Hóa đơn điện tử và những điều cần biết
Cùng với quá trình Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước đang diễn ra mạnh mẽ; sự kế thừa và áp dụng sáng tạo các thành tựu từ cuộc Cách mạng Khoa học Công nghệ lần thứ 2 thì lĩnh vực Khoa học – Công nghệ ở nước ta cũng đang ngày càng phát triển không ngừng. Nghị định 179/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử có hiệu lực thi hành thực từ ngày 01/11/2018 và bắt buộc thực hiện đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh, chậm nhất là vào ngày 01/11/2020. Đây được xem là một trong các giải pháp tối ưu, sự lựa chọn thông minh của các Doanh nghiệp thời hiện đại. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Nội dung hóa đơn điện tử như thế nào? Tại sao Doanh nghiệp cần sử dụng chúng? Và thủ tục đăng ký ra sao? Luật Nghiệp Thành sẽ cùng các bạn tìm hiểu những vấn đề đó sau đây.
1) Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn[1] được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập nên và ghi nhận các thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử. Nó bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.[2]
Hóa đơn điện tử bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng[3]; hóa đơn bán hàng[4] và các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.[5]
2) Nội dung hóa đơn điện tử
– Tên hóa đơn[6], ký hiệu hóa đơn[7], ký hiệu mẫu số hóa đơn[8], số hóa đơn[9];
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán phải theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.[10]
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế): Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại một trong các loại giấy chứng nhận nêu trên; Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.[11]
– Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng[12];
– Tổng số tiền thanh toán: được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.[13]
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán: Trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức; trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền[14];
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có): Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn[15];
– Thời điểm lập hóa đơn điện tử[16];
– Mã của cơ quan thuế[17] đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế[18];
– Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có)[19].
3) Việc quy định bắt buộc việc áp dụng hóa đơn điện tử bước đầu còn phát sinh nhiều hạn chế
– Mới đầu còn khá khó khăn trong việc nắm bắt và mọi người cần có thời gian để tiếp cận, làm quen, đặc biệt là các doanh nghiệp phải giải thích trong trường hợp khách hàng chưa hiểu về hình thức hóa đơn mới này.
– Việc gửi hóa đơn điện tử rất dễ bị thất lạc nếu khách hàng không chú ý kiểm tra hộp thử mail thường xuyên; hoặc trong trường hợp vội vã hay vì một lý do nào khác mà khách hàng tuy có xem qua hóa đơn rồi nhưng sau đó lại nhanh chóng bỏ quên.
– Đối với những doanh nghiệp đăng ký tài khoản để nhận hóa đơn điện tử là tài khoản email của riêng một cá nhân nhân viên nào đó, thì trong trường hợp họ nghỉ việc, công ty rất khó để kiểm soát toàn bộ các hóa đơn đã được gửi đến cho doanh nghiệp của mình. Và trong trường hợp này, chúng tôi đề xuất các doanh nghiệp nên tạo lập nên một tài email khoản riêng đứng tên doanh nghiệp, chuyên biệt chỉ dành cho việc giao, nhận hóa đơn điện tử.
– Doanh nghiệp cần chi thêm một khoản tài chính không nhỏ để nâng cấp hệ thống máy móc, công nghệ để có thể xuất hành hóa đơn điện tử.
– Đối với các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, lượng hóa đơn xuất ra hằng năm tuy không nhiều nhưng lại phải áp dụng và xuất hóa đơn điện tử thì sẽ khá tốn kém về mặt tài chính.
– Trong một số trường hợp hy hữu như hệ thống máy móc, thiết bị bị lỗi, rớt mạng,…dẫn đến việc xuất hóa đơn bị chậm trễ, gây ảnh hưởng cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Bên cạnh những hạn chế nêu trên, chúng ta cũng không thể phủ nhận được các điểm ưu việt mà hóa đơn điện tử mang lại dưới đây:
4) Những điểm ưu việt mà hóa đơn điện tử mang lại
– Khắc phục được các hạn chế của hóa đơn giấy: Không sợ rách nát, hư hỏng; Không sợ thất lạc, đánh rơi; Có thể sử dụng ở bất cứ đâu được trang bị Internet; Một số trường hợp không nhất thiết phải có “chữ ký người mua”[20];
– Khách hàng có thể nắm bắt và kiểm soát giá trị hóa đơn, tình trạng vận chuyển hàng hóa, dịch vụ ngay trên các tài khoản, thiết bị điện tử của mình. Ví dụ cụ thể với các trang bán hàng online phổ biến nhất hiện nay như: Shopee, Tiki, Hasaki, Amazon,…sau các bước chọn mua và đặt hàng. Hóa đơn điện tử ngay lập tức được hiển thị trên màn hình máy tính, điện thoại của người mua; đồng thời họ cũng tiến hành gửi thông báo xác nhận việc đặt hàng về số điện thoại hay tài khoản Gmail của khách hàng.
