Câu hỏi của: Phan Thành Tuấn về các công việc của phòng pháp chế doanh nghiệp
Em mới vào làm In-house của 1 Cty cổ phần 100% vốn FDI của Nhật, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh hóa chất, size từ 50~100 nhân sự, có văn phòng ở Tp. HCM và HN. Từ trước tới nay, công ty tạm bỏ qua khâu “tuân thủ” để tập trung vào kinh doanh, thỉnh thoảng có thuê tư vấn ngoài cho 1 số công việc lớn.
Nay tình hình tạm ổn định nên công ty muốn xây dựng lại phòng pháp chế, cũng như cách làm việc, phối hợp của phòng này với các bộ phận khác trong công ty.
Do còn non trẻ và chưa có cơ hội được tiếp xúc, làm việc trong các môi trường ở các công ty khác, nên em không biết phải nhìn theo mô hình nào để bắt chước theo hoặc ít ra được học lỏm chút gì đó.
Trên đây là lý do cho lời cầu cứu của em ạ. Mong được các anh chị trong group khai sáng thêm để em có thể dõi theo ạ.
Em xin được cảm ơn các anh, chị.
Trả lời của LS. Nguyễn Ngọc Bích
Thứ nhất, công ty của bạn có tiền – nhà đất – máy móc – lao động và sản phẩm. Đây là các gốc làm khởi điểm cho bạn. Bạn tìm hiểu về các thứ này.
Thứ hai, trong mỗi gốc này nó đều có luật điều chỉnh. Thí dụ, về tiền nó có luật vay mượn, thuế khóa, hải quan. Về nhà đất nó có hợp đồng thuê đất, sổ đỏ, sổ hồng. Về máy móc nó có hợp đồng mua bán, giấy chứng nhận chủ quyền, hợp đồng sửa chữa… Về lao động có luật lao động, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thưa kiện đuổi việc. Về sản phẩm có luật bảo vệ người tiêu dùng, chất lượng, nhãn hàng, sở hữu trí tuệ …. Khi mua bán sản phẩm có hợp đồng, quản lý thị trường.
Thứ ba, cho mỗi vấn đề bạn mở một hồ sơ. Ít văn bản thì mở tờ bìa cứng có gáy sắt, nhiều thì một ngăn tủ, nhiều nữa thì một cái tủ. Mỗi cái là một nhãn cho biết chứa gì. Bạn cần phải biết cách lập hồ sơ. Xem sách họ dạy làm thư ký văn phòng. Không tìm thấy ở đâu thì lại tôi cho mượn sách rồi photocopy ra. Như vậy là bạn có các hồ sơ khác nhau. Cái này bạn phải làm đúng ngay từ đầu để sau này hồ sơ nhiều bạn không bị rối tung, hay thất lạc.
Cho mỗi vấn đề gốc, bạn tìm luật điều chỉnh và kiểm xem các đề mục trong hồ sơ bạn giữ có phù hợp luật pháp chưa. Nếu chưa thì phải sửa cho đúng; nghĩa là đề nghị sếp bạn sửa hay để người khác sửa. Bạn chỉ thông báo thôi, người có trách nhiệm sẽ sửa. Trong khi sửa họ sẽ hỏi bạn, từ từ bạn sẽ giao tiếp với các phòng ban khác. Đấy là cho việc đã xảy ra, và bạn phải chỉnh đốn. “Tuân thủ” là làm đúng luật có thế thôi. Đối với những công việc sắp phải làm, bạn dựa vào luật điều chỉnh tương ứng mà khuyến cáo, kiểm tra việc làm của những phòng ban khác.
Việc làm đầu tiên là bạn phải học cách lập hồ sơ cho các công việc được công ty thực hiện. Cái này trường luật không dạy các bạn.
