Mẫu trả lời email ứng tuyển nhân sự
Bộ phận tuyển dụng là một cánh tay đắc lực của doanh nghiệp khi thực hiện trọng trách tìm kiếm con người làm việc trong môi trường doanh nghiệp. Muốn doanh nghiệp phát triển thì trước hết cần đảm bảo nhân tố con người ổn định và có tiềm năng. Để làm được điều đó thì ngay từ ban đầu trong khâu tuyển dụng, bộ phận tuyển dụng phải chọn lọc, lựa chọn ứng viên phù hợp với tiêu chí tuyển dụng mà doanh nghiệp đã đặt ra làm sao đó tìm được ứng viên tốt nhất cho doanh nghiệp. Bạn có thể nghĩ rằng công việc của bộ phận tuyển dụng là vô cùng nhàn rỗi nhưng không phải. Để tuyển được một nhân sự phù hợp thì phải trải qua một quá trình như đăng tin tuyển dụng, sàng lọc ứng viên, mời tham dự phỏng vấn lần 1, lần 2…sau đó mới có quyết định lựa chọn ứng viên phù hợp. Khâu nào cũng quan trọng, bước nào cũng phải chú ý và cẩn thận để tạo ấn tượng tốt cho ứng viên về công ty.
Ở bài viết này, chúng tôi nhấn mạnh đến vấn đề giao tiếp giữa bộ tuyển dụng và ứng viên trong quá trình tuyển dụng bằng email. Thông thường khi tuyển dụng, doanh nghiệp thường liên hệ với ứng viên qua điện thoại, email và phổ biến nhất là sử dụng email trao đổi vừa rõ ràng, đầy đủ lại vừa có thể xem lại những lúc cần thiết. Đây được xem là cách nhanh nhất để tạo được thiện cảm với ứng viên ứng tuyển. Nhưng viết email như thế nào để gây ấn tượng, mang dấu ấn của doanh nghiệp đến các bạn ứng viên lại là một chuyện khác. Nhiều doanh nghiệp không chú trọng vấn đề trả lời mail cho ứng viên như trả lời hời hợt, gay gắt hay không trả lời ứng viên có thể dẫn đến 1 số ứng viên bực tức ghi những câu nhận xét không tốt về DN hay đánh giá 1* trên google map sẽ ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp. Do đó, bộ phận tuyển dụng trong doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình các mẫu email trả lời ứng viên sẵn có vì chúng có những lợi ích như sau:
- Thể hiện sự chuyên nghiệp trong khâu tuyển dụng của doanh nghiệp
- Tạo ấn tượng tốt trong lòng ứng viên tham gia tuyển dụng
- Tiết kiệm thời gian viết mail trả lời ứng viên
- Có thể sử dụng phổ biến cho nhiều ứng viên
- Là một cách truyền thông hữu hiệu (nếu thể hiện tốt thì ứng viên sẽ truyền miệng, truyền trên MXH, group lớp về tính chuyên nghiệp, môi trường làm việc của doanh nghiệp).
Thấy được lợi ích của việc sử dụng mẫu email tuyển dụng, chúng tôi xin chia sẻ đến bạn đọc mẫu email trả lời ứng viên ứng tuyển mà chúng tôi đã sử dụng như ở bên dưới. Ở đây, chúng tôi sẽ đi theo một quy trình tuyển dụng bài bản, đơn giản, bạn có thể theo dõi nhé.
Bước 1: Nhận hồ sơ ứng tuyển
Khi có 1 hồ sơ ứng tuyển, bộ tuyển dụng sẽ xem xét hồ sơ ứng tuyển xem có phù hợp với yêu cầu công ty đặt ra hay không? Ứng viên có tiềm năng, phù hợp với vị trí, môi trường làm việc của công ty hay không. Nếu hồ sơ thiếu, chưa đầy đủ theo như yêu cầu, bạn có thể gửi thông báo để ứng viên bổ sung hồ sơ như sau:
Sau khi ứng viên đã bổ sung hồ sơ, nếu phù hợp với vị trí ứng tuyển thì sẽ chuyển qua bước 2. Còn nếu hồ sơ ứng tuyển không phù hợp, bạn có thể sử dụng mẫu email từ chối dưới đây:
Bước 2: Mời ứng viên đến phỏng vấn
Thông thường khi tuyển dụng thì quy trình đơn giản nhất sẽ trải qua 1 lần phỏng vấn. Sau khi bộ phận tuyển dụng đã xem xét hồ sơ và quyết định chọn ứng viên tiềm năng có thể phù hợp với vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển dụng thì lúc này, bộ phận tuyển dụng sẽ gửi thư mời ứng viên đến tham gia phỏng vấn như sau:
Bước 3: Trả lời kết quả phỏng vấn
Sau khi tổ chức phỏng vấn với các ứng viên, đây là lúc bộ phận tuyển dụng đánh giá và quyết định lựa chọn ứng viên ưu tú nhất, phù hợp với vị trí ứng tuyển nhất mà họ có thể chọn.
Trường hợp ứng viên được chọn, bộ phận tuyển dụng sẽ gửi email thông báo đến ứng viên đã đậu phỏng vấn sau đây:
Đối với những ứng viên không đậu vòng phỏng vấn, để thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp đối với ứng viên, bạn cũng nên trả lời lại những ứng viên này về kết quả buổi phỏng vấn không đạt:
Trên đây là kết thúc một quy trình tuyển dụng cơ bản thể hiện những mẫu trả lời email tuyển dụng mà chúng tôi đã sử dụng và chia sẻ đến bạn đọc tham khảo. Trường hợp bạn tổ chức nhiều cuộc phỏng vấn hơn hay thêm quy trình nào khác thì bạn có thể tạo ra các mẫu email trả lời tương ứng.
Sau khi đọc bài viết này, nếu trước giờ doanh nghiệp bạn chưa sử dụng những email mẫu thì bạn nên tự tạo một bộ email sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mình hoặc nếu doanh nghiệp của bạn đã có sẵn những email trả lời thì bạn có thể chia sẻ thêm để mọi người cùng được biết nhé.
Bộ phận tuyển dụng Group công ty Cổ phần Khánh Bình – Công ty Luật TNHH Nghiệp Thành
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