– Việc lưu giữ, bảo quản quá nhiều tài liệu, hóa đơn,…đôi lúc khiến cho người làm công việc lưu giữ các loại giấy tờ trở nên khó khăn, lúng túng mỗi khi tìm đến tài liệu mình cần. Hay thậm chí chỉ cần một chút sơ sót thì có thể ảnh hưởng hệ lụy đến cả doanh nghiệp, mất đi sự tin tưởng nơi khách hàng. Cho nên, việc hóa đơn được gửi trực tiếp thông qua hệ thống điện tử, giúp thực hiện thao tác nhanh chóng, thuận tiện, an toàn, tiết kiệm được chi phí vận chuyển cũng như bảo quản.
– Tiết kiệm nguồn tài chính cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nhiều nhân lực và tiết kiệm thời gian hơn cho việc in ấn và phát hành hóa đơn đỏ.
Với những điểm ưu việt mà hóa đơn điện tử mang lại nêu trên, các doanh nghiệp nên coi đó là một giải pháp tối ưu và tận dụng tối đa chúng để nâng cao, phát triển doanh nghiệp mình. Vậy thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử ra sao?
5) Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử
Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp[21]
– Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong kê khai thuế hoặc đang sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Doanh nghiệp phải có chữ ký số theo quy định của pháp luật.
– Doanh nghiệp cần có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử;
– Có đội ngũ kỹ thuật, người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử cần thủ tục gì?
- Bước 1: Doanh nghiệp – tổ chức phải thực hiện ra quyết định về việc sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế bằng giấy hoặc văn bản điện tử.[22]
- Bước 2: Trước khi khởi tạo và sử dụng hóa đơn điện tử phải thông báo kèm theo Thông tư phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan Thuế quản lý trực tiếp.
- Bước 3: Sử dụng chữ ký số ký vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi theo đúng định dạng đến cơ quan Thuế.
- Lưu ý: Doanh nghiệp – tổ chức cần hoàn thành thủ tục giấy tờ ở 3 bước trên và gửi cho cơ quan Thuế cùng một lúc. Sau khi nhận được phản hồi bằng văn bản của cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp đó phải làm thủ tục thông báo việc sử dụng hóa đơn và được phép xuất hóa đơn điện tử một cách hợp pháp.
Trên đây là tư vấn của Luật Nghiệp Thành về “Hóa đơn điện tử – lựa chọn thông minh cho Doanh nghiệp thời đại công nghệ”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Võ Thị Minh Thương.
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận.
[1] Khoản 1, Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
[2] Khoản 2, Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
[3] Khoản 1, Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
[4] Khoản 2, Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
[5] Khoản 3, Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP
[6] Điểm a.1, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[7] Điểm a.2, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[8] Điểm a.3, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[9] Điểm a.4, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[10] Điểm b, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[11] Điểm c, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[12] Điểm d, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[13] Điểm d.3, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[14] Điểm đ, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[15] Điểm đ, khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[16] Khoản 1, Khoản 2, Khoản 3 Điều 7 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP; Điều 4 Thông tư 68/2019/TT-BTC
[17] Khoản 4 Điều 3 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP
[18] Khoản 1, 2, 3, 4 và khoản 6 Điều 12 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP .
[19] Điều 13 của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP
[20] Khoản 2, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC
[21] Khoản 2, Điều 4 Thông tư số 32/2011/TT-BTC
[22] Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC
DỊCH VỤ TƯ VẤN PHÁP LÝ HỢP ĐỒNG, BẢO HIỂM XÃ HỘI TRONG LĨNH VỰC LAO ĐỘNG
