Giá trị pháp lý của con dấu chữ ký
Bạn hiểu như thế nào là con dấu chữ ký? Hiện nay để thuận tiện cho việc ký tên, nhiều người đã sử dụng con dấu chữ ký để đóng vào các văn bản, giấy tờ. Làm như vậy sẽ tiết kiệm thời gian hơn khi mà số lượng văn bản cần có chữ ký quá nhiều. Con dấu chữ ký có hình thức tương tự như những loại con dấu khác (con dấu tròn, dấu tên…). Vì sự tiện dụng của nó mà Luật Nghiệp Thành thấy rằng con dấu chữ ký đang được sử dụng rất nhiều nhưng chính người sử dụng lại không biết được con dấu chữ ký này có hợp lệ, có giá trị pháp lý hay không. Do đó, Luật Nghiệp Thành xin chia sẻ với bạn đọc một số lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký như sau:
Pháp luật Việt Nam không cấm việc sử dụng con dấu chữ ký nhưng cũng không công nhận về giá trị pháp lý của nó. Tức là nếu bạn có nhu cầu sử dụng con dấu chữ ký đó là quyền của bạn, pháp luật không cấm. Tuy nhiên khi bạn sử dụng con dấu chữ ký đóng vào một số văn bản thì văn bản đó lại không có giá trị chẳng hạn như chứng từ, sổ sách kế toán[1]. Giả sử, bạn sử dụng con dấu chữ ký đóng vào tài liệu chứng từ kế toán thì điều này có thể khiến bạn bị xử phạt vi phạm hành chính từ 3 triệu đến 5 triệu đồng đối với hành vi vi phạm của cá nhân. Nếu là công ty thì mức phạt gấp 2 lần mức phạt vi phạm của cá nhân[2].
Về nguyên tắc thì văn bản gốc là văn bản được có chữ ký trực tiếp (ký “sống”) của người có thẩm quyền[3]. Như vậy việc sử dụng con dấu chữ ký không được coi là ký trực tiếp vào văn bản nên văn bản sử dụng con dấu chữ ký không được xem là văn bản gốc. Việc không được xem là bản gốc như vậy khi sử dụng văn bản này sẽ bị vô hiệu đặc biệt là các văn bản sử dụng với cơ quan nhà nước.
Rất dễ để có thể phát hiện ra chữ ký được khắc sẵn và chữ ký được ký “sống”. Nếu là chữ ký khắc sẵn thì khi nhìn vào nét chữ sẽ không được tự nhiên và các nét chữ rất đều nhau, không có nét thanh, nét đậm như chữ ký “sống”. Còn nếu là chữ ký “sống” thì nhìn nét chữ rất tự nhiên, thể hiện rõ độ mềm mại, đậm nhạt khi ký. Do đó, nếu bạn muốn sử dụng con dấu chữ ký thì chỉ nên dùng đóng vào những văn bản nội bộ, thông thường mà thôi. Bạn có thể xem ví dụ so sánh của chúng tôi về chữ ký dấu ở bên dưới.
| Chữ ký dấu | Chữ ký trực tiếp |
| Bạn cần tư vấn dịch vụ này!
|  |
Ngoài ra, để tránh việc người khác sử dụng con dấu chữ ký của mình một cách tùy tiện, bạn phải đảm bảo con dấu được lưu giữ cẩn thận và chỉ sử dụng đúng mục đích của nó.
Trên đây là chia sẻ của Luật Nghiệp Thành về giá trị pháp lý của con dấu chữ ký.
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Trần Thị Duyên
LS hướng dẫn: Luật sư Thuận
[1] Điều 19.1 Luật kế toán 2015
[2] Điều 4,8 NĐ 41/2018
[3] Điều 1 NĐ 09/2010
