Những lưu ý khi giao kết Hợp đồng bằng lời nói
Hình thức Hợp đồng được xem là một trong những vấn đề rất quan trọng trong tố tụng cũng như trong cuộc sống. Bởi vì, nó được xem như là một nguồn chứng cứ để xác minh mối quan hệ đã và đang tồn tại giữa các bên, từ đó có thể xác định được quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên đối với giao dịch đó.
Trong cuộc sống, chúng ta ít nhiều sẽ thực hiện việc giao kết hợp đồng hay giao dịch dân sự bằng miệng như việc mua bán hàng hóa, ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng ủy quyền…Vậy liệu những giao dịch hay hợp đồng lao động được giao kết bằng miệng có giá trị hay không? Đây chính là thắc mắc đang cần lời giải đáp của rất nhiều người hiện nay.
1) Các hình thức giao kết hợp đồng được công nhận
Bộ luật Dân sự hiện hành công nhận sự tồn tại của 3 hình thức hợp đồng đó là: Hợp đồng giao kết bằng văn bản; Hợp đồng giao kết bằng lời nói hoặc Hợp đồng được thể hiện dưới một hành vi cụ thể[1].
Giao kết Hợp đồng bằng văn bản
Trên thực tế, các bên trong giao dịch Hợp đồng thường lựa chọn việc ký kết Hợp đồng dưới hình thức bằng văn bản nhằm nâng cao tính xác thực và giá trị của Hợp đồng.
Trong Hợp đồng văn bản thường được thể hiện đầy đủ các nội dung cần thiết như: Các bên của Hợp đồng; Đối tượng của Hợp đồng (hàng hóa, dịch vụ,…); Cách thức để thực hiện; Giá, phương thức thanh toán; Địa điểm; Thời gian; Quyền lợi; Nghĩa vụ; Thời hạn Hợp đồng; Trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi vi phạm Hợp đồng,…[2]
Mỗi khi có tranh chấp xảy ra thì Hợp đồng được giao kết bằng văn bản được xem là một nguồn chứng cứ có giá trị, chắc chắn và an toàn hơn hẳn so với các Hợp đồng, giao dịch qua lời nói hay một hành vi cụ thể.
Các giao dịch được quy định bắt buộc phải giao kết dưới hình thức văn bản, công chứng, chứng thực, đăng ký như: Hợp đồng mua bán nhà ở; Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất,…Còn đối với những loại Hợp đồng khác (mua bán các hàng hóa, đồ dùng nhỏ lẻ phục vụ cho cuộc sống, sinh hoạt hằng ngày,…) thì các bên có quyền tự do lựa chọn hình thức hợp đồng mà theo họ là phù hợp và thuận tiện nhất cho việc giao kết cũng như thực hiện Hợp đồng.
Lưu ý: Hiện nay, các giao dịch dân sự thông qua phương tiện điện tử dưới dạng hình thức thông điệp dữ liệu như thông qua tin nhắn, email, fax…vẫn được coi là giao dịch bằng văn bản[3]. Ví dụ như hoạt động mua bán hàng hóa thông qua các ứng dụng Tiki, Lazada, Shoppee…
Giao kết Hợp đồng bằng lời nói (còn gọi là Hợp đồng miệng)
Hình thức Hợp đồng này có nghĩa là việc các bên xác lập giao dịch, thỏa thuận về nội dung và thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thông qua lời nói.
Việc xác lập các giao dịch dân sự hay Hợp đồng thông qua lời nói thường được sử dụng trong các trường hợp mà giữa các bên có sự tin tưởng gần như tuyệt đối đối với nhau hoặc đối với các hoạt động giao dịch dân sự nhằm phục vụ nhu cầu, sinh hoạt hằng ngày.
Ví dụ cụ thể cho hình thức giao dịch này như: Hợp đồng vay mượn tiền, tài sản giữa bố mẹ và con; Hoạt động mua đồ ăn, quần áo…
Giao kết Hợp đồng dưới hình thức một hành vi cụ thể
Hiện nay, Hợp đồng được thể hiện dưới hình thức một hành vi cụ thể xuất hiện và tồn tại ngày càng nhiều. Các bên trong Hợp đồng không cần xác nhận với nhau thông qua văn bản, đồng thời cũng không thông qua lời nói mà chỉ cần thực hiện các hành vi cụ thể. Thông qua các hành vi đó, các bên ngầm hiểu được sự tồn tại của giao dịch.
Một ví dụ cụ thể và rõ ràng nhất cho hình thức hợp đồng này là việc hoạt động mua bán hàng hóa ở siêu thị. Việc người mua lựa chọn hàng hóa (giá cả đã được ấn định sẵn) và đưa đến quầy thu ngân để tính tiền được xem như là một đề nghị mua bán hàng hóa; Việc người bán hay các nhân viên thu ngân tiến hành hoạt động thanh toán được xem như một sự chấp nhận lời đề nghị giao dịch mua bán.
Trong cuộc sống hàng ngày, việc chúng ta sử dụng lời nói để giao kết Hợp đồng là không ít. Tuy nhiên, điều này cũng tiềm ẩn khá nhiều rủi ro phát sinh ngoài ý muốn của các bên. Qua những phân tích nêu trên, chúng ta có thể thấy rằng, việc giao kết Hợp đồng bằng văn bản có công chứng, chứng thực hoặc đăng ký sẽ có được xem là nguồn chứng cứ quan trọng, có giá trị pháp lý cao và hạn chế rủi ro đến mức tối đa nhất có thể. Kể cả đối với những loại Hợp đồng mà pháp luật không quy định bắt buộc phải lập thành văn bản, nhưng để đảm bảo an toàn và hạn chế rủi ro cho mình thì mọi người khi giao kết Hợp đồng nên thỏa thuận, lựa chọn hình thức này.
2) Các hạn chế của việc giao kết Hợp đồng bằng lời nói
Nội dung của Hợp đồng được nêu sơ sài, không đầy đủ và chi tiết:
Hầu như các Hợp đồng được giao kết bằng miệng đều được giao kết một cách chóng vánh. Nội dung mà các bên thỏa thuận cũng chỉ xoay quanh các vấn đề chính, còn đối với các nội dung về quyền và nghĩa vụ, thời hạn hay việc bồi thường thiệt hại khi vi phạm Hợp đồng thì hầu như không có.
Ví dụ: Ông A và bà B thỏa thuận về việc mua bán cá Basa với số lượng lớn. Hai bên chỉ thỏa thuận về đối tượng mua bán là cá Basa; Giá cả; Thời điểm giao hàng,…Tuy nhiên, họ lại không có sự thỏa thuận cụ thể về việc bồi thường nếu ông A giao hàng trễ so với thời gian quy định; Trường hợp cá bị chết hay chất lượng cá không như mong đợi thì phải xử lý ra sao? Thời điểm nào bà B phải thanh toán hết toàn bộ số tiền cá cho ông A? Nếu bà B không thanh toán đủ tiền cho ông A thì sẽ chịu trách nhiệm gì?
Khó chứng minh khi xảy ra tranh chấp:
Việc giao kết Hợp đồng thông qua lời nói thường được thực hiện giữa các bên trên cơ sở chữ “tín” hoặc giữa những người có quan hệ gần gũi, quan hệ ruột thịt, người thân trong gia đình với nhau.
Hầu như, việc giao kết chỉ có sự hiện diện của các bên trong Hợp đồng mà không có người làm chứng. Chính bởi vì điều này, nếu chẳng may mà xảy ra tranh chấp thì các bên có thể tìm ai làm chứng cho mình trước Tòa án để đòi lại quyền lợi?
Đối với trường hợp này, các bên khi ra Tòa thì mỗi bên nói một kiểu, lời khai không trùng khớp, mâu thuẫn chằng chéo lẫn nhau. Cho nên, Tòa án rất khó khăn trong việc xác định đâu mới là lời khai đúng sự thật để giải quyết vụ việc.
Giao kết Hợp đồng thông qua lời nói ngày càng nhiều. Mà rủi ro kéo theo cũng không ít. Do đó, nhằm hạn chế những tranh chấp, rủi ro phát sinh ngoài ý muốn, Luật Nghiệp Thành khuyên bạn nên lưu ý những vấn đề dưới đây khi giao kết Hợp đồng miệng.
Những lưu ý khi giao kết Hợp đồng bằng lời nói
Các bên cần thỏa thuận rõ ràng và đầy đủ các nội dung quan trọng:
Tuy chỉ là các giao dịch đơn giản nhưng các bên cần ý thức và lường trước được về các rủi ro có thể xảy ra. Từ đó cần phải thỏa thuận cụ thể về quyền và nghĩa vụ của các bên; thỏa thuận về việc bồi thường thiệt hại nếu có sự vi phạm Hợp đồng; phương hướng, cách thức giải quyết nếu có rủi ro phát sinh trong khi thực hiện Hợp đồng.
Giữ lại các Hóa đơn, chứng từ liên quan (nếu có)
Các loại giấy tờ, tài liệu, chứng từ liên quan đến việc giao dịch Hợp đồng như thư từ, Biên bản giao nhận hàng hóa, Biên bản giao nhận tiền,…cũng có thể được xem là nguồn chứng cứ quan trọng để các bên có thể trình trước Tòa án nhằm bảo vệ quyền lợi cho mình.
Khi giao nhận hàng hóa, các bên nên lập một Biên bản giao nhận hàng hóa có nêu rõ: Tên loại Hàng hóa; Tình trạng hàng hóa; Họ tên của người giao và người nhận…
Khi giao nhận tiền thanh toán, giữa các bên cũng nên lập Biên bản giao nhận tiền có nêu rõ: Họ tên người giao, người nhận; Thanh toán tiền đợt mấy (nếu việc thanh toán được chia thành nhiều đợt); Lý do thanh toán; Số tiền giao nhận…
Dưới đây là Mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa và Biên bản giao nhận tiền mà các bạn có thể tham khảo:
Tốt nhất nên có các bản ghi âm, ghi hình khi các bên thỏa thuận giao kết Hợp đồng:
Sẽ chẳng có vấn đề gì nếu như Hợp đồng này được thực hiện suôn sẻ, thuận lợi từ đầu đến cuối. Tuy nhiên, nếu chẳng may một lúc nào đó một trong các bên phủ nhận sự tồn tại của Hợp đồng hay giữa các bên xảy ra mâu thuẫn hay tranh chấp Hợp đồng phát sinh thì phải làm thế nào?
Những lúc này, các bản ghi âm, ghi hình hay sự hiện diện của người làm chứng sẽ là một nguồn chứng minh quan trọng để các bên có thể yêu cầu Tòa án bảo vệ quyền lợi cho mình.
Trên đây là tư vấn của Luật Nghiệp Thành về “Những lưu ý khi giao kết Hợp đồng bằng lời nói”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Võ Thị Minh Thương.
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận.
[1] Điều 119.1 Bộ luật Dân sự 2015
[2] Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015
[3] Điều 119.1 Bộ luật Dân sự 2015; Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2005
