| HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ TÒA NHÀ ……….. ———– | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ————— |
| Số: /QĐ – ……….. | TP. HCM, ngày tháng năm …… |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế thành lập, hoạt động và Quản lý tài chính của Ban Quản trị chung cư ……….. tại số ………………, thành phố Hồ Chí Minh
______________
HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ ………..
- Căn cứ Luật nhà ở số 65/2014/QH13 do Quốc Hội Nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua ngày 25/11/2014.
- Căn cứ Nghị định số 99/2015/NĐ-CP ngày 20/10/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật nhà ở.
- Căn cứ theo Thông tư 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 của Bộ Xây Dựng.
- Căn cứ vào biên bản cuộc họp Hội nghị nhà chung cư ngày ….. tháng …… năm …….
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế hoạt động và Quy chế quản lý tài chính của Ban Quản trị chung cư ……….. tại số ……………………, thành phố Hồ Chí Minh”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Ban Quản trị; các chủ sở hữu, sử dụng; doanh nghiệp quản lý, vận hành nhà chung cư và các tổ chức, cá nhân có liên quan có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
| Nơi nhận: – Như điều 3; – UBND quận …….. -UBND ……….. (để b/c) – Chủ đầu tư; – Lưu BQT. | TM. HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ ………..
|
QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VÀ QUY CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH
CỦA BAN QUẢN TRỊ CHUNG CƯ ………..
(Ban hành kèm theo quyết định số …………QĐ –……….. ngày ….. tháng ….. năm … của Hội nghị nhà chung cư)
MỤC I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về việc thành lập và hoạt động của Ban Quản Trị cũng như Quy chế quản lý tài chính của Ban Quản Trị Chung Cư ……….. tại số …………, thành phố Hồ Chí Minh (sau đây gọi tắt là “Ban Quản Trị”).
Điều 2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này này áp dụng đốicác chủ sở hữu, người sử dụng, chủ đầu tư, doanh nghiệp quản lý vận hành, Ban Quản Trị nhà nhà chung cư.
Điều 3. Mục đích của việc ban hành quy chế
Việc ban hành Quy chế thành lập và hoạt động, quy chế về quản lý tài chính của Ban Quản trị nhằm tạo cơ sở pháp lý chohoạt động của Ban Quản Trị theo đúng luật pháp và quy định rõ chức năng nhiệm vụ cụ thể của Ban Quản Trị, từng thành viên Ban quản trị nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của chủ sở hữu, người sử dụng, chủ đầu tư, doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư.
MỤC II
MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN TRỊ VÀ ĐỊA VỊ PHÁP LÝ
Điều 4.Mô hình hoạt động
Ban Quản Trị Chung Cư ……….. được tổ chức hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần quy định tại Luật Doanh Nghiệp 2014. Theo đó, Ban Quản Trị thông qua quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Quy chế này quy định. Mỗi thành viên Ban Quản Trị có một phiếu biểu quyết, có giá trị ngang nhau.
Điều 5.Mối quan hệ giữa các thành viên Ban Quản Trị
Các Thành viên Ban Quản Trị có mối quan hệ độc lập, bình đẳng với nhau. Không Thành viên nào có quan hệ phụ thuộc với Thành viên khác và không Thành viên nào có quan hệ phụ thuộc hay có sự mâu thuẫn lợi ích với đơn vị quản lý vận hành Chung cư ……….. đương nhiệm.
Điều 6.Mối quan hệ giữa Ban Quản Trị với các đơn vị có liên quan
Ban Quản trị là cơ quan đại diện để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ sở hữu và những người sử dụng hợp pháp tại Chung cư ……….., số ……………. TPHCM, chịu trách nhiệm giám sát việc quản lý vận hành nhà chung cư; hướng dẫn, kiểm tra việc sử dụng nhà chung cư cũng như việc cung cấp các dịch vụ cho chung cư. Ban Quản trị chịu trách nhiệm trước Hội nghị nhà chung cư và trước pháp luật về hoạt động của mình.
- Mối quan hệ giữa Ban Quản Trị với cụm dân cư; tổ dân phố.
Phối hợp với cụm dân cư Tổ dân phố vận động tuyên truyền cư dân trong khu dân cư thực hiện nếp sống văn minh đô thị, nghiêm chỉnh chấp hành chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước;
- Mối quan hệ giữa Ban Quản Trị với cảnh sát khu vực.
Phối hợp với Công an phường, cảnh sát khu vực để đảm bảo an ninh trật tự nhà chung cư.
- Mối quan hệ giữa Ban Quản Trị với UBND Phường.
Thường xuyên quan hệ với UBND Phường để giải quyết các công việc có liên quan đến sinh hoạt hàng ngày của cư dân trong nhà chung cư
- Mối quan hệ giữa Ban Quản Trị với doanh nghiệp Quản lý vận hành nhà chung cư.
Ban Quản Trị có trách nhiệm tạo điều kiện cho doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư hoàn thành nhiệm vụ theo hợp đồng đã ký kết;
Ban Quản Trị thường xuyên đôn đốc, giám sát, kiểm tra các công việc quản lý vận hành nhà chung cư của doanh nghiệp quản lý vận hành để đảm bảo các dịch vụ quản lý cung cấp cho cư dân đầy đủ và thỏa đáng theo hợp đồng dịch vụ đã ký kết nhằm duy trì và ngày càng nâng cao chất lượng sống của khu chung cư.
