Cách trình bày văn bản hành chính từ ngày 05/03/2020

Cách trình bày văn bản hành chính từ ngày 05/03/2020

Hits: 80

Cách trình bày văn bản hành chính từ ngày 05/03/2020

Trong quá trình thực hiện nhiều thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, các sở ban ngành có liên quan, v.v…Trường hợp nếu thủ tục đó có yêu cầu nghiêm ngặt về thể thức, cách trình bày, ký tên, đóng dấu văn bản hay giáp lai,v.v…mà chúng ta thực hiện không đúng thì sẽ gây mất nhiều thời gian, để chỉnh sửa, trình ký lại. Do đó, việc hiểu rõ ràng và áp dụng những quy định về cách trình bày văn bản hành chính là rất quan trọng trong công việc soạn thảo không chỉ khi trình nộp tại các cơ quan nhà nước mà cũng tạo ra một quy chuẩn chung tại nội bộ các doanh nghiệp.

Sau đây, Luật Nghiệp Thành sẽ tư vấn một số nội dung liên quan đến cách trình bày văn bản hành chính đúng luật.

  1. Cách trình bày chuẩn của văn bản hành chính

Một số quy định chung cần chú ý,

– Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20-25 mm; Cách mép trái 30-35mm; Cách mép phải 15-20mm.

– Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode, màu đen

– Cỡ chữ và kiểu chữ thì tùy theo từng yếu tố thể thức

– Vị trí trình bày

– Số trang văn bản được đánh từ số 1, số Ả Rập, cỡ chữ 13-14, đứng, canh giữa tại lề trên văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

Sau đây là các thành phần chủ yếu có trong một văn bản hành chính, theo đó sẽ có kiểu mẫu cũng như cỡ chữ, vị trí được yêu cầu như sau:

STT Nội dung Cách trình bày
1 Quốc hiệu Vị trí: Ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản.
Tiêu ngữ Vị trí: Canh giữa dưới Quốc hiệu;

Lưu ý: Chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối (-), có cách chữ.

Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ

2 Tên tổ chức ban hành văn bản Viết tên chính thức và đầy đủ
3 Số, ký hiệu văn bản:

– Số văn bản: số do tổ chức ban hành trong một năm.

– Ký hiệu văn bản: chữ viết tắt loại văn bản và chữ viết tắt tên tổ chức ban hành

Số văn bản phải ghi bằng chữ số Ả Rập.

Chữ viết tắt tên cơ quan phải đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu

Document

Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:)

Số và ký hiệu phải ngăn cách bằng dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu phải có gạch nối, nhưng gạch nối phải không cách chữ.

Vị trí: Canh giữa dưới tên tổ chức ban hành.

Lưu ý: Với số văn bả nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước.

4 Địa danh, thời gian ban hành văn bản

– Địa danh: ghi tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức đóng trụ sở ban hành văn bản.

– Thời gian: Ngày tháng năm văn bản được ban hành.

Các số trong ngày, tháng, năm ban hành phải dùng chữ số Ả Rập

Lưu ý: Số thể hiện ngày mà nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước.

Trình bày: Trên cùng một dòng với mục (3), chữ cái đầu địa danh phải viết hoa,; sau địa danh phải có dấu phẩy (,)

Lưu ý: Tên tổ chức ban hành và số ký hiệu văn bản phải ngang hàng với Quốc hiệu, tiêu ngữ và ngày tháng năm.
5 Tên loại văn bản: Là tên của tổ chức ban hành văn bản

– Trích yếu nội dung

Trình bày: Đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản.

Trích yếu nội dung đặt dưới ngày tên loại văn bản, ghi ngắn gọn, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.

Với công văn thì trích yếu đặt ở bên lề trái, canh giữa ngay bên dưới “Số, ký hiệu văn bản”.

Công văn: không có tên loại văn bản, có ghi trích yếu nội dung
6 Nội dung văn bản

– Căn cứ ban hành: Ghi đầy đủ trên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản

– Nội dung văn bản: Bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, chương, mục, tiểu mục, v.v…

Trình bày:

– Căn cứ ban hành: Đặt dưới phần tên loại, sau mỗi căn cứ sẽ xuống dòng, cuối dòng có dấu (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)

– Nội dung văn bản.

Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1cm hoặc 1,27 cm; khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng tối tiểu là 1,5 lines.

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

– Là chữ ký của người thẩm quyền trên văn bản

– Quyền hạn: ký thay mặt tập thể; thay người đứng đầu cơ quan tổ chức; ký thừa ủy quyền, v.v..

Trình bày:

– Về quyền hạn ký:

  • Thay mặt tập thể: “TM.” trước tên tập thể
  • Ký thay người đứng đầu: “KT.” vào trước chức vụ của người người đứng đầu
  • Ký thừa ủy quyền: “TUQ.” trước chức vụ người đứng đầu.

– Chức vụ, chức danh phải ghi rõ, được ghi phía trên họ tên người ký.

Họ tên người ký văn bản phải bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên người ký.

Đặt canh giữa quyền hạn, chức vụ của người ký.

Lưu ý: Không ghi họ hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác trước họ tên người ký.

