Đa số hiện nay, nhà chung cư được xây cao và có nhiều căn hộ chủ yếu phục vụ cho nhu cầu sinh sống của con người ngày càng đông. Đối với nhà chung cư khi được đưa vào vận hành sẽ tồn tại 3 mối quan hệ giữa chủ đầu tư – đơn vị quản lý vận hành – cư dân mà đại diện cho cư dân là ban quan trị nhà chung cư. Vậy hoạt động của ban quản trị nhà chung cư bao gồm những gì?
Chung cư có dưới 20 căn hộ trở xuống thì không nhất thiết phải thành lập BQT nhà chung cư còn đối với chung cư có trên 20 căn hộ trở lên thì bắt buộc phải thành lập BQT nhà chung cư(1). BQT nhà chung cư được thành lập với mục đích thay mặt cư dân trong chung cư thực hiện quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì, là trung gian giữa chủ đầu tư và đơn vị quản lý nhà chung cư với cư dân. Kinh phí bảo trì tòa nhà chung cư là 2% giá trị căn hộ(2). Đây là phần dễ gây tranh chấp nhất giữa chủ đầu tư và cư dân bới lý do có không ít chủ đầu tư trì hoãn việc bầu BQT nhằm giữ lại kinh phí bảo trì chung cư mà lẽ ra họ phải giao cho BQT. Với khoản tiền khổng lồ này, chủ đầu tư không muốn bàn giao lại mà muốn tự mình quản lý số tiền này gây ra bức xúc cho cư dân.
Việc chủ đầu tư trì hoãn không thực hiện thành lập BQT nhà chung cư sẽ bị phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đồng thời buộc phải tổ chức hội nghị thành lập BQT nhà chung cư để lập ra BQT nhà chung cư(3).
BQT nhà chung cư do Hội nghị nhà chung cư bầu ra. Tuy nhiên, không phải BQT được bầu ra như vậy là đã đủ điều kiện hoạt động mà còn phải trải qua bước công nhận BQT nhà chung cư tại UBND cấp quận/huyện nơi có chung cư. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày Hội nghị nhà chung cư bầu ra BQT nhà chung cư, BQT nhà chung cư chuẩn bị và nộp hồ sơ dưới đây cho UBND quận/huyện. Hồ sơ gồm:
- Văn bản đề nghị của BQT;
- Biên bản họp hội nghị nhà chung cư về việc bầu Ban quản trị;
- Danh sách Ban quản trị;
- Quy chế hoạt động của Ban quản trị;
- Bản gốc Quyết định công nhận Ban quản trị nhà chung cư (trong trường hợp bầu lại Ban quản trị nhà chung cư khi hết nhiệm kỳ hoặc bầu Ban quản trị mới do bị bãi miễn).
Sau khi đã được công nhận, BQT nhà chung cư tiến hành đăng ký khắc dấu cho BQT. Vì là một tổ chức đặc biệt nên việc làm con dấu của BQT gặp rất nhiều khó khăn. Bạn có thể tham khảo bài viết “Quy định sử dụng con dấu của BQT nhà chung cư”. Đồng thời, sau khi có quyết định thành lập BQT nhà chung cư, BQT có thể mở tài khoản ngân hàng để chuyển kinh phí bảo trì do chủ đầu tư nắm giữ sang cho BQT. Bạn có thể tham khảo bài viết “Mở tài khoản ngân hàng cho BQT nhà chung cư” để biết thêm thủ tục mở TK ngân hàng cho BQT là như thế nào.Có nhiều bạn thắc mắc là chủ đầu tư chỉ chuyển giá trị quỹ bảo trì đã thu của hộ dân hay phải chuyển cả tiền lãi phát sinh khi chủ đầu tư gửi quỹ bảo trì vào ngân hàng cho BQT? Về nguyên tắc, Quỹ bảo trì tòa nhà chung cư là tài sản chung của các hộ dân, không phải là tài sản của chủ đầu tư. Do đó, tiền lãi phát sinh từ quỹ bảo trì này sẽ thuộc sở hữu chung của các hộ dân trong chung cư. Khi chủ đầu tư bàn giao quỹ bảo trì này thì đồng thời phải bàn giao cả tiền lãi phát sinh từ khoản tiền này cho BQT nhà chung cư.
