Hồ sơ yêu cầu chào thầu quản lý chung cư

Chia sẻ

7697 by Luật Nghiệp Thành , 11 Tháng ba, 2019

 Hồ sơ yêu cầu chào thầu quản lý chung cư

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HỒ SƠ

CHÀO HÀNG CẠNH TRANH

CUNG ỨNG DỊCH VỤ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH

CHUNG CƯ …………..

                                                                               ĐẠI DIỆN BÊN MỜI THẦU

TM.BQT CHUNG CƯ …………..

TỪ NGỮ VIẾT TẮT

PHẦN I

YÊU CẦU VỀ THỦ TỤC

CHƯƠNG I.

CHỈ DẪN ĐỐI VỚI NHÀ THẦU

A. TỔNG QUÁT

Mục 1. Chủ đầu tư và nội dung gói thầu

1. Chủ đầu tư:

 BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ ………….. (Bên mời thầu)

• Địa điểm Chung cư: ……………………., Quận 4, Tp. Hồ Chí Minh.
• Loại nhà Chung cư: Căn hộ để ở và văn phòng kinh doanh dịch vụ.

–  Quy mô Chung cư gồm 02 khối A-B cao 24 tầng với 320 căn hộ và diện tích kinh doanh dịch vụ + 02 tầng hầm + sân thượng.

2. Nội dung gói thầu: được mô tả trong Bảng dữ liệu chào thầu (sau đây sẽ viết tắt

là BDL).

3. Thời gian thực hiện hợp đồng được quy định trong BD

Mục 2. Nguồn vốn

Nguồn vốn để thực hiện gói thầu được quy định trong BDL.

Mục 3. Tư cách pháp lý và trách nhiệm của nhà thầu

1. Tư cách pháp lý:

• Có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đầu tư được cấp theo quy định của pháp luật. Trong đó phải có chức năng kinh doanh phù hợp, có năng lực và khả năng tài chính được đánh giá đáp ứng yêu cầu thực hiện gói thầu.
• Nhà thầu phải là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập và không bị cấm đấu thầu;
• Không bị cơ quan có thẩm quyền kết luận về tình hình tài chính không lành mạnh, đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc nợ đọng không có khả năng chi trả; đang trong quá trình giải thể tính đến thời điểm đóng thầu sẽ không được tham gia dự thầu dưới bất cứ hình thức nào, dù dự thầu độc lập hay liên doanh.

2. Trách nhiệm của nhà thầu:

• Nhà thầu có trách nhiệm tìm hiểu thông tin về tất cả các lĩnh vực của gói thầu và chịu mọi phí tổn do hiểu sai (vì bất cứ lý do gì) về các điều kiện của gói thầu.
• Nhà thầu phải xem xét tất cả các hướng dẫn, mẫu đơn, điều khoản và đặc điểm nêu trong Hồ sơ yêu cầu (sau đây sẽ viết tắt là HSYC). Việc không cung cấp được tất cả các thông tin như yêu cầu trong HSYC hoặc nộp Hồ sơ đề xuất (sau đây sẽ viết tắt là HSĐX) không đáp ứng HSYC được xem như là rủi ro của Nhà thầu và có thể dẫn đến HSĐX bị bác bỏ.

Bên mời chào giá khuyến khích các Nhà thầu có sáng kiến và giải pháp hợp lý hơn cho nội dung yêu cầu của gói thầu mà nhờ đó nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí, tạo được tính năng động hơn trong công việc.

Mục 4. Chi phí chào thầu

Nhà thầu phải chịu mọi chi phí liên quan đến quá trình tham gia chào giá, kể từ khi nhận HSYC cho đến khi ký hợp đồng.

