Trình tự, thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2015
Trình tự, thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2015
ISO 9001:2015 được xem là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001. Vậy ISO 9001 là gì? Đây chính là một tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế xây dựng, phát triển và ban hành vào ngày 24/09/2015. Tiêu chuẩn này được áp dụng cho các quá trình hình thành và kiểm soát những sản phẩm, dịch vụ do các cơ sở, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp. Bên cạnh đó, tiêu chuẩn này được sử dụng nhằm kiểm soát các hoạt động và đảm bảo khả năng đáp ứng đối với những nhu cầu cũng như mong đợi của khách hàng.
Vậy tại sao phải xin cấp Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và thực hiện trình tự, thủ tục như thế nào để được cấp loại Giấy chứng nhận này?
1) Những lợi ích đối với các tổ chức, cơ sở áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015[1]
Tiêu chuẩn chất lượng theo ISO 9001 phải đảm bảo đầy đủ 8 nguyên tắc sau đây: Sự lãnh đạo; Sự tham gia của đội ngũ cán bộ, nhân viên.Mục tiêu hướng đến khách hàng; Phương thức tiếp cận theo quá trình; Phương thức tiếp cận của quản lý theo hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001; Liên tục cải cách, đổi mới; Quyết định dựa trên các sự kiện; Quan hệ hợp tác cùng nhà cung cấp để cùng có lợi[2].
+ Với các nguyên tắc được đề ra như trên, tiêu chuẩn này sẽ giúp những người có vai trò lãnh đạo, quản lý trong doanh nghiệp có thể thực hiện vai trò điều hành, quản lý của mình một cách hiệu quả và khoa học. Đồng thời củng cố được sự uy tín của ban lãnh đạo[3].
+ Tiêu chuẩn này sẽ giúp doanh nghiệp có một hệ thống quản lý chặt chẽ, linh hoạt, vận hành nhanh chóng và hiệu quả. Lợi nhuận kinh doanh được cải thiện, nâng cao nhờ vào việc sử dụng hợp lý những nguồn nhân lực, vật lực[4] có sẵn và tiết kiệm chi phí sản xuất kinh doanh[5].
+ Các công đoạn sản xuất và kinh doanh được kiểm soát chặt chẽ hơn, góp phần đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ cung ứng ra thị trường có chất lượng tốt hơn, ổn định hơn, đồng thời giảm thiểu tối đa số lượng các sản phẩm hư hỏng. Theo đó, các tổ chức, doanh nghiệp sẽ có thể chiếm lĩnh được thị trường và tạo lòng tin lớn cho khách hàng[6].
Nâng cao thái độ, tinh thần làm việc một cách chủ động, linh hoạt và có trách nhiệm của nhân viên. Doanh nghiệp luôn đẩy mạnh nghiên cứu, thay đổi[7] cũng như cải tiến[8] để các sản phẩm, dịch vụ mà mình cung ứng thoả mãn được yêu cầu của khách hàng[9].
+ Việc sở hữu một Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 sẽ khẳng định được sự uy tín của doanh nghiệp cũng như chất lượng của sản phẩm. Đồng thời, nó cũng góp phần thể hiện rằng doanh nghiệp này đã đáp ứng đủ các tiêu chuẩn của cơ quan nhà nước về quản lý chất lượng.
2) Trình tự, thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2015[10]
Bước 1: Ban lãnh đạo/những người giữ chức năng lãng đạo, quản lý trong doanh nghiệp tiến hành trao đổi và làm rõ các vấn đề liên quan tới việc chứng nhận hệ thống quản lý như: Hiện tại, hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp mình có đáp ứng được những yêu cầu về quản lý, có giám sát và kiểm tra hay không? Cử ra một người có trách nhiệm chính trong việc điều hành, giám sát, đánh giá định kỳ việc áp dụng ISO vào doanh nghiệp; Vạch ra một kế hoạch thực hiện rõ ràng; Thông báo trong nội bộ doanh nghiệp về việc sẽ áp dụng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
Bước 2: Doanh nghiệp nộp 01 bộ hồ sơ (thành phần như dưới đây) và gửi tới Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
Thành phần hồ sơ:
- Công văn đề nghị cấp Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 (nêu rõ tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, fax, lĩnh vực hoạt động áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng đề nghị cấp Giấy chứng nhận)[11];
- Báo cáo tóm tắt các quy trình công việc được xây dựng và áp dụng (kèm theo sơ đồ) và đánh giá hiệu quả của các quy trình[12];
- Báo cáo kết quả đánh giá hệ thống quản lý chất lượng do tổ chức đánh giá hệ thống quản lý chất lượng cấp[13].
Bước 3: Cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ tiến hành kiểm tra và đánh giá sơ bộ xem tài liệu của hồ sơ có đầy đủ và hợp lệ chưa. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ theo quy định thì Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng sẽ có thông báo bằng văn bản yêu cầu tổ chức chứng nhận sửa đổi, bổ sung trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ[14].
Bước 4: Trong trường hợp hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ theo quy định thì cơ quan tiếp nhận sẽ lập một đoàn chuyên gia về cơ sở/doanh nghiệp để đánh giá cơ sở đó dựa trên các tiêu chuẩn về hệ thống quản lí của ISO.
Bước 5: Sau khi xem xét, đánh giá thì đoàn sẽ đưa ra các ý kiến, những điểm không phù hợp, các khuyến nghị và những điều cần cải thiện. Trong trường hợp có những vấn đề chưa phù hợp với tiêu chuẩn thì cơ sở/doanh nghiệp đó cần phải cải thiện và gửi lại bằng chứng chứng minh sự cải thiện cho bên chứng nhận. Sau khi đoàn đánh giá xong thì Tổ chức chứng nhận ISO-CERT sẽ thẩm tra và xem xét kết quả đánh giá.
Bước 6: Nếu kết quả đánh giá được nhận định là phù hợp với các tiêu chuẩn về hệ thống quản lý ISO thì doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015.
Thời hạn giải quyết: Tối đa 15 ngày kể từ ngày cơ quan tiếp nhận nhận đủ hồ sơ hợp lệ[15].
Lưu ý: Giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 được cấp sẽ có thời hạn là 03 năm. Do đó, khi gần hết thời hạn, nếu doanh nghiệp vẫn có nhu cầu tiếp tục được chứng nhận ISO 9001:2015 thì phải thực hiện thủ tục xin cấp lại Giấy chứng nhận này[16].
Trên đây là tư vấn của Luật Nghiệp Thành về “Trình tự, thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2015”
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Võ Thị Minh Thương.
Luật sư hướng dẫn: Luật sư Thuận.
[1] Tham khảo mục 0.3.1 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015)
[2] Mục 0.2 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015)
[3] Mục 5 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015)
[4] Mục 7.1.2 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015)
[5] Mục 6 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015)
[6] Mục 6.2 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015)
[7] Mục 10.2 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015)
[8] Mục 10 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015)
[9] Mục 8.2 Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015)
[11] Điều 12.2.(a) Thông tư 01/2010/TT-BKHCN
[12] Điều 12.2.(b) và mẫu quy định tại Phụ lục IV Thông tư 01/2010/TT-BKHCN
[13] Điều 12.2.(c) Thông tư 01/2010/TT-BKHCN
[14] Điều 12.3 Thông tư 01/2010/TT-BKHCN
[15] Điều 12.3 Thông tư 01/2010/TT-BKHCN
[16] Điều 13 Thông tư 01/2010/TT-BKHCN