Ưu tiên ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với đơn vị quản lý vận hành đã có hợp đồng quản lý khi dịch vụ do đơn vị đó cung cấp có chất lượng tốt.
- Sơ đồ Mối quan hệ:;
MỤC III
CƠ CẤU TỔ CHỨC, NGUYÊN TẮC HỌP VÀ RA QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN QUẢN TRỊ
Điều 7. Tiêu chuẩn và điều kiện của Thành viên Ban Quản Trị
Thành viên Ban Quản trị chung cư phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Được cư dân tín nhiệm;
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Trừ đại diện của chủ đầu tư, các thành viên khác của Ban Quản Trị phải là chủ sở hữu căn hộ, hiện đang sinh sống tại chung cư;
- Có sức khỏe, trung thực, hiểu biết pháp luật, ưu tiên người có kiến thức về kiến trúc, xây dựng, cơ điện, nước, tài chínhcó khả năng quản lý, điều hành hoạt động của nhà chung cư
- Có đủ thời gian, điều kiện tham gia hoạt động của Ban Quản Trị.
Điều 8. Nguyên tắc đề cử, ứng cử
- Việc đề cử các thành viên vào Ban Quản Trị sẽ được tiến hành theo nguyên tắc phổ thông, bình đẳng, trực tiếp và bỏ phiếu kín;
- Người tham dự Hội nghị nhà chung cư được quyền đề cử, ứng cử thành viên bầu vào Ban Quản Trị.
- Danh sách ứng cử, đề cử thành viên vào Ban Quản Trị để tiến hành bầu cử không quá 08 người để Hội nghị bầu lựa chọn 04 (bốn) ngườivào Ban Quản Trị.
- Các thành viên có trong danh sách để Hội nghị nhà chung cư tiến hành bầu cử phải báo cáo lý lịch cá nhân trước Hội nghị nhà chung cư.
Điều 9. Quyền ứng cử, đề cử, biểu quyết
- Chủ sở hữu có quyền tự ứng cử vào vị trí thành viên trong Ban quản trị;
- Chủ sở hữu hoặc người sử dụng hợp pháp tại nhà chung cư được quyền đề cử người đại diện cho mình ứng cử vào Ban quản trị nhà chung cư;
- Quyền biểu quyết được tính theo đơn vị vị căn hộ, theo đó mỗi căn hộ sẽ có 01 phiếu biểu quyết và toàn bộ diện tích sàn tầng hầm và sàn văn phòng thuộc sở hữu riêng được quy đổi theo đơn vị căn hộ để lấy số phiếu biểu quyết: 100m2 bằng một căn hộ và bằng một phiếu biểu quyết;
- Chủ sở hữu không tham dự hội nghị nhà chung cư có thể ủy quyền cho một người khác tham gia bỏ phiếu; Người được ủy quyền không được ủy quyền cho người thứ ba và không được tham gia ứng cử làm thành viên Ban Quản trị.
- Người được ủy quyền đại diện cho chủ sở hữu, thay mặt người sở hữu thực hiện các quyền của chủ sở hữu tại Hội nghị nhà chung cư.
Điều 10. Cơ cấu tổ chức của Ban Quản Trị
Ban Quản Trị có 05 (năm) thành viên, gồm 01 (một) Trưởng ban, 02 (hai) Phó ban và 02 (hai) thành viên.
Trong đó, 01 (một) Phó Ban do Chủ đầu tư (………..) cử theo quy định pháp luật, các thành viên còn lại do Hội nghị nhà chung cư bầu.
Điều 11. Nhiệm kỳ của Ban Quản Trị
Nhiệm kỳ của Ban Quản Trị là 03 (ba) năm kể từ ngày UBND Quận …………. ban hành Quyết định công nhận. Trong nhiệm kỳ hoạt động, nếu có một hoặc một số thành viên Ban Quản Trị xin miễn nhiệm thì Ban Quản Trị đề xuất người thay thế, lấy ý kiến của cư dân bằng văn bản để thay thế; trường hợp thành viên Ban Quản Trị xin miễn nhiệm là Trưởng ban hoặc Phó ban thì Ban Quản Trị tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường để bầu người thay thế; trường hợp thành viên Ban Quản Trị xin miễn nhiệm là Phó ban Quản trị do chủ đầu tư cử thì chủ đầu tư có trách nhiệm cử người khác thay thế. Người thay thế cần có cam kết tự nguyện sẵn sàng tham gia công việc vì lợi ích cộng đồng ngay cả khi không có thù lao.
Điều 12. Cuộc họp Ban Quản Trị
- Ban Quản Trị có thể họp định kỳ hoặc bất thường. Ban Quản Trị họp tại phòng cộng đồng, văn phòng của ban quản lý chung cư hoặc ở nơi khác do các Thành viên thống nhất.
- Cuộc họp của Ban Quản Trị do Trưởng Ban Quản Trị triệu tập khi xét thấy cần thiết, nhưng mỗi quý phải họp ít nhất một lần.