Mục 5. HSYC và giải thích làm rõ HSYC

1. HSYC bao gồm các nội dung được liệt kê tại Mục lục của HSYC này. Nhà thầu cần kiểm tra, nghiên cứu kỹ các nội dung của HSYC để tránh các rủi ro có thể xảy ra.
2. Trường hợp nhà thầu muốn được giải thích làm rõ HSYC thì phải gửi văn bản cho Bên mời thầu đến địa chỉ ghi trong BDL (nhà thầu có thể thông báo trước cho Bên mời chào giá qua fax, e-mail…….). Sau khi nhận được văn bản yêu cầu làm rõ HSYC, Bên mời thầu sẽ có văn bản trả lời nhưng không quá 03 ngày trước lúc mở thầu.

Mục 6. Sửa đổi HSYC

Trường hợp cần điều chỉnh phạm vi cung cấp hoặc do yêu cầu của nhà thầu, Bên mời chào giá có thể yêu cầu sửa đổi HSYC (bao gồm cả việc gia hạn thời hạn nộp HSĐX nếu cần) bằng cách gửi tài liệu sửa đổi HSYC dưới dạng văn bản. Nhà thầu phải thông báo cho Bên mời thầu bằng văn bản hoặc fax là đã nhận được các tài liệu sửa đổi đó. Trường hợp nhà thầu thông báo bằng fax thì sau đó bản gốc phải được gửi đến Bên mời chào giá trước thời hạn cuối cùng nhận HSĐX.

B. CHUẨN BỊ HỒ SƠ ĐỀ XUẤT

Mục 7. Ngôn ngữ sử dụng

1. HSĐX cũng như tất cả văn bản và tài liệu trao đổi giữa Bên mời chào giá và Nhà thầu liên quan đến việc tham gia đề xuất phải được viết bằng ngôn ngữ Tiếng Việt hoặc Tiếng Anh.
2. Yêu cầu giấy tờ cần thiết trong hồ sơ chào giá:
3. Giấy phép kinh doanh/giấy phép đầu tư.
4. Báo cáo tài chính 02 năm gần nhất với thời gian chào thầu của đơn vị tham gia chào giá.
5. Cung cấp danh sách ít nhất 10 Chung cư đang quản lý 15 tầng trở lên.
6. Có thư cam kết đủ khả năng tài chính và sẽ ký quỹ thực hiện hợp đồng (một trăm triệu đồng) nếu trúng thầu.
7. Phương án quản lý vận hành, bố trí nhân sự (Theo số lượng nhân sự quản lý, kỹ thuật, vệ sinh và bảo vệ theo yêu cầu trong BẢNG HIỆN TRẠNG VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC, NHÂN SỰ YÊU CẦU cuối hồ sơ thầu) và thư cam kết không có nợ xấu tại ngân hàng cũng như các đơn vị khác. Nếu phát hiện không đúng sự thật sẽ bị mất tiền ký quỹ và tiền bảo lãnh dự thầu.
8. Có thư chào giá theo mẫu.

Mục 8. Giá đề xuất và biểu giá

1. Giá là giá căn cứ để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ nếu trúng thầu. Nhà thầu chào giá cho toàn bộ dịch vụ và các chi phí cần thiết để thực hiện gói thầu trên cơ sở yêu cầu về cung cấp nêu tại BDL.
2. Trường hợp nhà thầu có thư giảm giá thì có thể nộp cùng với HSĐX hoặc nộp riêng, song phải đảm bảo nộp tới Bên mời chào giá trước thời hạn cuối cùng nhận HSĐX. Trong thư giảm giá cần nêu rõ nội dung giảm giá và việc phân bổ chi tiết giảm giá vào các hạng mục cụ thể trong biểu giá. Trường hợp không nêu chi tiết thì việc giảm giá được hiểu là giảm đều theo tỷ lệ cho từng hạng mục trong biểu giá.

Mục 9. Đồng tiền chào thầu

Giá đề xuất sẽ được ghi bằng tiền đồng Việt Nam được quy định trong BD

Mục 10. Tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của nhà thầu.

Nhà thầu phải cung cấp các tài liệu chứng minh tư cách pháp lý của mình như quy định trong BD

C. NỘP HỒ SƠ ĐỀ XUẤT

Mục 11. Niêm phong và cách ghi trên túi đựng HSĐX

1. HSĐX được nhà thầu nộp cho Bên mời chào giá bao gồm đề xuất về kỹ thuật và đề xuất về tài chính. HSĐX phải được đựng trong túi có niêm phong bên ngoài (cách đánh dấu niêm phong do nhà thầu tự quy định). Cách trình bày các thông tin trên túi đựng HSĐX được quy định trong BD
2. Trong trường hợp HSĐX gồm nhiều tài liệu, nhà thầu cần thực hiện việc đóng gói toàn bộ tài liệu sao cho việc tiếp nhận và bảo quản HSĐX của Bên mời thầu được thuận tiện, đảm bảo sự toàn vẹn của HSĐX, tránh thất lạc, mất mát. Nhà thầu nên đóng gói tất cả các tài liệu của HSĐX vào cùng một tú Trường hợp cần đóng gói thành nhiều túi nhỏ để dễ vận chuyển thì trên mỗi túi nhỏ phải ghi rõ số thứ tự từng túi trên tổng số túi nhỏ để đảm bảo tính thống nhất và từng túi nhỏ phải được thực hiện theo đúng quy định tại Mục này.

Mục 12. Thời hạn nộp HSĐX

1. HSĐX do nhà thầu nộp trực tiếp hoặc gửi đến địa chỉ của Bên mời chào giá nhưng phải đảm bảo Bên mời chào giá nhận được trước thời hạn cuối cùng nhận HSĐX quy định trong BDL và HSĐX của Nhà thầu sẽ được Bên mời chào giá quản lý theo chế độ “MẬT”.
2. Bên mời thầu có thể gia hạn thời hạn cuối cùng của việc nộp HSĐX khi thấy cần thiết hoặc khi sửa đổi HSYC.

D. ĐÁNH GIÁ HỒ SƠ ĐỀ XUẤT

Mục 13. Làm rõ HSĐX

Trong quá trình đánh giá HSĐX, Bên mời chào giá có thể yêu cầu nhà thầu làm rõ một số nội dung của HSĐX. Những đề nghị làm rõ của Bên mời chào giá, những ý kiến trả lời của nhà thầu đều được thể hiện bằng văn bản và được coi là một phần của HSĐX. Việc làm rõ HSĐX được thực hiện bằng cách trực tiếp (Bên mời chào giá mời nhà thầu đến gặp trực tiếp để trao đổi, những nội dung trao đổi và trả lời phải lập thành văn bản) hoặc gián tiếp (Bên mời chào giá gửi văn bản yêu cầu làm rõ và nhà thầu phải trả lời bằng văn bản). Khi làm rõ HSĐX, nhà thầu không được phép làm thay đổi nội dung cơ bản của HSĐX.

Mục 14. Đánh giá sơ bộ HSĐX

1. Kiểm tra sự hợp lệ và tính đầy đủ của HSĐX, gồm:

a) Tư cách pháp lý của nhà thầu

b) Tính hợp lệ, tính phù hợp.

c) Quy cách HSĐX.

d) Đơn chào giá đề xuất và biểu giá.

đ) Có ít nhất 10 Chung cư đang quản lý 10 tầng trở lên

l)   Các yêu cầu khác được quy định.

1. Loại bỏ HSĐX nếu không đáp ứng được các điều kiện tiên quyết nêu trong BD

Mục 15. Đánh giá về mặt năng lực.

Bên mời thầu tiến hành đánh giá về mặt năng lực các HSĐX đã vượt qua đánh giá sơ bộ trên cơ sở các yêu cầu của HSYC, BDL và TCĐG (tiêu chuẩn đánh giá). HSĐX được đánh giá là đạt yêu cầu về mặt năng lực sẽ được đánh giá tiếp về mặt tài chính, thương mại

Mục 16. Đánh giá về mặt tài chính, thương mại.

Bên mời thầu tiến hành đánh giá về mặt tài chính, thương mại của HSĐX của nhà thầu theo các nội dung và trình tự sau: sửa lỗi, hiệu chỉnh các sai lệch; chuyển đổi sang một đồng tiền chung (nếu có) và kiểm tra tính hợp lý của giá đề xuất, công tác bảo hành, dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật sau bán hàng (dịch vụ hậu mãi).

E. TRÚNG THẦU

Mục 17. Điều kiện được đề nghị trúng thầu

1. Nhà thầu được xem xét đề nghị trúng thầu nếu hồ sơ đề xuất đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Có đủ tư cách pháp lý;
• Có Thư Bảo Lãnh đúng số tiền và có hiệu lực đúng yêu cầu.
• Đáp ứng về mặt năng lực theo HSYC (Cung cấp đủ số lượng nhân sự kỹ thuật và bảo vệ theo yêu cầu);
• Có thư cam kết đủ khả năng tài chính để ký quỹ thực hiện hợp đồng 100 triệu đồng và thư cam kết không có nợ xấu tại ngân hàng cũng như các đơn vị khác. Nếu phát hiện không đúng sự thật sẽ bị mất tiền ký quỹ.

2. Quy định khác nêu trong BD

• Sau khi đánh giá HSĐX, đơn vị nào dự thầu có giá đề nghị trúng thầu tốt nhất (Không nhất thiết thấp nhất mà do cư dân tại hội nghị nhà chung cư chọn);

Mục 18. Quyền của Bên mời thầu được chấp nhận, loại bỏ HSĐX:

Bên mời chào giá được quyền chấp nhận hoặc loại bỏ HSĐX trước thời điểm mở HSĐX trên cơ sở tuân thủ các quy định tại Luật Đấu thầu và hồ sơ mời thầu.

Mục 19. Thông báo kết quả lựa chọn nhà thầu.

Ngay sau khi có quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu, Người có thẩm quyền, Bên mời chào giá thông báo kết quả lựa chọn thầu bằng văn bản cho các nhà thầu, theo quy định. Đơn vị trúng thầu sẽ được gửi thư thông báo kèm hợp đồng bản thảo bởi đơn vị đấu thầu.

Mục 20. Ký hợp đồng

1. Ký hợp đồng thực hiện như sau:

a) Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, trong thời hạn quy định là 60 ngày, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho Bên mời thầu thư chấp thuận và hoàn thiện hợp đồng. Quá thời hạn nêu trên, nếu Bên mời thầu không nhận được thư chấp thuận hoặc nhà thầu từ chối không ký hợp đồng thì Bên mời thầu sẽ báo cáo để Người có thẩm quyền xem xét quyết định và sẽ thu hồi tiền bảo lãnh dự thầu.

b) Sau khi đạt được kết quả hoàn thiện hợp đồng, hai bên sẽ tiến hành ký hợp đồng.

2. Quy định khác (nếu có) được nêu trong BDL

CHƯƠNG II.

BẢNG DỮ LIỆU CHÀO HÀNG

Bảng dữ liệu chào thầu bao gồm các nội dung chi tiết đối với một số Mục tương ứng trong Chương I (Chỉ dẫn đối với nhà thầu). Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào so với các nội dung tương ứng trong Chương I thì căn cứ vào các nội dung trong Chương này.

CHƯƠNG III.

TIÊU CHUẨN ĐÁNH GIÁ

Chương này bao gồm Tiêu chuẩn đánh giá (TCĐG) về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, TCĐG về mặt tài chính và giá chào giá. Các TCĐG này sẽ trở thành điều các tiêu chuẩn bắt buộc khi đánh giá hồ sơ.

Mục 1. TCĐG về năng lực của nhà thầu

– Nhà thầu thỏa mãn các điều kiện tiên quyết (theo mục3 chươngII Bảng dữ liệu) sẽ được xem xét tiếp phần tiêu chuẩn đánh giá về kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu. Nếu Nhà thầu không đáp ứng đủ điều kiện tiên quyết sẽ bị loại bỏ mà không được xem xét các bước tiếp theo.

– Các tiêu chuẩn đánh giá về kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu được sử dụng theo tiêu chí “đạt”, “không đạt”. Nhà thầu phải “đạt” cả 2 nội dung nêu tại các điểm 1 và 2 trong bảng dưới đây thì được đánh giá là đáp ứng yêu cầu về năng lực.

– HSĐX có một trong những tiêu chí bị xem là không đạt theo bảng dưới đây sẽ bị loại và không được xem xét các bước tiếp theo.

– Tất cả các văn bản, tài liệu có liên quan đến “Mức yêu cầu tối thiểu để được đánh giá là đáp ứng (đạt),” nhà thầu phải nộp kèm trong HSĐX các bản chụp tài liệu liên quan.

– Tất cả các văn bản, tài liệu có liên quan đến các nội dung đề xuất tương ứng với nội dung yêu cầu, nhà thầu phải nộp kèm trong HSĐX các tài liệu có liên quan để chứng minh.

– Nếu HSĐX được đánh giá “Đạt” theo các tiêu chuẩn đánh giá  thì được coi là đáp ứng yêu cầu và sẽ được tiếp tục đánh giá về giá chào hàng. Trường hợp HSĐX có một tiêu chuẩn đánh giá (hoặc nhiều hơn) bị đánh giá là “Không đạt” thì HSĐX xem như không đáp ứng yêu cầu về và sẽ không tiếp tục được đánh giá về giá.

Bảng tiêu chuẩn đánh giá về mặt chào giá:

Tiêu chí chấm thầu:

• Các nhà thầu đáp ứng tiêu chí năng lực và có giá chào thầu dịch vụ trên m2 tốt nhất sẽ được xếp thứ tự chọn 1, 2, 3.. và được cư dân thống nhất chọn. Sau đó sẽ thương thảo hợp đồng với đơn vị được chọn thứ 1, nếu đơn vị xếp thứ 1 bỏ hợp đồng sẽ thương thảo với các đơn vị xếp kế tiếp theo thứ tự.

  Tên nhà thầu

Số: …………/……….                                                                 …………, ngày ……. tháng …… năm 2019

ĐƠN CHÀO GIÁ CUNG CẤP DỊCH VỤ

Kính gửi: BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ …………..

Sau khi nghiên cứu và hiểu rõ các thông tin trong HSYC Gói thầu: Cung cấp dịch vụ quản lý vận hành chung cư, của Đại diện đấu thầu Dịch vụ Chung cư ………….. mà chúng tôi nhận được, chúng tôi đề nghị được thực hiện gói thầu trên theo đúng yêu cầu của HSYC với:

Chào hai mức giá dịch vụ như sau:

1. Giá Dịch vụ với gói bảo trì vận hành thang máy tiêu chuẩn ………….
2. Giá dịch vụ căn hộ có cư dân sinh sống: …………VNĐ/m2/tháng.
3. Giá dịch vụ căn hộ chưa có cư dân sinh sống:…………VNĐ/m2/tháng.
4. Giá dịch vụ cho diện tích kinh doanh thương mại đã sử dụng và chưa sử dụng: ………………VNĐ/m2/tháng.

Dịch vụ thu phí tính trên M² căn hộ bao gồm:

• Bảo vệ an ninh 24/24 trong và ngoài tòa nhà.
• Chăm sóc và bảo dưỡng cây xanh.
• Dịch vụ vệ sinh trong và ngoài tòa nhà..
• Vận hành và bảo trì tốt máy bơm, máy phát điện.
• Chi phí xét nghiệm nguồn nước máy định kỳ 6 tháng/ lần.
• Thu gom rác thải sinh hoạt.
• Sửa chữa các hư hỏng nhỏ dưới ….. triệu đồng/lần.
• Kiểm định chống sét 1 lần/năm;
• Vệ sinh súc rửa vệ sinh bồn nước sinh hoạt.
• Báo cáo giám sát môi trường.,

2/ Giá giữ xe:

Giá giữ xe máy, xe đạp, xe ô tô cho hộ dân ……………VNĐ/xe/tháng (và cam kết đảm bảo ưu tiên cho xe của cư dân).

• Bảo vệ xe và tài sản 24/24 khu nhà xe trong và ngoài tòa nhà. (Mất cắp xảy ra nếu nguyên nhân từ bảo vệ phải bồi thường …………….)

Nếu HSĐX của chúng tôi được chấp thuận, chúng tôi cam kết tiến hành thực hiện công việc ký hợp đồng trong vòng ….. ngày ngay khi trúng thầu như thông báo của Đại diện Đấu thầu Dịch vụ chung cư Tân Tạo và tiếp quản thực hiện hợp đồng trước ngày …. tháng …. năm 2019.

HSĐX của chúng tôi có hiệu lực trong vòng 45 ngày, kể từ ………. phút, ngày

……… tháng …….. năm 2019 (thời điểm đóng thầu).

Tp. HCM ngày ….. tháng …. năm 2019

ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU

(Chức vụ, ký tên, đóng dấu)

BẢNG HIỆN TRẠNG VÀ MÔ TẢ CÔNG VIỆC,

NHÂN SỰ YÊU CẦU

BẢO LÃNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG

, ngày          tháng           năm

Kính gửi: Ban quản trị cụm chung cư …………..

(sau đây gọi là “BQT”)

Theo đề nghị của [ghi tên nhà thầu] (sau đây gọi là nhà thầu) là nhà thầu đã

trúng thầu gói thầu____ [ghi tên gói thầu] đã ký hợp đồng số [ghi số hợp đồng] ngày

___ tháng____ năm____ (sau đây gọi là Hợp đồng).”

Theo quy định trong Hợp đồng, nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu bảo lãnh của một ngân hàng với một khoản tiền xác định để bảo đảm nghĩa vụ và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện hợp đồng;

Chúng tôi,____ [ghi tên của ngân hàng] có trụ sở đăng ký tại [ghi địa chỉ của

ngân hàng¹^] (sau đây gọi là “Ngân hàng”), xin cam kết bảo lãnh cho việc thực hiện hợp đồng của Nhà thầu với số tiền là [ghi rõ giá trị tương ứng bằng số, bằng chữ và đồng tiền sử dụng theo quy định tại hợp đồng]. Chúng tôi cam kết thanh toán vô điều kiện, không hủy ngang cho BQT bất cứ khoản tiền nào trong giới hạn [ghi số tiền bảo lãnh

• ] như đã nêu trên, khi có văn bản của BQT thông báo nhà thầu vi phạm hợp đồng trong thời hạn hiệu lực của bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

Bảo lãnh này có hiệu lực kể từ ngày phát hành cho đến hết ngày____ tháng__ năm

(3)

Đại diện hợp pháp của ngân hàng

[ghi tên, chức danh, kỷ tên và đóng dấu]

Ghi chú:

• Địa chỉ ngân hàng: ghi rõ địa chỉ, số điện thoại, số fax, e-mail để liên hệ.
• Số tiền bảo lãnh dự kiến là …………………. VND (……………….. triệu đồng).
• Ghi thời hạn phù hợp với yêu cầu quy định tại hợp đồng.

Trên đây là mẫu hồ sơ yêu cầu chào thầu quản lý chung cư áp dụng chung cho tất cả các chung cư yêu cầu có đơn vị quản lý vận hành.

Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.

Xem thêm bài viết liên quan tại đây.