Trong trường hợp chủ đầu tư cố ý bàn giao chậm quỹ bảo trì nhà chung cư cho BQT nhà chung cư thì có thể bị phạt từ 100.000.000 đến 150.000.000 đồng và bị UBND tỉnh cưỡng chế bàn giao ngay quỹ bảo trì nhà chung cư cho BQT(4). Nếu có hành vi cố ý chiếm dụng quỹ bảo trì thì có thể sẽ bị khởi tố truy cứu trách nhiệm hình sự về tội “Tội lạm dụng tín nhiệm chiếm đoạt tài sản”.
Khi BQT nhà chung cư đủ điều kiện hoạt động, trong thời hạn 20 ngày chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao các hạng mục công trình cho BQT nhà chung cư bao gồm các hạng mục dưới đây:
- Hồ sơ nhà chung cư do chủ đầu tư lập: Hồ sơ dự án đầu tư xây dựng, quy trình bảo trì nhà chung cư, quy trình bảo trì các thiết bị thuộc phần sở hữu chung, bản vẽ mặt bằng khu vực để xe.
- Kinh phí bảo trì.
- Danh sáchcác thiết bị, phụ tùng, vật tư dự trữ chưa lắp đặt hoặc sử dụng.
Các hạng mục bàn giao này phải được ghi chép số lượng và lưu giữ cẩn thận. Nếu quá thời hạn trên mà chủ đầu tư vẫn không chịu bàn giao các hạng mục nêu ở trên thì Ban quản trị nhà chung cư sẽ có văn bản đề nghị UBND quận/huyện yêu cầu chủ đầu tư phải bàn giao hồ sơ(5). Nếu chủ đầu tư vẫn không bàn giaothiết bị, phụ tùng, vật tư dự trữ chưa lắp đặt hoặc sử dụng hoặc mặt bằng chung cư, bãi giữ xe, trang thiết bị sở hữu chung cho BQT nhà chung cư thì có thể bị phạt tiền từ 80.000.000 đồng đến 90.000.000 đồng(6).
- Hoạt động của ban quản trị nhà chung cư
BQT nhà chung cư hoạt động theo mô hình BQT của hợp tác xã hoặc công ty cổ phần do hội nghị nhà chung cư bầu ra. Số lượng thành viên dao động từ 3 -5 thành viên đối với tòa chung cư, từ 6-25 thành viên đối với cụm nhà chung cư. Thành phần BQT bao gồm 01 Trưởng ban, 01 hoặc 02 Phó ban và các thành viên khác do hội nghị nhà chung cư quyết định. Thành viên BQT nhà chung cư phải đảm bảo các điều kiện[1]:
- Là chủ sở hữu đang sử dụng nhà chung cư;
- Có sức khỏe, không có tiêng án, tiền sự;
- Phải tham gia lớp bồi dưỡng kiến thức về quản lý, sử dụng nhà chung cư do Bộ xây dựng tổ chức
Theo thông tư 02/2016 của BXD thì BQT nhà chung cư là một tổ chức có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng(7), tuy nhiên điều này trái với bộ luật dân sư quy định về tư cách pháp nhân; việc đăng ký mẫu dấu cho BQT nhà chung cư cả cơ quan công an quản lý con dấu và sở kế hoạch đầu tư đều tư chối vì 2 đơn vị này không có trách nhiệm thực hiện.