- Trưởng Ban Quản Trị phải triệu tập họp Ban Quản Trị khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên;
b) Có đề nghị của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc doanh nghiệp quản lý vận hành chung cư;
c) Có đề nghị của ít nhất 05 (năm) chủ sở hữu;
d) Các trường hợp khác do Quy chế hội nghị nhà chung cư quy định.
Đề nghị phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của Ban Quản Trị.
- Trưởng Ban Quản Trị phải triệu tập họp Ban Quản Trị Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này.
- Trưởng Ban Quản Trị hoặc người triệu tập họp Ban Quản Trị phải gửi thông báo mời họp chậm nhất 03 (ba) ngày làm việc trước ngày họp nếu không có quy định khác. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định.
Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử, tin nhắn hoặc phương tiện khác, nhưng phải bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên Ban Quản Trị.
- Cuộc họp Ban Quản Trị được tiến hành khi có từ ba phần tư (3/4) tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên Ban Quản Trị dự họp.
- Thành viên Ban Quản Trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp bằng văn bản.
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
e) Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì kín và phải được chuyển đến Trưởng Ban Quản Trị chậm nhất một giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
- Trừ trường hợp Quy chế này có quy định tỷ lệ khác cao hơn, quyết định của Ban Quản Trị được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Trưởng Ban Quản Trị.
- Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của Ban Quản Trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp nếu được đa số thành viên Ban Quản Trị chấp thuận.
Điều 13. Biểu quyết thông qua các quyết định quan trọng của Ban Quản Trị
- Các quyết định được thông qua bằng hình thức biểu quyết hoặc bỏ phiếu, được lập thành biên bản có chữ ký của thư ký cuộc họp, các thành viên Ban Quản Trị dự họp. Trường hợp tỷ lệ biểu quyết tán thành đạt 50% số thành viên BQT thì kết quả cuối cùng được xác định theo biểu quyết của Trưởng Ban Quản Trị hoặc Phó ban chủ trì cuộc họp (nếu vắng Trưởng ban).
2.Các đề xuất sau đây chỉ được thông qua khi có tối thiểu 75% tổng số thành viên của Ban Quản Trị tán thành:
a) Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành;
b) Quyết định lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì;
c) Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
d) Các đề xuất, yêu cầu của Ban quản trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư;
Các trường hợp khác do Hội nghị nhà chung cư quyết định.
- Đối với quyết định chi tiêu kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư thì thực hiện biểu quyết theo quy định sau đây:
a) Trường hợp Ban Quản Trị quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư và sử dụng nguồn kinh phí bảo trì thường xuyên đã được hội nghị nhà chung cư phê duyệt hàng năm thì phải được 100% thành viên Ban Quản Trị đồng ý, trừ trường hợp có thành viên vắng mặt vì lý do bất khả kháng;
b) Trường hợp Ban Quản Trị quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư và sử dụng nguồn kinh phí bảo trì không nằm trong hạng mục thường xuyên đã được hội nghị nhà chung cư phê duyệt hàng năm thì Ban Quản Trị phải tổ chức hội nghị nhà chung cư để lấy ý kiến phê duyệt. Trong trường hợp không tổ chức được hội nghị nhá chung cư, thì Ban Quản Trị phải lấy ý kiến phê duyệt đồng ý của ít nhất 51% số căn hộ trước khi thực hiện.
Điều 14. Quy định về biên bản cuộc họp:
Biên bản họp Ban Quản Trị phải có các nội dung chính sau:
– Thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp
– Họ tên thành viên tham dự
– Nội dung họp
– Các vấn đề báo cáo, thảo luận, biểu quyết và kết quả biểu quyết
– Tóm tắt các ý kiến phát biểu, các vấn đề được phê chuẩn tại cuộc họp
Biên bản họp phải được đọc lại cho tất cả các thành viên tham dự nghe và ký tên đầy đủ. Chủ tọa cuộc họp và Thư ký chịu trách nhiệm về tính chính xác và trung thực của biên bản họp.
Điều 15. Miễn nhiệm, bãi miễn thành viên Ban Quản Trị hoặc bãi miễn Ban Quản Trị
- Việc miễn nhiệm thành viên Ban Quản Trị được thực hiện khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Thành viên Ban Quản Trị thôi tham gia hoặc xin miễn nhiệm;
b) Thành viên Ban Quản Trị không còn là chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư;
c) Thành viên Ban Quản Trị Chuyển đi nơi khác;
- Việc bãi miễn Ban Quản Trị, thành viên Ban Quản Trị được thực hiện khi có đề nghị của Ban Quản Trị hoặc đề nghị của đại diện chủ sở hữu căn hộ trong các trường hợp sau đây:
a) Ban Quản Trị không báo cáo kết quả hoạt động cho hội nghị nhà chung cư theo quy định của Quy chế này;
b) Ban Quản Trị không hoạt động sau khi được bầu;
c) Thành viên Ban Quản Trị vi phạm quy chế hoạt động hoặc quy chế thu, chi tài chính của Ban Quản Trị;
d) Thành viên Ban Quản Trị không tham gia các hoạt động của Ban Quản Trị trong 06 tháng liên tiếp hoặc không tham dự tối thiểu 30% tổng số các cuộc họp của Ban Quản Trị trong 01 năm.
