Giám sát nhân viên làm việc từ xa
Làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng tất yếu trong kỷ nguyên số, mang lại sự linh hoạt và nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người lao động. Tuy nhiên, mô hình này cũng đặt ra những thách thức không nhỏ, đặc biệt là vấn đề giám sát nhân viên để đảm bảo hiệu suất công việc và an toàn dữ liệu.
1. Giám sát nhân viên từ xa, lằn ranh quyền quản lý và quyền riêng tư:
Theo quy định, người sử dụng lao động có quyền quản lý, điều hành và giám sát lao động để đảm bảo hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, quyền này phải được thực thi trong khuôn khổ tôn trọng danh dự, nhân phẩm và quyền riêng tư của người lao động.
(i) Quyền của doanh nghiệp: Đảm bảo nhân viên sử dụng thời gian làm việc hiệu quả, hoàn thành công việc được giao, bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh và công nghệ của công ty.[1]
(ii) Quyền của nhân viên: Được bảo vệ quyền riêng tư, bí mật đời tư, thư tín, điện thoại, điện tín và các hình thức trao đổi thông tin riêng tư khác.[2]
Mọi hành vi giám sát bí mật, thu thập thông tin cá nhân không liên quan trực tiếp đến công việc (ví dụ: theo dõi tin nhắn cá nhân, lịch sử duyệt web riêng tư trên thiết bị cá nhân hoặc ngoài giờ làm việc) đều có nguy cơ cao bị xem là xâm phạm nghiêm trọng quyền riêng tư.
2. Những rủi ro pháp lý và tổn thất vô hình khi giám sát sai cách:
Nếu việc giám sát không được thực hiện đúng đắn, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro không đáng có: (i) Có thể bị người lao động khiếu nại hoặc khởi kiện về hành vi xâm phạm quyền riêng tư; (ii) Có thể bị xử phạt hành chính khi vi phạm các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân; (iii) Hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng tiêu cực trong mắt nhân viên, đối tác và cộng đồng.
3. Các nguyên tắc giám sát nhân viên đúng luật:
(i) Xây dựng chính sách (Quy định/Chính sách làm việc từ xa) rõ ràng minh bạch, nêu rõ:
Mục đích của việc giám sát (ví dụ: đảm bảo tiến độ, bảo mật dữ liệu); Các biện pháp giám sát sẽ được áp dụng (ví dụ: phần mềm theo dõi thời gian làm việc trên máy tính công ty, kiểm tra truy cập hệ thống); Phạm vi giám sát (chỉ liên quan đến công việc, trên thiết bị công ty cấp); Quy trình giải quyết khiếu nại liên quan đến việc giám sát.
(ii) Thông báo công khai, đầy đủ và có sự đồng thuận của nhân viên:
Về việc áp dụng các biện pháp giám sát và có được sự đồng ý bằng văn bản của nhân viên (thông qua phụ lục hợp đồng lao động). Trường hợp không thể có sự đồng thuận riêng lẻ, việc đưa vào Nội quy lao động (đã đăng ký hợp lệ và có tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở) cũng là một giải pháp.
(iii) Giám sát đúng mục đích và ít xâm phạm nhất:
Ưu tiên giám sát kết quả, hiệu quả công việc thay vì giám sát quá trình một cách chi tiết. Ví dụ, thay vì theo dõi từng cú click chuột, hãy tập trung vào việc hoàn thành deadline, chất lượng sản phẩm. Và chỉ thu thập những dữ liệu thực sự liên quan đến công việc.
(iv) Tuyệt đối bảo mật dữ liệu giám sát:
Dữ liệu thu thập được từ việc giám sát nhân viên chính là “dữ liệu cá nhân” và phải được bảo vệ nghiêm ngặt theo quy định. Và cần có quy trình rõ ràng về việc ai được phép truy cập, thời gian lưu trữ, và biện pháp kỹ thuật để bảo mật, tránh rò rỉ hoặc lạm dụng.
Tóm lại, việc giám sát nhân viên làm việc từ xa không phải là điều cấm, nhưng đòi hỏi sự cẩn trọng, am hiểu pháp luật và phương pháp tiếp cận nhân văn. Thay vì coi giám sát là công cụ kiểm soát, hãy xem đó là một phần của quy trình quản lý nhằm hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong môi trường minh bạch, công bằng. Ưu tiên xây dựng một văn hóa doanh nghiệp dựa trên sự tin tưởng, tôn trọng và tập trung vào kết quả công việc.
Trên đây là nội dung tư vấn về: “Giám sát nhân viên làm việc từ xa”.
Nếu các bạn thấy bài viết hữu ích thì Bạn cùng chúng tôi lan tỏa tri thức cho Cộng đồng bằng cách nhấn “Chia sẻ” bài viết này.
Luật Nghiệp Thành cảm ơn các bạn đã xem và mong nhận được phản hồi, góp ý bổ sung.
Biên tập: Nguyễn Minh Hoàng
Người kiểm duyệt: Linh Chi
[1] Điều 5, 38, 118, 125 Bộ Luật Lao động 2019
[2] Điều 38 Bộ Luật Dân sự 2015.
