I. Khái niệm

– “Chứng nhận lãnh sự” [1]là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ do Việt Nam cấp để giấy tờ đó có thể được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

– “Hợp pháp hóa lãnh sự”[2] là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ do nước ngoài cấp để giấy tờ đó có thể được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Lưu ý: Thủ tục chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự chỉ xác nhận yếu tố hình thức (con dấu, chữ ký, chức danh), không xác nhận nội dung của giấy tờ.[3]

Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam[4]

–  Tại Việt Nam: Bộ Ngoại giao thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự và có thể phân cấp cho các cơ quan được ủy quyền theo quy định pháp luật.

– Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được giao thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam có thẩm quyền thực hiện các thủ tục này.

II. Các loại giấy tờ, tài liệu được miễn và không được chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

	Loại giấy tờ
Các loại giấy tờ được miễn[5]	1. Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
	2. Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
	3. Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
	4. Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.
Các loại giấy tờ không được chứng nhận[6]	1. Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
	2. Giấy tờ, tài liệu bị xác định là giả mạo hoặc được lập, cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo kết luận hoặc xác minh của cơ quan có thẩm quyền.
	3. Giấy tờ, tài liệu (không phải bản điện tử) có chữ ký, con dấu không phải bản gốc, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
	4. Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
	5. Bản điện tử của giấy tờ, tài liệu không có chữ ký số hợp lệ hoặc không bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực và chống chối bỏ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử..

Danh sách các nước và các loại giấy tờ đợc miễn hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam

Lưu ý: Các giấy tờ cá nhân do cơ quan nước ngoài cấp (như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ, bảng điểm…) không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi:

(i) chứng thực bản sao từ bản chính; hoặc

(ii) chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ đó[7].

III. Trình tự, thủ tục

a. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước và tại Cơ quan đại diện (Thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính)[8]

1. Hồ sơ cần chuẩn bị (01 bộ)

– Tờ khai yêu cầu chứng nhận lãnh sự (theo mẫu).

– Giấy tờ tùy thân:

+ Nếu nộp trực tiếp: xuất trình CCCD/hộ chiếu/ giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị hoặc căn cước điện tử.

+ Nếu nộp qua bưu chính: nộp bản chụp từ bản chính (không cần chứng thực).

– Giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận lãnh sự, kèm 01 bản chụp để lưu hồ sơ.

Lưu ý: Trường hợp cần thiết, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu xuất trình thêm bản chính để kiểm tra.

2.Thời hạn giải quyết

– 01 ngày làm việc (1–4 giấy tờ)

– Tối đa 02 ngày làm việc (5–9 giấy tờ)

– Tối đa 04 ngày làm việc (từ 10 giấy tờ trở lên)

– Nếu cần xác minh: thời gian có thể kéo dài thêm theo thời gian trả lời xác minh.

*Trường hợp đặc biệt: Chứng nhận giấy tờ, tài liệu được xuất trình tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước

Áp dụng khi:

– Mẫu chữ ký, con dấu không còn lưu hoặc không xác định được;

– Giấy tờ do chính quyền cũ cấp trước 30/4/1975.

-> Hồ sơ, thời hạn giải quyết thực hiện tương tự quy định chung như trên.

b.Trình tự, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước và tại Cơ quan đại diện (Thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính)[9]

1. Hồ sơ cần chuẩn bị (01 bộ)

– Tờ khai yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu).

– Giấy tờ tùy thân:

+ Nộp trực tiếp: xuất trình CCCD/hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị hoặc căn cước điện tử.

+ Nộp qua bưu chính: nộp bản chụp từ bản chính (không cần chứng thực).

– Giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa, đã được cơ quan ngoại giao/lãnh sự của nước ngoài chứng nhận trước đó.

– 01 bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ không được lập bằng hai ngôn ngữ này).

– 01 bản chụp giấy tờ để lưu hồ sơ.

Lưu ý: Khi cần thiết, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu xuất trình thêm bản chính để kiểm tra.

2. Thời hạn giải quyết (Áp dụng như thủ tục chứng nhận lãnh sự)

C. Trình tự, thủ tục chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự điện tử[10]

Ngoài hình thức nộp trực tiếp/qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu có thể thực hiện thủ tục trực tuyến trên Cổng dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử theo quy định.