8 Dấu của tổ chức màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu. Trình bày: đóng trùm lên khoảng ⅓ chữ ký của người có thẩm quyền về bên trái.
9 Nơi nhận văn bản gồm nơi nhận để thực hiện; nơi nhận để kiểm tra; giám sát; báo cáo; trao đổi công việc, để biết; nơi nhận để lưu văn bản. Trình bày:

Sát lề trái; phía sau có dấu hai chấm.

Phần liệt kê nơi nhận văn bản, ghi chữ in thường, cỡ 11, kiểu đứng. Mỗi cơ quan nhận văn bản sẽ gạch đầu dòng (-), cuối dòng là (;), dòng cuối ghi “Lưu: VT, “chữ viết tắt tên tổ chức soạn văn bản và số lượng bản lưu”.”

Lưu ý: Ghi từ “Nơi nhận” ngang hàng với “Quyền hạn, chức vụ của người ký”.

* Một số lưu ý về sử dụng dấu:

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

Đóng dấu treo trên văn bản chính hoặc phụ lục: Đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

Đóng dấu giáp lai: Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản/phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

  1. Mẫu chữ và minh họa
STT Thành phần Loại chữ Cỡ chữ Kiểu chữ Ví dụ minh họa
1 Quốc hiệu In hoa 12 – 13 Đứng, đậm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Tiêu ngữ In thường 13 – 14 Đứng, đậm Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

 

2 Tên tổ chức ban hành văn bản In hoa 12 – 13 Đứng, đậm CÔNG TY TNHH ABC
3 Số, ký hiệu văn bản In thường 13 Đứng Ví dụ: Văn bản là Quyết định do công ty ABC ban hành thì ghi:

Số: 01/QĐ-ABC

4 Địa danh, thời gian ban hành văn bản In thường 13 – 14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 01 năm 2020 

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 29 tháng 6 năm 2021

5 Tên văn bản
a. Tên loại văn bản In hoa 13 – 14 Đứng, đậm QUYẾT ĐỊNH
b. Trích yếu nội dung In thường 13 – 14 Đứng, đậm Về việc bổ nhiệm người đừng đầu chi nhánh
Trích yếu nội dung với công văn In thường 12 – 13 Đứng V/v xác nhận không nợ thuế
6 Nội dung văn bản
– Căn cứ ban hành In thường 13 – 14, Nghiêng – Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020 ngày 16/07/2020; 
– Nội dung văn bản In thường 13 – 14 Đứng Dựa theo nội dung thông báo ngày …./…./……, công ty…
7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
a. Quyền hạn của người ký In hoa 13 – 14 Đứng, đậm TM. GIÁM ĐỐC
Chức vụ của người ký In hoa 13 – 14 Đứng, đậm PHÓ GIÁM ĐỐC
b.Họ tên của người ký In thường 13 – 14 Đứng, đậm Nguyễn Văn A
8 Dấu của tổ chức Trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái
9 Nơi nhận văn bản.
– Từ “Nơi nhận” In thường 12 Nghiêng, đậm Nơi nhận:
– Tên tổ chức, cá nhân nhận văn bản In thường 11 Đứng – Phòng nhân sự,…;

– …………….;

– Lưu: VT.

 

  1. Sơ đồ vị trí

* Để bạn đọc dễ hình dung, đây là sơ đồ trình bày cụ thể của từng thành phần:

* Lưu ý: Vì đối tượng áp dụng Nghị định này là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước. Và các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp. Cho nên, các yêu cầu về thể thức trình bày trên đã được lược bỏ một số nội dung cho phù hợp đối với soạn thảo văn bản hành chính khi các doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước.

Ngoài ra, việc quy định về thể thức, cách trình bày sẽ được quy định tại các văn bản hướng dẫn trong từng lĩnh vực, ban ngành có liên quan. Ví dụ như đối với Bộ Kế hoạch đầu tư sẽ có ban hành thông tư hướng dẫn về các biểu mẫu, trong đó bao gồm những quy định về kiểu chữ, phông chữ, cỡ chữ được sử dụng trong các mẫu giấy khi doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; v.v…

Riêng đối với các loại Giấy tờ nội bộ trong doanh nghiệp, v.v… thì việc phải yêu cầu có một số các thành phần thể thức trên là không bắt buộc.

Chẳng hạn như “Quốc hiệu, Tiêu ngữ” là yếu tố không bắt buộc phải có đối với các văn bản trên. Do “Quốc hiệu, Tiêu ngữ” là một trong các thành phần của văn bản hành chính trong quản lý nhà nước, do có ý nghĩa pháp lý quan trọng, thể hiện tính trang trọng, tôn trọng với Hiến pháp và pháp luật. Do đó, “Quốc hiệu, Tiêu ngữ” là điều kiện bắt buộc phải có với văn bản nhà nước, chứ không nhất thiết phải có đối với các văn bản thông thường lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung tư vấn về “Cách trình bày văn bản hành chính từ ngày 05/03/2020”

Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.

 

Biên tập: Nguyễn Linh Chi

Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận

Document
Hãy để đội ngũ chuyên gia tư vấn cho bạn!
Categories: Doanh nghiệp
Tags: tag

About Author

Write a Comment

Your e-mail address will not be published.
Required fields are marked*