Xử phạt mất hóa đơn chứng từ kế toán sẽ áp dụng trong trường hợp mất hóa đơn chứng từ. Vì hóa đơn, chứng từ là tài liệu thể hiện các giao dịch giữa người bán và người mua cũng như nhập, xuất, thu, chi của doanh nghiệp. Đó là tiền đề để nhập liệu và là cơ sở để cơ quan nhà nước kiểm tra tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Theo đó, mỗi doanh nghiệp cần phải bảo quản những chứng từ này một cách cẩn thận và có khoa học để dễ tìm kiếm nếu cần thiết.
Vì là sổ sách, chứng từ quan trọng cho nên doanh nghiệp không được làm mất những hóa đơn, chứng từ này. Trong trường hợp hóa đơn chứng từ của doanh nghiệp quá nhiều và đã đủ thời hạn lưu trữ theo như quy định thì doanh nghiệp có thể tiêu hủy hóa đơn, chứng từ đó. Doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết “Tiêu hủy hóa đơn chứng từ sổ kế toán” tại đường link https://tuvanluat.vn/thue/tieu-huy-hoa-don-chung-tu-so-ke-toan/ .
Nếu như chưa đủ điều kiện tiêu hủy hóa đơn chứng từ, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ chúng cho đến khi đủ điều kiện tiêu hủy. Trong trường hợp vì lý do nào đó mà doanh nghiệp làm mất hóa đơn, chứng từ thì sẽ bị xử phạt mất hóa đơn chứng từ như sau:
- Đối với hóa đơn đầu ra (hóa đơn liên 1, liên 3)
Kể từ thời điểm biết hóa đơn, chứng từ bị mất thì trong thời hạn 5 ngày doanh nghiệp phải lập báo cáo về việc mất hóa đơn với cơ quan thuế quản lý. Theo đó, doanh nghiệp sẽ không bị xử phạt mất hóa đơn chứng từ trong trường hợp mất hóa đơn này.
Nếu hết thời hạn quy định trên mà doanh nghiệp nộp báo cáo chậm cho cơ quan thuế [1]:
- Từ 1 đến 5 ngày hoặc từ 6 đến 10 ngày mà có tình tiết giảm nhẹ thì bị phạt cảnh cáo;
- Sau 10 ngày thì bị phạt từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng;
- Sau 20 ngày thì được coi là không nộp báo cáo và bị phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng.
Giả sử bạn phát hiện mất hóa đơn liên 1 vào ngày 8/10/2018 thì bạn phải lập báo cáo cho cơ quan thuế từ ngày 8/10/2018 – 12/10/2018. Nếu quá thời hạn 5 ngày này thì sẽ áp dụng các mức phạt chậm nộp báo cáo được tính từ ngày 12/10/2018.
- Đối với hóa đơn đầu vào (liên 2)
Trong trường hợp hóa đơn đã được xuất và đang được bên bán giao cho bên mua nhưng bị mất thì bên bán có trách nhiệm trong việc để mất hóa đơn này và ngược lại nếu hóa đơn liên 2 đã được giao đến tay người mua mà làm mất thì trách nhiệm về việc mất hóa đơn sẽ thuộc về bên mua. Theo quy định hiện nay, việc bên bán hay bên mua làm mất hóa đơn chứng từ liên 2 thì đều áp dụng mức xử lý như nhau.
Hai bên sẽ tiến hành lập biên bản ghi nhận sự việc giữa người bán và người mua về việc người bán đã kê khai, nộp thuế, có hợp đồng, chứng từ chứng minh việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và có một tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt ở mức tối thiểu của khung tiền phạt; nếu có từ hai tình tiết giảm nhẹ thì xử phạt cảnh cáo.
Trường hợp tìm lại được hóa đơn đã mất và có báo cáo với cơ quan thuế trước khi cơ quan thuế ra quyết định thì không bị xử phạt.
Nếu trong trường hợp doanh nghiệp mất nhiều lần hóa đơn, chứng từ những doanh nghiệp gộp chung thông báo một lần mà cơ quan thuế biết thì sẽ xử phạt mất hóa đơn chứng từ theo từng lần mất hóa đơn.
Mức phạt từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng đối với trường hợp mất liên 2.[2]
Nếu bên bán hoặc bên mua thuê bên thứ 3 vận chuyển, lưu giữ hóa đơn, chứng từ mà bị mất thì bên thứ 3 do bên nào thuê sẽ xác định trách nhiệm thuộc về bên đó.
Ngoài việc xử phạt của cơ quan thuế, theo quy định của pháp luật kế toán nếu doanh nghiệp để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng có thể bị xử phạt từ 5 triệu đồng đến 10 triệu đồng. [3]
Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Nghiệp Thành về việc xử phạt mất hóa đơn chứng từ kế toán.
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Trần Thị Duyên
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận.
[1] Điều 1.7 Thông tư 176/2016/TT-BTC.
[2] Điều 1.6 Thông tư 176/2016/TT-BTC.
[3] Điều 8.2 Nghị định 41/2018/NĐ-CP.
