Tiêu hủy hóa đơn chứng từ sổ kế toán

Chia sẻ

3437 by Luật Nghiệp Thành , 28 Tháng ba, 2018

Hỏi:

Công ty tôi đã lưu giữ hóa đơn chứng từ, sổ sách kế toán đã trên 10 năm. Nay công ty tôi muốn tiêu hủy thì phải làm sao. Các tài liệu nào được phép tiêu hủy, hình thức tiêu hủy?

Trả lời:

Dựa trên thông tin mà bạn cung cấp, Luật Nghiệp Thành xin được tư vấn như sau:

1. Thời hạn lưu giữ tài liệu kế toán

Tài liệu lưu giữ tối thiểu 5 năm [1]

– Chứng từ kế toán như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.

– Tài liệu dùng trong việc quản l và điều hành của đơn vị kế toán không dùng trong việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

Tài liệu kế toán lưu giữ tối thiểu 10 năm

– Chứng từ dùng để lập sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

– Tài liệu liên quan đến việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định của công ty; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.

– Tài liệu của đơn vị chủ đầu tư, bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C.

– Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

2. Tiêu hủy tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ theo mục 1 thì được tiến hành tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo quy định của pháp luật của đơn vị kế toán. Việc tiêu hủy tài liệu phải đảm bảo các thông tin số liệu sẽ không được sử dụng lại. [2]

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán:

1. Người đại diện theo pháp luật quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng bao gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.
2. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”.
3. Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ: phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.
4. Quy định lưu giữ tài liệu kế toán khi chấm dứt tồn tại doanh nghiệp

Trường hợp doanh nghiệp giải thể thì người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tiến hành lưu giữ tài liệu, chứng từ kế toán theo thời hạn lưu giữ của từng loại tài liệu, chứng từ kế toán theo thời hạn tại mục 1 bài viết.

Trường hợp doanh nghiệp phá sản thì Tòa án sẽ chỉ định người lưu giữ tài liệu kế toán. [3]

4. Xử lý vi phạm thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Nếu tiến hành tiêu hủy tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ hoặc khi tiêu hủy không lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy sẽ bị phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng (Điều 12.3 NĐ 105/2013/NĐ-CP) có hiệu lực đến ngày 30/4/2018 và sẽ bị thay thế bởi Điều 15.3 NĐ 41/2018/NĐ-CP với mức phạt tương đương.

Cơ quan thuế sẽ có quyền ấn định mức thuế phải nộp khi doanh nghiệp không xuất trình được tài liệu kế toán, hóa đơn chứng từ làm căn cứ tính thuế khi hết thời hạn nộp thuế. Do đó nếu doanh nghiệp tiêu hủy tài liệu chứng từ kế toán trước khi hết thời hạn lưu trữ thì cơ quan thuế vẫn có căn cứ để ấn định mức thuế phải nộp dựa trên thông tin mà cơ quan thuế thu thập được. [4]

Nếu hành vi tiêu hủy tài liệu kế toán nhằm mục đích trốn thuế hoặc nhằm mục đích phá hoại thì sẽ bị xử lý hình sự. Mức hình phạt đối với hành vi trốn thuế từ 3 tháng đến 7 năm tù. Mức hình phạt đối với hành vi phá hoại từ 1 năm đến 20 năm tùy vào mức thiệt hại gây ra. [5]

Trên đây là nội dung tư vấn của Luật Nghiệp Thành về vấn đề tiêu hủy chứng từ kế toán quy định của pháp luật.

Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.

Biên tập: Nguyễn Minh Cơ

Luật Sư hướng dẫn: Luật sư Thuận.

[1] Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

[2] Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

[3] Điều 48 Luật kế toán 2015.

[4] Điều 25 Thông tư 156/2013/TT-BTC.

[5] Điều 200, Điều 221 Văn bản hợp nhất BLHS 2015/VPQH.