Trả lời LS.Nguyễn Văn Doanh
1 – Việc đầu tiên cần làm là tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của công ty (đầu ra, đầu vào) từ đó hình dung ra các mối quan hệ pháp lý và bạn sẽ xử lý từng mối quan hệ đó ở khía cạnh pháp lý.
Việc xử lý bao gồm: rà soát quy định liên quan đến từng mối quan hệ, rà soát thực tế hoạt động của công ty để xem xét hiện công ty đang tuân thủ pháp luật như thế nào? Có sai sót gì hay không? Nếu có, bạn đưa ra giải pháp pháp lý để phòng tránh các rủi ro. Giải pháp của bạn được áp dụng cho các bộ phận liên quan. Thế là nó trở thành chính sách (policies).
Các bộ phận khi tuân thủ chính sách đó sẽ phải thông qua/phối hợp với bạn, nhưng phải đưa ra một cách thức để phối hợp. Cách thức phối hợp trở thành quy trình (precedures). Vậy là bạn đã có các chính sách và quy trình. Chính sách, quy trình do bạn đặt ra. Công ty sẽ đánh giá bạn giỏi hay dỡ chính sách/quy trình này. Tất nhiên, một chính sách/quy trình không bao giờ hoàn hảo nên bạn phải giám sát/cập nhật để hoàn thiện nó.
2 – Bạn sẽ rà soát lại các hợp đồng (mua bán hàng, lao động, thuê, vay, ….) để xem xét nó đã ổn chưa, có sai sót pháp lý gì ko? Bạn đề xuất hướng xử lý (bổ sung, sửa đổi, ký lại hoặc cách khác để hạn chế thiệt hại nếu không thể thay đổi) cho các hợp đồng đang thực hiện và hoàn thiện các hợp đồng mẫu cho các giao dịch tiếp theo. Thế là bạn có một bộ văn bản pháp lý mẫu (templates) để công ty áp dụng.
3 – Bạn rà soát lại các chính sách, nội quy của công ty để xem nó đã đáp ứng tuân thủ pháp luật hay chưa? Nếu chưa , bạn đề xuất chỉnh sửa nó.
4 – Vị trí pháp chế inhouse trong doanh nghiệp khá nhạy cảm. Nên thái độ hành nghề rất quan trọng. Sếp trên thì kỳ vọng, sếp ngang hàng thì dò xét xem ông Legal này có làm nên cơm cháo gì hay không hoặc nếu lỡ thay đổi hoặc chỉ ra cái sai của Sếp ngang hàng thì bạn sẽ bị phản ứng, cản trở. Các nhân viên khác/cấp dưới thì kiểu gì cũng sẽ phản ứng vì họ phải thay đổi cách làm/thói quen từ trước đến nay. Vậy nên khi làm inhouse thì luôn educate/định nghĩa cho các bộ phận khác/nhân viên khác là Legal là người hỗ trợ cho các hoạt động của công ty để đảm bảo phòng tránh các rủi ro cũng như giúp các bạn giải quyết các rắc rối, chứ không phải chỉ biết làm inspector. Trong quan hệ với các bộ phận, nguyên tắc quá thì nó chửi. dễ tính thì hiệu quả công việc không cao và sẽ gây ra nhiều rủi ro vậy nên phải lựa tình hình để xử lý với từng người/từng bộ phận.
5 – Làm cho công ty Nhật, sướng cái là Sếp Nhật rất tôn trọng và muốn tuân thủ pháp luật. Do đó, thường đề cao tính cẩn thận/thận trọng của bạn. Sếp cũng sẽ đặt niềm tin vào bạn và có xu hướng duyệt phương án của bạn. Điều đó đồng nghĩa với trách nhiệm của bạn sẽ rất cao.
Đôi dòng chia sẻ, chúc bạn đảm nhận tốt công việc. Legal mà giỏi, cơ hội trở thành Phó Giám đốc hoặc Thành viên Hội đồng quản trị rất nhiều!
Nguồn: Tổng hợp ý kiến chia sẻ từ G1&1.
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