- Việc bầu lại thành viên Ban Quản Trị được thực hiện như sau:
a) Trường hợp bầu thay thế Ban Quản Trị hoặc bầu thay thế Trưởng ban, Phó ban quản trị thì phải tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường để quyết định theo quy định; trường hợp miễn nhiệm hoặc bãi miễn Phó ban quản trị là đại diện của chủ đầu tư thì chủ đầu tư cử đại diện khác thay thế mà không phải tổ chức hội nghị nhà chung cư bất thường;
b) Trường hợp bầu thành viên Ban quản trị không thuộc đối tượng quy định tại Điểm a Khoản này thì Ban Quản Trị đề xuất người thay thế và gửi xin ý kiến của các đại diện chủ sở hữu căn hộ; nếu được tối thiểu 50% đại diện chủ sở hữu hoặc có số lượng ít hơn theo quyết định của hội nghị nhà chung cư đồng ý thì người được đề xuất được công nhận là thành viên Ban Quản Trị; trường hợp không có đủ số người đồng ý theo quy định tại Điểm này thì phải họp hội nghị nhà chung cư bất thường của tòa nhà để bầu người thay thế theo quy định.
MỤC III
QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA BAN QUẢN TRỊ
Điều 16. Quyền hạn và trách nhiệm của Ban quản trị
- Đôn đốc, nhắc nhở các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư trong việc thực hiện nội quy, quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư;
- Quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của pháp luật và quyết định của Hội nghị nhà chung cư; báo cáo Hội nghị nhà chung cư việc thu, chi khoản kinh phí này.
Tất cả các khoản chi từ nguồn kinh phí bảo trì đều phải tuân theo quy trình sử dụng quỹ bảo trì như sau:
- Hàng năm, Ban quản trị phối hợp với đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư lậpkế hoạch bảo trì, dự toán kinh phí bảo trì.
- Kế hoạch bảo trì, dự toán kinh phí bảo trì phải được Hội nghị nhà chung cư thông qua.
- Việc sử dụng kinh phí bảo trì đúng mục đích, đúng hạng mục cần bảo trì theo kế hoạch bảo trì, dự toán kinh phí đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua. Việc sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung này phải có chữ ký của đầy đủ các thành viên Ban quản trị, phải có hóa đơn tài chính, có thanh toán, quyết toán theo quy định của pháp luật về tài chính và phải báo cáo Hội nghị nhà chung cư. Cách thức giải ngân kinh phí bảo trì phải tuân theo Quy chế tài chính quy định tại Bản quy chế này.
- Việc mua sắm sử dụng kinh phí bảo trì phải được thực hiện theo hình thức chọn thầu cạnh tranh từ ít nhất 03 (ba) nhà thầu có chất lượng tương đương cho cùng một phạm vi công việc.
- Đề nghị Hội nghị nhà chung cư thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
- Ký hợp đồng cung cấp dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư với đơn vị có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư sau khi đã được Hội nghị nhà chung cư lựa chọn;
- Ký kết hợp đồng với đơn vị có năng lực bảo trì nhà ở theo quy định của pháp luật về xây dựng để bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư và giám sát hoạt động bảo trì. Việc bảo trì phần sở hữu chung có thể do đơn vị đang quản lý vận hành nhà chung cư hoặc đơn vị khác có năng lực bảo trì theo quy định của pháp luật về xây dựng thực hiện;
- Theo dõi, giám sát việc quản lý vận hành và bảo trì nhà chung cư theo nội dung hợp đồng đã ký kết để quản lý vận hành và bảo trì nhà chung cư; nghiệm thu, thanh toán và thanh lý hợp đồng với doanh nghiệp quản lý vận hành, bảo trì nhà chung cư;
- Trực tiếp thu hoặc uỷ quyền cho doanh nghiệp quản lý vận hành thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư;
- Thu thập, tổng hợp ý kiến, kiến nghị của người sử dụng nhà chung cư về việc quản lý, sử dụng và cung cấp các dịch vụ nhà chung cư để phối hợp với cơ quan chức năng, tổ chức, cá nhân có liên quan xem xét giải quyết;
- Phối hợp với chính quyền địa phương, tổ dân phố trong việc xây dựng nếp sống văn minh, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội trong nhà chung cư;
- Thực hiện đúng quy chế hoạt động của Ban quản trị đã được Hội nghị nhà chung cư thông qua, không được tự bãi miễn hoặc bổ sung thành viên Ban quản trị;
- Định kỳ 6 tháng một lần, Ban Quản trị lấy ý kiến của chủ sở hữu nhà chung cư làm cơ sở để đánh giá chất lượng dịch vụ quản lý vận hành của doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư;
- Quản lý và bảo quản các bản sao hồ sơ nhà chung cư và hồ sơ quy trình vận hành bảo trì có liên quan đến quản lý sử dụng nhà chung cư được bàn giao, để sử dụng, cung cấp cho đơn vị bảo trì, quản lý vận hành nhà chung cư khi có yêu cầu;
- Được hưởng thù lao trách nhiệm và các chi phí hợp lý khác theo quyết định của Hội nghị nhà chung cư;
- Có quyền yêu cầu đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư có biện pháp chế tài thích hợp đối với các chủ sở hữu hoặc người sử dụng căn hộ nếu không tuân thủ nội quy chung cư hoặc không đóng phí quản lý như quy định.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư khi thực hiện quyền và trách nhiệm không đúng với quy định.
