Những lưu ý về địa chỉ khi thành lập công ty

Chia sẻ

198 by Luật Nghiệp Thành , 7 Tháng mười hai, 2020

Những lưu ý về địa chỉ khi thành lập công ty

Địa chỉ công ty là nội dung mà doanh nghiệp bắt buộc phải có khi đăng ký thành lập. Địa chỉ là nơi công ty hoạt động, nhận thông báo, tin tức, kết nối giữa các doanh nghiệp với nhau và là nơi chịu sự quản lý của nhiều cơ quan nhà nước liên quan. Do đó, để chọn một địa chỉ không chỉ phù hợp với hoạt động kinh doanh mà còn phải tuân theo các quy định của pháp luật về doanh nghiệp và Nhà ở là điều rất quan trọng. Trước số lượng doanh nghiệp đăng ký hoạt động mới như hiện nay, việc lựa chọn một địa chỉ để được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận và cho hoạt động lâu dài của công ty thì các cá nhân, tổ chức cần chú ý điều gì? Trong bài viết này, Luật Nghiệp Thành sẽ tư vấn các bạn đọc giả nội dung sau.

Thứ nhất, quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp

Theo quy định, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam. Và có địa chỉ được xác định bao gồm: số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường  hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).[1]

Theo đó, địa chỉ ta sẽ ghi như sau:

Ví dụ: 91 Võ Văn Tần, Phường 6, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Đối với nhà riêng lẻ, nguyên căn thì phải ghi số nhà rõ ràng. Nếu tại địa phương không có số nhà rõ ràng thì có thể ghi thôn, xã, huyện,…như: Thôn Đại Thạnh, xã Mỹ Hiệp, huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định.

Thứ hai, chú ý tính chính xác của địa chỉ

Một số trường hợp do người cho thuê/mượn nhà cung cấp địa chỉ cho bạn không chính xác như phường, xã, tên đường đọc hay viết sai dẫn đến việc nếu bạn lấy thông tin đó đi đăng ký rẽ gặp nhiều rắc rối sau này. Bạn có thể tìm kiếm địa chỉ trên Google hoặc tại một số trang web lưu trữ các thông tin công ty mà có chọn lọc địa chỉ, để có thể tìm kiếm những công ty đã đăng ký mà có địa chỉ tại phường xã, thị trấn và tên đường khu vực đó.

Đặc biệt, khi đã thành lập nếu doanh nghiệp có chuyển trụ sở thì lúc này doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục tại cơ quan thuế và Sở kế hoạch đầu tư. Nên nếu chẳng may địa chỉ có sự nhầm lẫn thì sẽ gây mất nhiều thời gian đến khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới để thực hiện thủ tục chuyển địa chỉ tại cơ quan thuế, đặc biệt là khi có sự thay đổi về cơ quan quản lý thuế.

Thứ ba, chú ý khi chọn nơi đặt địa chỉ tại:

Căn hộ chung cư

Để đặt địa chỉ trụ sở chính của công ty thì không được phép đặt trụ sở tại địa chỉ là căn hộ chung cư được xây dựng với mục đích để ở. Bởi vì đây là hành vi bị nghiêm cấm tại Luật Nhà ở 2014, trong đó việc sử dụng căn hộ chung cư có mục đích để ở mà dùng cho việc kinh doanh thương mại. Bên cạnh đó, việc sử dụng phần diện tích được kinh doanh trong nhà chung cư theo dự án được phê duyệt mà vào các mục đích kinh doanh vật liệu gây cháy, nổ, kinh doanh dịch vụ gây ô nhiễm môi trường, tiếng ồn hoặc các hoạt động khác làm ảnh hưởng đến cuộc sống của các hộ gia đình, cá nhân trong nhà chung cư cũng là hành vi bị nghiêm cấm.[2]

Tuy nhiên, đối với một số căn hộ chung cư được xây dựng có mục đích hỗn hợp là để ở và kinh doanh thì có thể đặt trụ sở công ty. Nhưng trụ sở chính mà doanh nghiệp định đăng ký phải thuộc tầng 1 đến tầng 6, nếu nằm ngoài số tầng trên thì doanh nghiệp phải cung cấp các giấy tờ chứng minh địa chỉ đó thuộc khu kinh doanh thương mại mà theo dự án đã được phê duyệt.

Cụ thể, phải cung cấp một trong các hồ sơ chứng minh như sau:[3]

– Quyết định phê duyệt dự án của cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Bộ xây dựng, Uỷ ban nhân dân thành phố, Sở Xây dựng, Uỷ ban nhân dân quận, huyện…), trong đó có ghi chi tiết địa chỉ trụ sở mà doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chưng cư có mục đích để ở.

– Giấy xác nhận của Chủ đầu tư dự án về việc địa chỉ trụ sở doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chưng cư có mục đích để ở.

– Hợp đồng chuyển nhượng giữa chủ đầu tư và bên nhận chuyển nhượng có nội dung thể hiện địa chỉ trụ sở doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chưng cư có mục đích để ở.

– Hợp đồng thuê trụ sở giữa chủ đầu tư và bên thuê có nội dung thể hiện địa chỉ trụ sở doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chưng cư có mục đích để ở.

– Giấy xác nhận của Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nội dung thể hiện địa chỉ trụ sở doanh nghiệp dự định đăng ký không thuộc căn hộ chưng cư có mục đích để ở.

Nhà tập thể

Nhà tập thể có thể hiểu là căn hộ không khép kín và không có nhiều tiện ích như nhà chung cư, hiện tại không có quy định cụ thể về việc không đặt trụ sở chính tại nhà tập thể. Tuy nhiên, vì nhà tập thể cũng dùng để ở nên việc sử dụng làm trụ sở công ty là sai mục đích sử dụng nên các doanh nghiệp nên lưu ý vấn đề này.

Thứ tư, xử lý vi phạm nếu có sự thay đổi địa về đăng ký thay đổi địa chỉ

Sau khi thành lập, nếu doanh nghiệp có nhu cầu muốn chuyển địa chỉ kinh doanh thì phải đăng ký thay đổi và đăng ký tại cơ quan đăng ký doanh và thuế[4]. Và đây là trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Và doanh nghiệp cần lưu ý phải thay đổi trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có thay đổi.[5]

Tùy theo vi phạm quá thời hạn bao nhiêu ngày thay đổi tại cơ quan ĐKKD thì sẽ có mức phạt tương ứng từ mức thấp nhất là 1 triệu đồng cho đến mức cao nhất là 15.000.000 đồng.[6]

Còn tại cơ quan thuế nếu doanh nghiệp chậm thông báo thay đổi thì cũng tùy theo thời hạn vi phạm thì sẽ có mức phạt thấp nhất là phạt cảnh cáo và mức phạt cao nhất là 1.400.000 đồng.[7]

Trên đây là nội dung tư vấn về “Những lưu ý về địa chỉ khi thành lập công ty”

Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, rất mong nhận được phản hồi và góp ý bổ sung.

Biên tập: Nguyễn Linh Chi

Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận

[1] Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014

[2] Điều 6.11 Luật Nhà ở 2014

[3] Tham khảo tại Phòng ĐKKD-Sở kế hoạch đầu tư thành phố Hồ Chí Minh

[4] Điều 40.1 Nghị định 78/2015

[5] Điều 31. Luật Doanh nghiệp 2014, Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020

[6] Điều 25 Nghị định 50/2016

[7] Điều 7 Thông tư 166/2013/TT-BTC