
[1] Điều 144.3 Luật Doanh Nghiệp 2020
[2] Điều 147 Luật doanh nghiệp 2020