- Trong thời gian 10 ngày làm việc kể từ khi Hội nghị nhà chung cư bầu Ban Quản trị, Ban Quản trị có trách nhiệm đăng ký với UBND Quận 4 để được công nhận;
- Trong thời gian 15 ngày kể từ ngày được UBND Quận 4 ra quyết định công nhận, Ban quản trị phải tổ chức họp bàn, phân công rõ công việc từng thành viên phụ trách tvà hông báo công khai để người dân biết liên hệ khi cần thiết;
- Tổ chức Hội nghị nhà chung cư trước 25 ngày quyết định của UBND quận 4 hết hiệu lực;
- Trong trường hợp đã tổ chức hội nghị nhà chung cư, UBND quận 4 chưa ra quyết định công nhận Ban quản trị mới thì Ban Quản trị cũ có trách nhiệm tiếp tục điều hành cho đến khi có quyết định của UBND quận 4thì bàn giao lại;
- Ban Quản trị hoạt động theo nguyên tắc tập thể, đảm bảo tính dân chủ, công khai, minh bạch, chịu sự kiểm tra giám sát của chủ sở hữu, người sử dụng và các cơ quan chức năng có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các công việc khác do Hội nghị nhà chung cư giao mà không trái với quy định pháp luật.
Điều 17. Nhiệm vụ của từng thành viên Ban Quản trị
- Trưởng Ban quản trị
a) Phụ trách chung và điều hành hoạt động của Ban Quản Trị;
b) Là người phát ngôn chính thức của Ban Quản Trị;
c) Phân công nhiệm vụ cho các thành viên khác trong Ban Quản Trị;
d) Ký các văn bản nhân danh Ban quản trị;
e) Đại diện Ban quản trị ký hợp đồng với đơn vị quản lý, vận hành nhà chung cư, đơn vị bảo trì nhà chung cư;
đ) Đại diện Ban quản trị trong quan hệ và giao dịch với các tổ chức, cá nhân có liên quan;
f) Chuẩn bị nội dung, chương trình và điều khiển các phiên họp để thảo luận và biểu quyết các nội dung thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Quản Trị;
g) Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ hội nghị; triệu tập và chủ tọa cuộc họp Hội nghị nhà chung cư;
h) Chịu trách nhiệm trước Ban quản trị và hội nghị nhà chung cư về những quyết định cá nhân của mình;
i) Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết của Ban quản trị;
k) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hội nghị nhà chung cư giao.
Trường hợp Trưởng Ban quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Trưởng Ban quản trị theo nguyên tắc quy định tại Quy chế hoạt động. Trường hợp không có người được ủy quyền thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên tạm thời giữ chức Trưởng Ban Quản Trị theo nguyên tắc đa số, và người này thực hiện vai trò Trưởng Ban Quản Trị cho đến khi Trưởng Ban Quản Trị có mặt hoặc đến khi Hội nghị nhà chung cư bầu một trưởng ban thay thế mới.
- Phó Ban quản trị
a. Phụ trách tổ chức điều hành và quản lý một số hoạt động của Chung cư theo sự phân công hoặc ủy quyền của Trưởng ban;
b. Tham dự các phiên họp của Ban quản trị, thảo luận và biểu quyết các nội dung thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ban quản trị;
c. Chịu trách nhiệm trước Trưởng ban về những nhiệm vụ được phân công hoặc ủy quyền.
- Các thành viên khác trong Ban quản trị
a. Thực hiện các nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng ban;
b. Tham dự các phiên họp của Ban quản trị, thảo luận và biểu quyết các nội dung thuộc nhiệm vụ và quyền hạn của Ban quản trị;
c. Thành viên được phân công nhiệm vụ thư ký, quản lý hồ sơ hoạt động của Ban Quản Trị, sẽ có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản và quản lý sử dụng con dấu (nếu có) theo quy định của pháp luật;
d. Chịu trách nhiệm trước Trưởng ban về những nhiệm vụ được phân công.
MỤC IV
QUY CHẾ TÀI CHÍNH
Điều 18 Quy định chung:
Ban Quản Trị Tòa nhà ……….. là tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của công ty cổ phần. Việc triệu tập và tổ chức cuộc họp của Ban Quản Trị được thực hiện theo quy định của Quy chế Hoạt động đã được hội nghị nhà chung cư phê duyệt và pháp luật hiện hành.
- Trưởng ban là người chịu trách nhiệm toàn diện về các hoạt động thu chi tài chính của Ban Quản Trị và là người quản lý con dấu của Ban quản trị
- Ban Quản Trị có trách nhiệm phải đăng ký hoạt động đúng theo các quy định của pháp luật, thực hiện đầy đủ các quy định của Luật kế toán, Thống kê, các Luật thuế.
- Các quyết định của Ban Quản Trị nếu vượt quá quyền hạn quy định vi phạm pháp luật hoặc các quy định, nghị quyết của hội nghị nhà chung cư thì không có giá trị pháp lý; trường hợp các quyết định hay hành vi thiếu trách nhiệm của Ban Quản Trị gây thiệt hại đến quyền và lợi ích hợp pháp của các tổ chức, cá nhân thì các thành viên Ban Quản Trị phải chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật. Trường hợp Ban Quản Trị quyết định không đúng với quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính thì các quyết định này không được công nhận.
