Cách trình bày văn bản hành chính từ ngày 05/03/2020

Chia sẻ

1513 by Luật Nghiệp Thành , 11 Tháng Một, 2021

Cách trình bày văn bản hành chính từ ngày 05/03/2020

Trong quá trình thực hiện nhiều thủ tục hành chính tại các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, các sở ban ngành có liên quan, v.v…Trường hợp nếu thủ tục đó có yêu cầu nghiêm ngặt về thể thức, cách trình bày, ký tên, đóng dấu văn bản hay giáp lai,v.v…mà chúng ta thực hiện không đúng thì sẽ gây mất nhiều thời gian, để chỉnh sửa, trình ký lại. Do đó, việc hiểu rõ ràng và áp dụng những quy định về cách trình bày văn bản hành chính là rất quan trọng trong công việc soạn thảo không chỉ khi trình nộp tại các cơ quan nhà nước mà cũng tạo ra một quy chuẩn chung tại nội bộ các doanh nghiệp.

Sau đây, Luật Nghiệp Thành sẽ tư vấn một số nội dung liên quan đến cách trình bày văn bản hành chính đúng luật.

1. Cách trình bày chuẩn của văn bản hành chính

Một số quy định chung cần chú ý,

– Định lề trang: Cách mép trên và mép dưới 20-25 mm; Cách mép trái 30-35mm; Cách mép phải 15-20mm.

– Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode, màu đen

– Cỡ chữ và kiểu chữ thì tùy theo từng yếu tố thể thức

– Vị trí trình bày

– Số trang văn bản được đánh từ số 1, số Ả Rập, cỡ chữ 13-14, đứng, canh giữa tại lề trên văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

Sau đây là các thành phần chủ yếu có trong một văn bản hành chính, theo đó sẽ có kiểu mẫu cũng như cỡ chữ, vị trí được yêu cầu như sau:

* Một số lưu ý về sử dụng dấu:

– Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

– Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

– Đóng dấu treo trên văn bản chính hoặc phụ lục: Đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

– Đóng dấu giáp lai: Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản/phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

2. Mẫu chữ và minh họa

3. Sơ đồ vị trí

* Để bạn đọc dễ hình dung, đây là sơ đồ trình bày cụ thể của từng thành phần:

* Lưu ý: Vì đối tượng áp dụng Nghị định này là các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước. Và các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp. Cho nên, các yêu cầu về thể thức trình bày trên đã được lược bỏ một số nội dung cho phù hợp đối với soạn thảo văn bản hành chính khi các doanh nghiệp thực hiện thủ tục tại cơ quan nhà nước.

Ngoài ra, việc quy định về thể thức, cách trình bày sẽ được quy định tại các văn bản hướng dẫn trong từng lĩnh vực, ban ngành có liên quan. Ví dụ như đối với Bộ Kế hoạch đầu tư sẽ có ban hành thông tư hướng dẫn về các biểu mẫu, trong đó bao gồm những quy định về kiểu chữ, phông chữ, cỡ chữ được sử dụng trong các mẫu giấy khi doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ liên quan đến đăng ký doanh nghiệp; v.v…

Riêng đối với các loại Giấy tờ nội bộ trong doanh nghiệp, v.v… thì việc phải yêu cầu có một số các thành phần thể thức trên là không bắt buộc.

Chẳng hạn như “Quốc hiệu, Tiêu ngữ” là yếu tố không bắt buộc phải có đối với các văn bản trên. Do “Quốc hiệu, Tiêu ngữ” là một trong các thành phần của văn bản hành chính trong quản lý nhà nước, do có ý nghĩa pháp lý quan trọng, thể hiện tính trang trọng, tôn trọng với Hiến pháp và pháp luật. Do đó, “Quốc hiệu, Tiêu ngữ” là điều kiện bắt buộc phải có với văn bản nhà nước, chứ không nhất thiết phải có đối với các văn bản thông thường lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp.

Trên đây là nội dung tư vấn về “Cách trình bày văn bản hành chính từ ngày 05/03/2020”

Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.

Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem, chia sẻ và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.

Biên tập: Nguyễn Linh Chi

Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận