Cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam
(Cập nhật, bổ sung ngày 23/12/2025)
Khi người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, giấy phép lao động là thủ tục bắt buộc trong hầu hết các trường hợp. Để giúp doanh nghiệp và người lao động dễ dàng nắm bắt quy định, Luật Nghiệp Thành sẽ tóm lược ngắn gọn các điều kiện, hồ sơ và thủ tục xin cấp giấy phép lao động theo quy định hiện hành ở bài viết này.
1. Điều kiện để người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam[1]
Người lao động nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện sau:
- Về độ tuổi và năng lực pháp lý: Từ đủ 18 tuổi trở lên và có đầy đủ năng lực hành vi dân sự.
- Về trình độ và sức khỏe: Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề hoặc kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí đảm nhận; đồng thời đáp ứng yêu cầu về sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế.
- Về nhân thân, tiền án tiền sự: Đang không chấp hành hình phạt, không thuộc diện chưa được xóa án tích và không đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo pháp luật Việt Nam hoặc pháp luật nước ngoài.
- Về giấy phép lao động: Phải có giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ các trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động được quy định tại Điều 154 Bộ Luật lao động 2019.
Lưu ý: Hợp đồng lao động của người lao động nước ngoài phải được ký phù hợp với thời hạn của giấy phép lao động tại thời điểm giao kết. Theo đó, khi giấy phép lao động có thời hạn tối đa 02 năm thì hợp đồng lao động cũng chỉ được ký tối đa 02 năm; sau khi giấy phép lao động được gia hạn, các bên mới được tiếp tục ký hợp đồng lao động tương ứng với thời hạn gia hạn[2]
2.Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài[3]
| STT | Tên loại giấy tờ, hồ sơ | Ghi chú |
| 1 | Văn bản giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động | Mẫu số 03 Phụ lục Nghị định 219/2025/NĐ-CP |
| 2 | Giấy khám sức khỏe | Phải hợp lệ, do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp; Trường hợp khám ở nước ngoài thì phải được Việt Nam công nhận và còn thời hạn không quá 12 tháng. |
| 3 | Hộ chiếu | Còn giá trị sử dụng. |
| 4 | Phiếu lý lịch tư pháp hoặc giấy xác nhận không có tiền án, tiền sự | Được cấp không quá 06 tháng kể từ ngày nộp hồ sơ. |
| Trường hợp người lao đông đã thực hiện liên thông thủ tục hành chính về cấp Phiếu lý lịch tư pháp và cấp giấy phép lao động thì công cần giáy tờ này. | ||
| 5 | 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm | Nền trắng, chụp thẳng mặt, không đội mũ, không đeo kính |
| 6 | Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tại Việt Nam, tùy theo trường hợp, người lao động nước ngoài cần chuẩn bị một trong các giấy tờ sau: | |
| a. Văn bản của người sử dụng lao động nước ngoài cử sang làm việc có thời hạn, đồng thời xác nhận người lao động đã được tuyển dụng và làm việc ít nhất 12 tháng liên tục trước khi sang Việt Nam. | Trường hợp di chuyển nội bộ doanh nghiệp | |
| b. Văn bản cử người lao động kèm theo hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký kết | Trường hợp thực hiện hợp đồng, thỏa thuận về kinh tế, xã hội hoặc tham gia gói thầu, dự án tại Việt Nam | |
| c. Hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, kèm giấy tờ chứng minh người lao động đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài ít nhất 24 tháng. | Trường hợp nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng | |
| d. Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài cử người lao động vào Việt Nam để chào bán hoặc đàm phán dịch vụ | Trường hợp chào bán dịch vụ | |
| e. Văn bản cử sang làm việc tại Việt Nam, nội dung phù hợp với vị trí công việc dự kiến. | Trường hợp được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc | |
| f. Giấy tờ chứng minh chức danh nhà quản lý theo quy định. | Trường hợp Chủ tịch HĐQT, thành viên HĐQT, chủ sở hữu hoặc thành viên công ty TNHH (vốn góp dưới 3 tỷ đồng) | |
| 7 | Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật (tham khảo mục 3) | |
Lưu ý: Đối với các giấy tờ trong hồ sơ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp (như giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp, văn bản xác nhận kinh nghiệm, văn bản cử sang làm việc…), phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế hoặc thỏa thuận quốc tế mà Việt Nam là thành viên[4].