• Cách nộp hồ sơ trực tuyến

Người yêu cầu thực hiện khai thông tin trên biểu mẫu điện tử và tải lên:

– Bản điện tử của giấy tờ, tài liệu cần chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

– Đối với hợp pháp hóa lãnh sự: tải thêm bản dịch điện tử sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ không được lập bằng hai ngôn ngữ này).

à Sau khi hồ sơ được tiếp nhận và hoàn tất nghĩa vụ phí, kết quả được cấp dưới dạng bản điện tử có chữ ký số của cơ quan có thẩm quyền và gửi qua hệ thống điện tử.

V.Các lưu ý khác

1.Lưu ý khi sử dụng giấy tờ Việt Nam ở nước ngoài

Sau khi được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận lãnh sự, giấy tờ chưa đương nhiên được sử dụng ngay ở nước ngoài. Tùy theo yêu cầu của nước tiếp nhận, người sử dụng có thể phải thực hiện thêm:

– HPHLS tại cơ quan đại diện/lãnh sự của nước tiếp nhận tại Việt Nam hoặc theo quy định của nước tiếp nhận tại chính quốc gia đó (nếu pháp luật nước đó yêu cầu).

– Dịch thuật sang ngôn ngữ của nước tiếp nhận và chứng thực bản dịch theo yêu cầu của cơ quan nước ngoài.

à Chỉ sau khi hoàn tất các bước theo yêu cầu của nước tiếp nhận, giấy tờ mới có thể được chấp nhận và sử dụng hợp pháp tại quốc gia đó.

2.Lưu ý khi sử dụng văn bản nước ngoài tại Việt Nam

Văn bản do cơ quan nước ngoài cấp đã được công chứng, chứng thực sau khi được CNLS tại cơ quan có thẩm quyền của nước đó, để được sử dụng tại Việt Nam thi phải được:

– HPHLS tại cơ quan ngoại giao Việt Nam ở nước đó hoặc tại cơ quan đại diện của Việt Nam tại Việt Nam;

– Dịch ra tiếng Việt và công chứng/chứng thực bản dịch theo quy định pháp luật Việt Nam (nếu văn bản bằng tiếng nước ngoài).

Lưu ý: Một số quốc gia miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận song phương với Việt Nam.

3.Ngôn ngữ và địa điểm thực hiện[11]

– Ngôn ngữ sử dụng trong chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự là tiếng Việt và tiếng Anh.
Tại Cơ quan đại diện ở nước ngoài, có thể sử dụng thêm ngôn ngữ chính thức của nước sở tại thay cho tiếng Anh.

– Việc chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện tại trụ sở Cơ quan có thẩm quyền trong nước hoặc tại Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài.

4.Chi phí thực hiện[12]

– Người đề nghị phải nộp phí theo quy định của pháp luật về phí và lệ phí tại thời điểm nộp hồ sơ.

– Trường hợp nộp và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, người đề nghị phải thanh toán thêm cước phí bưu chính theo quy định.

 

Trên đây là nội dung tư vấn về “Quy định về chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật Việt Nam”.

Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, rất mong nhận được phản hồi và góp ý bổ sung.

 

Biên tập: Nguyễn Huỳnh Bảo Khuyên

Người hướng dẫn: Nguyễn Linh Chi

Luật sư kiểm duyệt: Luật sư Thuận

 

[1] Điều 2.1 Nghị định 111/2011/NĐ-CP

[2] Điều 2.2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP

[3] Điều 3 Nghị định 111/2011/NĐ-CP

[4] Điều 1.3 Nghị định 196/2025/NĐ-CP

[5] Điều 1.7 Nghị định 196/2025/NĐ-CP

[6] Điều 1.8 Nghị định 196/2025/NĐ-CP

[7] Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP

[8] Điều 11-13 Nghị định 111/2011/NĐ-CP & Điều 1.10-13 Nghị định 196/2025/NĐ-CP

[9] Điều 14-15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP & Điều 1.14-16 Nghị định 196/2025/NĐ-CP

[10] Điều 1.17 Nghị định 196/2025/NĐ-CP

[11] Điều 1.5 Nghị định 196/2025/NĐ-CP

[12] Điều 1.6 Nghị định 196/2025/NĐ-CP

Views: 0