- Người lợi dụng chức vụ quyền hạn, chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư làm trái quy định về quản lý, sử dụng nhà chung cư thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Điều 19. Nguồn thu – chi của chung cư
- Các khoản thu:
– Phí bảo trì phần sở hữu chung;
– Phí quản lý;
– Phí thu từ việc khai thác các diện tích thuộc sở hữu chung;
– Các khoản tài trợ;
– Lãi suất tiền gửi phát sinh từ các khoản thu trên;
– các khoản thu khác (nếu có, hợp lệ)
- Các khoản chi:
– Chi phí thuê đơn vị quản lý vận hành chung cư, đơn vị bảo trì (sửa chữa, bảo trì phần sở hữu chung);
– Chi phí quản lý hành chính, như chi phí in ấn văn phòng, dịch vụ công cộng, thông tin liên lạc…;
– Phụ cấp trách nhiệm cho Ban Quản trị;
– Chi phí cho các cuộc họp Ban Quản trị, họp Hội nghị Nhà chung cư;
– Các khoản chi khác theo quy định của pháp luật.
3.Mọi khoản thu, khoản chi phí đều phải có hóa đơn chứng từ hợp lệ và báo cáo với Hội nghị nhà chung cư vào mỗi kỳ Hội nghị.
Điều 20. Quy định về Quản lý tiền và Quản lý quỹ bảo trì
20.1. Quy định về việc quản lý tiền – tài khoản
20.1.1 Tất cả các khoản tiền theo quy định Ban Quản Trị được phép quản lý phải được gửi vào tài khoản của Ban quản trị mở tại ngân hàng.
20.1.2 Tài khoản ngân hàng do Ban Quản Trị quản lý phải được thực hiện đăng ký đồng chủ tài khoản của tất cả các thành viên của Ban Quản Trị. Các tài khoản phải được đăng ký giám sát số dư qua tin nhắn cho tất cả các thành viên Ban Quan Trị.
20.1.3. Ban Quản Trị không được phép sử dụng bất cứ khoản tiền nào do Ban Quản Trị quản lý theo quy định để đầu tư, cho vay hay phục vụ bất cứ mục đích nào khác không liên quan đến việc quản lý, quản trị tòa nhà.
20.1.4. Tất cả các khoản chi phải thực hiện thông qua hình thức chuyển khoản. Ngân hàng chỉ được phép chuyển các khoản chi khi có đủ các điều kiện sau:
- Có biên bản họp vả nghị quyết của Ban Quản Trị về khoản chi cần cho việc quản lý, bảo trì tòa nhà chung cư;
- Có hợp đồng mua hàng hóa dịch vụ thực hiện công việc với đơn vị trúng thầu đã được ký hợp lệ;
- Có hóa đơn chứng từ cho khoản chi do đơn vị cung cấp hàng hóa dịch vụ phát hành;
- Có ủy nhiệm chi do ít nhất ¾ số thành viên Ban Quản Trị ký, trong đó phải có chữ ký của Trưởng Ban Quản Trị.
20.1.4. Tuyệt đối không được thực hiện các khoản chi vào tài khoản cá nhân của bất kỳ thành viên Ban Quản Trị nào và/hoặc bất kỳ cá nhân nào mà không phải là bên cung cấp hàng hóa dịch vụ cho chung cư.
20.2. Quy định về việc quản lý quỹ bảo trì phần sở hữu chung nhà chung cư
20.2.1Ban Quản Trị sẽ thực hiện việc quản lý quỹ bảo trì phần sở hữu chung theo quy định
của luật nhà ở 2014, và sử dụng theo đúng các quy định pháp luật về tài chính. Ban
Quản Trị sẽ phải mở tài khoản tại Ngân hàng thương mại để quản lý quỹ bảo trì
phần sở hữu chung nhà chung cư này theo đúng cách thức quy định tại Quy chế này
20.2.2Ban Quản Trị có trách nhiệm rà soát chính xác và tiếp nhận đầy đủ từ Chủ đầu tư toàn bộ Quỹ bảo trì do Chủ đầu tư thu từ người mua nhà theo Hợp đồng mua bán, bao gồm cả các khoản lãi phát sinh theo thời gian.
20.2.3.Ban Quản Trị có trách nhiệm gửi tiết kiệm khoản tiền Quỹ bảo trì theo quy định như sau:
– Kỳ hạn 12 tháng đối với 70% số tiền thuộc Quỹ bảo trì;
– Kỳ hạn 1 tháng trở lên đối với 25% số tiền thuộc quỹ bảo trì,
– Không kỳ hạn ở mức tối đa 5% còn lại thuộc Quỹ bảo trì để phục vụ cho chi bảo trì đột xuất.
Các sổ tiết kiệm thể hiện dạng sổ tài khoản với chủ sở hữu đại diện bởi toàn bộ Ban Quan Trị. Số tiền lãi phát sinh trong mỗi kỳ do gửitiền tại ngân hàng phải được bổ sung vào quỹ bảo trì.
20.2.4.Quỹ bảo trì chỉ được dùng vào mục đích bảo trì phần sở hữu chung của nhàchung cư, không được sử dụng vào mục đích quản lý, vận hành và mục đích khác;
20.2.5.Hàng năm, Ban Quản Trị lập dự toán chi phí bảo trì định kỳ,thường xuyên và kế hoạch chi khoản bảo trì này để Hội nghị nhà chung cư xem xét phê duyệt. Phần dự chi hàng năm được phê duyệt được gửi tài khoản thanh toán của Ban Quản Trị;
20.2.5. Việc lập dự toán chi phí, hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán, quyết toán và thanh lýhợp đồng bảo trì được thực hiện theo các quy định của pháp luật về xây dựng và hợpđồng dân sự, có sự giám sát và phải được công khai cho cộng đồng cư dân sinh sốngtrong chung cư biết.
20.2.6. Quỹ bảo trì sẽ được quyết toán độc lập hàng năm và Ban Quản Trị có trách nhiệm công khai và báo cáo hội nghị nhàchung cư thường niên, hoặc cho bất cứ cư dân có quan tâm.
Điều 21. Quy định về hạch toán
- Ban Quản Trị phải bố trí thành viên chuyên trách kế toán, thủ quỹ.
- Ban Quản Trị phải tổ chức mở sổ sách kế toán và hạch toán đầy đủ, kịp thời thời tất cả các hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động của Ban quản trị và lưu trữ hồ sơ theo đúng các quy định về hóa đơn, chứng từ và quản lý tài chính.
- Tất cả các khoản thu chi của Ban Quản Trị phải được ghi chép và lập chứng từ, lưu trữ đầy đủ theo đúng quy định của chế độ kế toán, các Luật thuế hiện hành và trong phạm vi các quy định của hội nghị nhà chung cư đã thông qua. Chứng từ phải được ký duyệt đầy đủ các chữ ký theo quy định.
- Ban Quản Trị chỉ được phép thu các khoản phí, dịch vụ mà pháp luật cho phép, thu đúng pháp luật và theo đúng các nghị quyết, quyết định của hội nghị nhà chung cư phù hợp với pháp luật.
Điều 22: Quy định về việc ký chứng từ, tài liệu:
– Tất cả các hợp đồng giao dịch với đối tác phải do Trưởng ban đại diện ký kết, hoặc thành viên được Trưởng Ban ủy quyền bằng văn bản.
– Tất cả các chứng từ thu, chi phải do Trưởng ban hoặc thành viên được Trưởng ban ủy quyền ký duyệt, và cùng với Thành viên được phân công phụ trách về tài chính ký.
– Tất cả chứng từ ngân hàng phải được ít nhất 4/5 thành viên cùng ký.
– Tất cả các thông báo đến cư dân sẽ do Trưởng ban hoặc Phó ban thường trực ký.
Điều 23. Quy định thực hiện các khoản chi
– Tất cả các khoản chi phải có hóa đơn,chứng từ hợp lệ.
– Phải lập phiếu chi có chữ ký của Thành viên phụ trách kế toán tài chính, Trưởng ban, Phó ban và người nhận tiền.
– Kế toán phải lập bản kê các phiếu chi trong ngày và báo cáo theo đúng quy định kế toán.
– Các khoản chi thường xuyên: bảo trì định kỳ, các khoản chi đã được hội nghị nhà chung cư phê duyệt v.v…thì Ban Quản Trị được toàn quyền thực hiện chi trả.
– Các khoản chi bất thường cấp bách: Ban Quản Trị được quyền quyết định chi để xử lý công việc phát sinh trong chung cư. Ban Quản Trị phải có biên bản họp xác minh sự việc và thông báo cư dân .
– Hạn mức chi tiêu:
o Tổng khoản chi dưới mười triệu đồng: Trong trường hợp cần thanh toán những hạng mục công việc phát sinh liên quan hoặc có tính cấp bách, Ban Quản Trị được quyền quyết định chi để xử lý công việc phát sinh trong chung cư. Các nội dung chi tiết về việc chi tiêu sẽ phải được Ban Quản Trị báo cáo cho Hội nghị nhà chung cư được tổ chức sau đó.
o Tổng khoản chi dưới một trăm triệu đồng: Ban Quản Trị được quyền quyết định chi để xử lý công việc phát sinh trong chung cư. Ban Quản Trị phải công bố kế hoạch và niêm yết công khai trước 30 ngày khi thực hiện việc đầu tư này.
o Tổng khoản chi từ một trăm triệu trở lên: Phải tổ chức hội nghị nhà chung cư hoặc thông qua Phiếu lấy ý kiến trong đó Ban Quản Trị trình bày lý do, kế hoạch thực hiện để lấy ý kiến cư dân, chỉ được thông qua khi có sự đồng ý của tối thiểu 50% tổng số các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.
Nghiêm cấm các hình thức chia nhỏ giá trị của các khoản chi tiêu để hạ hạn mức cần phê duyệt quy định nêu trên.
Điều 24 Quy định thực hiện các khoản phải thu:
– Phải lập biên lai thu tiền cho tất cả các khoản thu, giao cho người nộp 1 liên và lưu trữ 1 liên.
– Kế toán phải lập bảng kê tất cả các phiếu thu trong ngày và báo cáo theo đúng quy định kế toán, Trưởng ban hoặc Phó ban thường trực ký duyệt.
– Tiền thu được phải thực hiện đúng theo quy định quản lý quỹ.
– Phải niêm yết thông báo các khoản phải thu quá hạn hàng tháng.
Điều 25. Quy định tuyển chọn nhà thầu cung cấp dịch vụ:
– Khi có nhu cầu phát sinh phải dán thông báo tiêu chí tuyển chọn rõ ràng đầy đủ thông tin.
– Phải có ít nhất 3 nhà thầu tham gia xét chọn và bầu chọn đơn vị có phương án hiệu quả nhất ngoại trừ trường hợp không có nhà cung cấp khác.
Điều 26. Quy định về thù lao của thành viên Ban quản trị
Ban Quản Trị được hưởng phụ cấp trách nhiệm và các chi phí hợp lý khác phục vụ cho hoạt động của BQT (như nước uống, văn phòng phẩm…).
Mức phụ cấp trách nhiệm của thành viên Ban Quản Trị được thống nhất thông qua tại Hội nghị nhà chung cư: Với mức thù lao 5.000.000 đồng/Ban Quản Trị/tháng.
Kinh phí này cũng bao gồm trong kinh phí quản lý vận hành chung do cộng đồng dân cư đóng góp.
Điều 27.Quy định các khoản chi sinh hoạt cộng đồng:
Ban Quản Trị, tùy thuộc vào sự chấp thuận của Hội nghị nhà chung cư, được quyền xác định một khoản quỹ trích từ các khoản thu thường xuyên của chung cư để chi cho các khoản nhằm tăng tính đoàn kết tương thân tương ái trong chung cư như các khoản phúng điếu, tổ chức sinh hoạt cộng đồng hợp như Tết trung thu, Quốc tế thiếu nhi, Quốc tế phụ nữ, Tết cổ truyền, đại hội nhà chung cư v.v..
Điều 28. Báo cáo tài chính:
– Phải thực hiện đúng, đủ các báo cáo tài chính chi tiết cụ thể hàng tháng, quý, năm.
– Hàng tháng phải niêm yết đầy đủ thông tin các tài khoản tiền gửi ngân hàng của chung cư mà các thành viên Ban quản trị đang đại diện chủ tài khoản.
– Niêm yết báo cáo tài chính công khai và sẵn sàng trả lời nhưng câu hỏi thắc mắc từ chủ sở hữu.
MỤC V
QUYỀN ĐƯỢC CUNG CẤP THÔNG TIN
Điều 29. Quyền được cung cấp thông tin của thành viên Ban Quản Trị
- Thành viên Ban quản trị có quyền yêu cầu doanh nghiệp, đơn vị quản lý vận hành Chung cư cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động quản lý của công ty và của các đơn vị trong công ty liên quan đến việc vận hành chung cư.
- Doanh nghiệp, đơn vị quản lý vận hành Chung cư được yêu cầu phải cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác các thông tin, tài liệu theo yêu cầu của thành viên Ban quản trị.
- Các thành viên Ban Quản Trị cũng có trách nhiệm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác cho nhau, và cho chủ sở hữu có yêu cầu.
Điều 29. Tiếp nhận, phản hồi kiến nghị của chủ sở hữu và cung cấp thông tin cho cư dân
- Ban Quản Trị phải công khai thông tin liên lạc của các Thành viên để tạo điều kiện cho việc tiếp nhận, phản hồi các kiến nghị của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đối với các vấn đề liên quan đến việc quản lý sử dụng nhà chung cư.
- Ban Quản Trị phải lập các báo cáo về tình hình theo dõi, giám sát việc thực hiện hoạt động của doanh nghiệp quản lý vận hành nhà chung cư.
- Ban Quản Trị phải cung cấp thông tin về các vấn đề quản lý vận hành cho chủ sở hữu căn hộ, cư dân khi họ có yêu cầu.
MỤC VI
BAN TƯ VẤN – KIỂM SOÁT
- Hội nghị nhà chung cư thống nhất lập Ban Tư Vấn Kiểm Soát để tham gia hỗ trợ cho Ban Quản Trị trong việc quản lý vận hành nhà chung cư.
- Các thành viên Ban Tư Vấn Kiểm Soát là những cư dân có năng lực, kiến thức về pháp luật, tài chính, xây dựng, quản lý, kỹ thuật v.v.. để tham mưu cho Ban Quản Trị trong công việc quản lý. Ban Quản Trị có thể mời các thành viên Ban Tư Vấn Kiểm Soát vào các cuộc họp của Ban Quản Trị.
MỤC V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
- Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày được Hội nghị nhà chung cư thông qua.
- Những vấn đề chưa được dự liệu hoặc chưa được đề cập đến một cách đầy đủ trong Quy chế này sẽ được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật.
- Các thành viên Ban Quản Trị, doanh nghiệp quản lý vận hành chung cư, các chủ sở hữu phải nghiên cứu thực hiện nghiêm túc Quy chế này.
- Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh nội dung cần sửa đổi, bổ sung để phù hợp với tình hình thực tế tại chung cư và quy định của pháp luật, Trưởng ban quản trị có trách nhiệm tổ chức rà soát, sửa đổi, bổ sung và trình Hội nghị nhà chung cư thông qua.
| TM. HỘI NGHỊ NHÀ CHUNG CƯ ………..
|
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Cho hỏi vận hành toà nhà đơn vị vận hành đươc hưởng phí dịch vụ hay như thế nào