3.Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật gồm những gì?[5]
| STT | Chức danh | Loại giấy tờ |
| 1 | Nhà quản lý | Người lao động nước ngoài được xác định là nhà quản lý khi có một trong các giấy tờ sau: · Điều lệ công ty kèm theo giấy tờ chứng minh giữ chức danh quản lý hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động với vị trí là nhà quản lý; · Giấy phép thành lập cơ quan, tổ chức hoặc văn bản bổ nhiệm, điều động đối với người đứng đầu hoặc cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. |
| 2 | Giám đốc điều hành | Người lao động nước ngoài là giám đốc điều hành phải có một trong các giấy tờ sau: · Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; · Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định cơ cấu tổ chức, kèm theo văn bản xác nhận của người sử dụng lao động nước ngoài về kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến tại Việt Nam. Trường hợp người lao động đã từng làm việc tại Việt Nam, có thể sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm. |
| 3 | Chuyên gia | Người lao động nước ngoài được xác định là chuyên gia khi đáp ứng một trong các trường hợp sau: · Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương, kèm theo văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc của người sử dụng lao động nước ngoài; · Có bằng cấp phù hợp trong các lĩnh vực ưu tiên phát triển (tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số, hoặc theo thỏa thuận của Chính phủ Việt Nam), kèm theo xác nhận kinh nghiệm làm việc; · Có giấy chứng nhận về thành tích, trình độ chuyên môn trong lĩnh vực văn hóa, thể thao; Bạn cần tư vấn dịch vụ này!
· Có giấy phép, chứng chỉ chuyên môn trong lĩnh vực hàng không, bảo dưỡng tàu bay hoặc thuyền viên theo quy định; · Có giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn theo quy định của pháp luật về giáo dục đối với lĩnh vực giáo dục và đào tạo; · Thuộc các ngành, nghề đặc thù khác theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền. Trường hợp đã làm việc tại Việt Nam, giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động có thể được sử dụng thay cho giấy tờ chứng minh kinh nghiệm. |
| 4 | Lao động kỹ thuật | Người lao động nước ngoài là lao động kỹ thuật khi có một trong các giấy tờ sau: · Văn bằng, chứng chỉ thể hiện đã được đào tạo ít nhất 01 năm, kèm theo văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc của người sử dụng lao động nước ngoài; · Văn bản xác nhận của người sử dụng lao động nước ngoài về kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam. Trường hợp đã từng làm việc tại Việt Nam, có thể sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp để thay thế giấy tờ chứng minh kinh nghiệm. |
4.Các trường hợp người lao động nước ngoài đang có giấy phép lao động còn hiệu lực nhưng phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới[6]
(1) Chuyển sang làm việc cho người sử dụng lao động khác (giữ nguyên vị trí và lĩnh vực làm việc)
Hồ sơ gồm:
- Giấy xác nhận của người sử dụng lao động hiện tại về việc người lao động đang làm việc;
- Hồ sơ cơ bản theo quy định (văn bản đề nghị, hộ chiếu, ảnh, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc – các mục số 1,3,5,6 đã đề cập ở trên);
- Bản sao giấy phép lao động đã được cấp;
- Trường hợp là nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành: nộp thêm giấy tờ chứng minh chức danh (các giấy tờ đã đề cập ở phần trên).