Trong trường hợp BQT nhà chung cư hoạt động theo mô hình Ban chủ nhiệm hoặc Hội đồng quản trị của hợp tác xã thì cơ cấu tổ chức như sau(8):
| Mô hình | Hợp tác xã | Công ty cổ phần |
| Triệu tập cuộc họp | – Triệu tập đại hội thành viên: được tiến hành khi có ít nhất 75% tổng số thành viên. – Nếu không đủ thì hoãn cuộc họp và triệu tập lần 2 với ít nhất 50% tổng số thành viên. – Nếu vẫn không đủ thì triệu tập lân 3 với tỷ lệ không hạn chế. | – Triệu tập đại hội thành viên: được tiến hành khi có ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết. – Nếu không đủ thì hoãn cuộc họp và triệu tập lần 2 với ít nhất 33% tổng số phiếu biểu quyết. – Nếu vẫn không đủ thì triệu tập lân 3 với tỷ lệ không hạn chế. |
| Biểu quyết trong cuộc họp | Ít nhất 75% tổng số thành viên của Ban quản trị nhà chung cư tán thành với nội dung: – Đề xuất thay đổi đơn vị quản lý vận hành; – Quyết định lựa chọn đơn vị thực hiện bảo trì; – Đề xuất thay đổi giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư; – Các đề xuất, yêu cầu của Ban quản trị đối với chủ đầu tư trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư; – Các trường hợp khác do hội nghị nhà chung cư quyết định 100% tổng số thành viên của Ban quản trị nhà chung cư tán thành với nội dung: – Ban quản trị tòa nhà chung cư quyết định việc bảo trì phần sở hữu chung của tòa nhà; | |
Đây là hai mô hình hoạt động của BQT nhà chung cư. Ngoài ra, BQT nhà chung cư còn hoạt động theo quy chế hoạt động của BQT nhà chung cư. Bạn có thể tham khảo quy chế mẫu tại đây.
Có thể thấy rằng việc triêu tập cuộc họp BQT dựa trên mô hình công ty cổ phần sẽ dễ dàng hơn so với mô hình hợp tác xã vì được quy định tỷ lệ có mặt dự họp thấp hơn tạo điều kiện cho thành viên BQT.Tuy nhiên, tùy vào nhu cầu mà Hội nghị nhà chung cư quyết định cho BQT nhà chung cư hoạt động theo một trong hai mô hình có lợi nhất cho cư dân nói chung và BQT nói riêng. Kinh phí bảo trì nhà chung cư nói trên sẽ do BQT nhà chung cư quản lý. Do đó BQT nhà chung cư phải có trách nhiệm quản lý, sử dụng kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của pháp luật và quyết định của Hội nghị nhà chung cư đồng thời phải thường xuyên báo cáo Hội nghị nhà chung cư việc thu, chi khoản kinh phí này. Nếu BQT không thực hiện công việc báo cáo nêu trên thì có thể bị phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 60.000.000 đồng(9).
Việc chi tiêu, quản lý quỹ bảo trì nhà chung cư được hạch toán theo một chế độ rõ ràng. Theo đó, BQT phải có thành viên chuyển trách kế toán, thủ quỹ. Cũng tương tự như một công ty có năm tài chính thì ở đây BQT nhà chung cư cũng có kỳ hạch toán hàng năm để tổng hợp, đối chiếu công việc thu, chi của BQT. Đối với việc quản lý, vận hành tòa nhà chung cư, BQT nhà chung cư có thể thuê đơn vị quản lý và thực hiện việc trả lương cho đơn vị này. Hoặc là BQT nhà chung cư có thể ký HĐ dịch vụ đối với đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ quản lý chung cư, ở đây BQT sẽ không phải trả lương cho họ mà chỉ trả một số tiền tương ứng với hợp đồng dịch vụ đã ký.
Trên đây là chia sẻ của chúng tôi về hoạt động của ban quan trị nhà chung cư.
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Nguồn bài viết: Tổng hợp.
- Điều 103 Luật nhà ở 2014
- Điều 108 Luật nhà ở 2014
- Điều 66 NĐ 139/2017
- Điều 66.7.b NĐ 139/2017
- Điều 5.3 TT 02/2016/TT-BXD
- Điều 66.6.a NĐ 139/2017
- Điều 20 TT 02/2016/TT-BXD
- Điều 18 TT 02/2016/TT-BXD, Điều 3.5 TT 28/2016/TT-BXD
- Điều 66.4.đ NĐ 193/2017
[1] Điều 19 TT 02/2016/TT-BXD