(2) Thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc (không thay đổi người sử dụng lao động)
Hồ sơ gồm:
- Hồ sơ cơ bản theo quy định (văn bản đề nghị, hộ chiếu, ảnh – các mục số 1,3,5 đã đề cập ở trên);
- Nếu thay đổi vị trí công việc: nộp giấy tờ chứng minh vị trí công việc mới;
- Nếu thay đổi hình thức làm việc: nộp giấy tờ chứng minh hình thức làm việc mới;
- Bản sao giấy phép lao động đã được cấp.
(3) Đã gia hạn giấy phép lao động nhưng muốn tiếp tục làm việc (cùng người sử dụng lao động, cùng vị trí và lĩnh vực)
Hồ sơ gồm:
- Hồ sơ đầy đủ theo quy định (văn bản đề nghị, Giấy khám sức khỏe, hộ chiếu, ảnh, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc – các mục số 1,2,3,5,6 đã đề cập ở trên);
- Bản sao giấy phép lao động đã được cấp;
- Trường hợp là nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành: nộp thêm giấy tờ chứng minh chức danh.
5. Trình tự cấp giấy phép lao động[7]
Bước 1: Tuyển dụng lao động Việt Nam đối với vị trí dự kiến sử dụng lao động nước ngoài (trường hợp thuộc diện tuyển dụng)
Đối với các trường hợp tuyển dụng người lao động nước ngoài theo các hình thức:
– Thực hiện hợp đồng lao động;
– Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam
– Thực hiện hợp đồng lao động với cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài, tổ chức nước ngoài tại Việt Nam
Người sử dụng lao động phải thực hiện việc tuyển dụng lao động Việt Nam ít nhất 05 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ với các nội dung cơ bản như: vị trí công việc, lĩnh vực làm việc, hình thức làm việc, địa điểm làm việc, thời hạn làm việc và trình độ chuyên môn kỹ thuật (nếu có).
Sau đó, nếu không tuyển dụng được lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến, người sử dụng lao động mới được chuyển sang bước tiếp theo để giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Bước 2: Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
Sau khi không tuyển dụng được lao động Việt Nam, người sử dụng lao động lập báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo Mẫu số 03, gửi cơ quan có thẩm quyền để làm căn cứ xem xét việc cấp giấy phép lao động.
Người sử dụng lao động cần chuẩn bị và nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động trong khoảng từ 60 ngày đến chậm nhất 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.
Nộp tại: Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động sẽ làm việc,
Người sử dụng lao động có thể nộp hồ sơ bằng một trong các hình thức:
- Nộp trực tiếp,
- Gửi qua bưu chính công ích hoặc
- Ủy quyền/thuê đơn vị, cá nhân thực hiện thủ tục.
Bước 3: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận hồ sơ và chuyển đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo cơ chế một cửa.
Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xem xét và cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài.
Trường hợp không chấp thuận hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.
Bước 4: Ký hợp đồng lao động (nếu thuộc diện ký hợp đồng)
Sau khi được cấp giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày bắt đầu làm việc theo quy định của pháp luật Việt Nam. Khi có yêu cầu, doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký cho cơ quan đã cấp giấy phép.
Lưu ý: Nếu người lao động làm việc tại nhiều nơi, doanh nghiệp phải thông báo trước ít nhất 03 ngày cho cơ quan có thẩm quyền tại nơi người lao động dự kiến làm việc.
Trên đây là nội dung tư vấn về “Hồ sơ, thủ tục xin cấp giấy phép lao đông cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Nguyễn Huỳnh Bảo Khuyên
Người hướng dẫn: Nguyễn Linh Chi
Luật sư kiểm duyệt: Luật sư Thuận
[1] Điều 151.1 Bộ Luật lao động 2019
[2] Điều 151.2 và Điều 155 Bộ Luật lao động 2019
[3] Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP
[4] Điều 5 Nghị định 219/2025/NĐ-CP
[5] Điều 19 Nghị định 219/2025/NĐ-CP
[6] Điều 20 Nghị định 219/2025/NĐ-CP
[7] Điều 22 Nghị định 219/2025/NĐ-CP
Views: 427
